説明会の前日・当日の案内を送り忘れる｜申込時期がばらばらでも漏れないリマインド配信の組み方

※この記事は広告（アフィリエイトリンク）を含みます。

土曜の午前10時に始まる説明会。金曜の夜9時、申込者の名簿を開いたところで手が止まります。会場の地図も、持ち物の案内も、まだ誰にも送っていません。申込は三週間前から少しずつ入っていて、先週申し込んだ人もいれば、昨日申し込んだ人もいる。全員に同じ文面を同じ時刻に送ればよいのか、それとも申込日ごとに分けるのか。考えているうちに時間が過ぎ、結局その夜は十数人分のメッセージを手で打つことになる。説明会の運営で、こうした夜を経験した方は少なくないと思います。

この記事では、説明会の「前日の案内」と「当日の案内」を、エルメのイベント予約とリマインド配信で自動化する考え方を整理します。送り忘れを「気をつけて防ぐ」のではなく、「送る日を人が覚えなくてよい形」にするのがねらいです。教室・スクールの体験説明会や、採用担当の会社説明会のように、参加者が申し込んだ時期がばらばらになる場面を想定しています。

機能の仕様は、エルメ公式マニュアルの「イベント予約」「リマインド配信」の各ページ（2026-10-09 取得）で確認した範囲で書きます。内部の細かい挙動で公式に書かれていない部分は、記事の後半にまとめました。

送り忘れが起きる場所を4つに分けて見る

「案内を送り忘れる」と一言で言っても、原因は一つではありません。対策がまったく変わるので、まず自分の説明会がどこでつまずいているかを切り分けます。

つまずき方	見分け方	次の一手
送る日を担当者の記憶やカレンダーの予定に置いている	担当者が休むと案内が出ない。「誰が送る日か」が決まっていない	送る日を「開催日から逆算した自動配信」に移す（下の手順）
申込時期がばらばらで、一斉配信の日を決めにくい	三週間前の申込者と前日の申込者に同じ日の一斉配信をして、どちらかが不自然になる	開催日を基準にした相対指定（前日の何時、当日の何時間前）にする
日程変更やキャンセルが出て、送り先がずれる	旧日程の案内が届いた、キャンセルした人にも届いたという連絡が来る	予約システム側で変更・キャンセルを受け、案内の停止と再開を任せる
案内の中身が毎回違う（会場、オンライン、持ち物の抜け）	前回の文面をコピーして直す途中で、日時や場所を直し忘れる	文面をテンプレートにして、差し替える箇所を【】で固定する

上の表で一つ目と二つ目に当てはまる場合は、「いつ送るか」の問題です。三つ目は「誰に送るか」、四つ目は「何を送るか」の問題です。この三つを別々に直すと、設定が整理しやすくなります。なお、前日リマインドの頻度や時刻の考え方は前日リマインドを送るとブロックが増えそうで怖い｜リマインド配信の頻度・宛先・時刻を分けて「通知が多すぎ」を避ける設計で詳しく書いています。

リマインド配信で解ける部分、解けない部分

エルメのリマインド配信は、あらかじめ作ったメッセージを、イベントの開催日時（リマインドの終了日）に向けて自動で送る機能です。公式マニュアルによると、友だちごとにリマインドの開始タイミングが違っても、終了日は同じ開催日時にそろえて配信が終わる仕組みです。説明会のように、申込日がばらばらで開催日だけが一つ、という場面に合っています。

また、イベント予約の公式ページには、予約日程が変更された場合は元のリマインドが止まり、変更後の日程のリマインドが（設定されていれば）配信されること、予約がキャンセルされればリマインドも止まることが書かれています。手作業で一番ミスが出やすい「変更・キャンセル後の送り先のずれ」を、仕組み側に任せられる点は大きいと考えます。

区分	LINE（エルメ）で任せやすいこと	人が見たほうがよいこと
送る日時	前日の決まった時刻、開始の何時間前といった相対指定の配信	開催そのものが中止・延期になったときの連絡の判断
送り先	タグや予約状況での絞り込み（例：会場参加とオンライン参加で文面を分ける）	LINEを使っていない申込者、電話や紙で申し込んだ人への連絡
内容	会場の地図、持ち物、入室URLなどの定型の案内	個別の事情（遅刻、車いす対応、アレルギーを伴う軽食など）への返答
変更	日程変更・キャンセルに応じた案内の停止と再開	変更後の日程を参加者が本当に把握したかの確認

説明会向けの設定の流れとつまずきどころ

設定の骨組みは、「イベント予約で説明会を作る」「リマインド配信で案内を作る」「予約が入ったらリマインドを開始する」の三つです。公式マニュアルの手順を、説明会向けに読み替えて並べます。

1. 左メニューの「予約管理」から「イベント予約」を開き、説明会を新規作成します。開催日を追加し、その中に時間帯ごとの予約枠を作ります。定員や締切日時は予約枠ごとに決められます。同じ説明会を複数回開くなら、開催日を回ごとに分けます。
2. 「予約管理」の「リマインド配信」から新規作成し、管理名を付けます。管理名は友だちには見えません。「説明会_前日当日案内」のように、後で探しやすい名前にしておきます。
3. リマインドの中で「新規追加」を押し、一通ずつ作ります。前日分は「終了1日前の20:00」のように時刻まで指定でき、当日分は「終了○時間○分前」で指定できます。後者は最大23時間59分前までです。
4. 各通のメッセージを登録します。テキストのほか、パネル・ボタン、画像、位置情報なども選べます。会場開催なら位置情報や地図画像を、オンラインなら入室案内のボタンを付けると、探す手間が減ります。
5. エルメアクションで「リマインド終了日」を設定して配信を開始します。公式マニュアルでは、イベント予約や友だち追加時設定など複数の機能から開始できるとされています。説明会では、予約を受け付けたときのアクションに入れるのが基本です。
6. 自分のLINEで友だち登録して、テスト用の予約枠に申し込み、案内が届く日時と文面を確認します。

ここで、公式マニュアルに書かれている注意点を三つ、説明会の文脈で紹介します。

• 1通目の作成画面にある「メッセージ2」「メッセージ3」は、2通目ではありません。1通目の配信時にまとめて届きます。前日分と当日分を別の通にしたいなら、「新規追加」で別に作ります。ここを取り違えると、前日に当日の案内まで届いてしまいます。
• 予約枠側とコース側の両方にアクションを設定しても、動くのはどちらか一方です。「リマインドが始まらない」と感じたら、優先アクションがどちらになっているかを最初に見ます。
• テンプレートから文面を入れる場合、「そのまま利用する」を選ぶと元のテンプレートの編集が反映され、「引用して編集する」を選ぶと反映されません。次回の説明会用に文面を直すとき、過去の分まで書き換わらないよう、どちらを選んだかを控えておきます。

日程の決め方の側から整理した記事として、リマインドを送る日をカレンダーで管理していて抜ける｜送る日を覚える代わりに「終了日から逆算」で決める手順もあわせて読むと、設定の理由がつかみやすくなります。

前日と当日の案内は、中身も時刻も変える

前日と当日に同じ文面を送ると、読む側にとっては二度目の同じ情報です。役割を分けておくと、短く済みます。

• 前日（20:00前後）：日時、場所またはURL、持ち物、所要時間、申込内容の確認。「何を準備するか」を伝える通です。
• 当日（開始の1〜2時間前）：入口や集合場所、到着の目安、入室できる時刻、遅れるときの連絡先。「今日どう動くか」だけを伝える通です。

作例（会場開催の場合。数字や固有名はすべて仮置きです）です。

【前日の案内】
【氏名】様
明日【日付（曜日）】【10:00】からの「【説明会名】」の最終のご案内です。
会場：【会場名】【階数】（【最寄り駅】から徒歩【分】）
お持ちいただくもの：【筆記用具、申込時のご確認メール】
受付は【9:40】から始まります。内容に変更が出た場合は、このトークでお知らせします。

【当日の案内】
本日は「【説明会名】」にご参加いただきありがとうございます。
入口は【建物の北側の入口】です。受付は【9:40】からです。
開始に間に合いそうにないときは、このトークに一言お送りください。

文面は一例です。敬語の強さや書き方は、参加者の年代や団体の雰囲気に合わせて直してください。具体的な文例が欲しい場合は、説明会・セミナー申込後の案内の文例7つ｜スクール・講座向けの言い回しと使いどころに作例をまとめています。

直前に申し込んだ人への判断表

設計で一番迷うのは、前日や当日になってから申し込んだ人の扱いです。次の表は、私が考える判断の目安です。

申込のタイミング	起きがちなこと	考えられる対処
開催の1週間以上前	前日分・当日分とも通常どおり届く想定	通常の設定で足りる
開催の2〜3日前	前日分は届くが、申込直後の確認が薄くなる	予約完了のメッセージに、会場・持ち物を含めておく
前日の夜（前日分の時刻より後）	「前日20:00」の時刻を過ぎており、前日分が届くか不明	申込完了時に前日分と同じ内容を送る。リマインドの「開始直後」の通を足す方法もある
当日の朝	当日分の時刻にも間に合わないことがある	申込完了メッセージに当日の動き方まで入れ、必要なら個別に連絡する

「リマインド開始直後」は、開始アクションが動いた時点で送る指定です（公式マニュアルに記載があります）。前日の夜以降の申込者向けに、この通を一つ足しておくと、前日分の時刻を過ぎていた場合の取りこぼしを減らせると考えます。ただし、時刻を過ぎた申込者に前日分がどう扱われるかは、公式マニュアルでは確認できなかったので、必ず自分のアカウントで試してください。

運用ルール案：開催3日前の点検リスト

• イベント予約の開催日・予約枠・定員・締切日時が、募集ページの記載と一致しているか
• リマインド配信に「前日」「当日」の2通が別の通として登録されているか（「メッセージ2」に入れていないか）
• 各通の配信タイミング（前日の時刻、当日は開始の何時間前か）が意図どおりか
• 予約を受けたときのアクションに、リマインドの終了日設定が入っているか。優先アクションの設定先は正しいか
• 会場・URL・持ち物・開始時刻の記載が、最新の募集内容と一致しているか
• LINEを使っていない申込者の一覧と、その人に連絡する担当者が決まっているか

活用例（架空の設計例）

ここからは実例ではなく、架空の設計例です。成果の数字は出しません。小さなスクールが、毎月第1・第3土曜の10時から体験説明会を開き、定員は各回20名、会場参加とオンライン参加が混ざる、という想定です。

• 予約の入口：イベント予約に開催日を2つ作る。予約時の入力項目で「会場」「オンライン」を選んでもらい、選択に応じてタグ「説明会_会場」「説明会_オンライン」を付ける。
• リマインドは2本に分ける：会場用は前日20:00と開始1時間30分前、オンライン用は前日20:00と開始30分前。配信の絞り込みにタグを使って、会場用とオンライン用を出し分ける。
• 文面の差：会場用は地図と入口、持ち物。オンライン用は入室URLと入室できる時刻、通信が不安定になったときの連絡の仕方。
• 直前申込への備え：申込完了メッセージに前日分と同じ内容を含め、リマインドの「開始直後」の通で前日分の取りこぼしを補う。
• 開催後：参加状況を確認し、欠席者と出席者でお礼や資料の送り分けをする（これは別の記事で扱います）。

配信数の目安も計算しておきます。一回20名に前日と当日の2通を送ると、のべ40通です。月2回開けば80通で、エルメ無料プランの月1,000通（公式トップページ、2026-10-09取得）に対して、この案内だけなら余裕があります。ただし、LINE公式アカウント側の配信数は別にカウントされ、契約によっては有料プランが必要になる旨も公式トップページに書かれていました。実際の数字は契約前に確認してください。

向かないケースと、確認が必要な点

この仕組みが向かないケース

• 当日の朝に会場や時刻が変わったとき：変更に気づいていない人が一人でもいると、その人は会場に来て立ち尽くします。自動のリマインドは、変更前の内容のまま届く可能性があります。急ぎの変更は、LINEの個別連絡に加え、電話やメールなど複数の手段で、確実に届いたかを確認します。
• LINEを使っていない参加者が多いとき：電話や紙で申し込んだ人、年配の保護者などは、LINEの案内が届きません。この場合は、名簿を二つ（LINE経由と、それ以外）に分けて、もう一方は担当者が別経路で連絡する運用にしないと、結局送り忘れが残ります。
• 個別の事情を含む案内：体調への配慮、座席の指定、合否に関わる連絡などは、一斉の自動配信ではなく、個別にやり取りしたほうが安全です。

確認が必要な点（公式で確認できなかったこと）

• 申込が前日の配信時刻より後だった場合に、前日分のリマインドが送られるか、送られないか
• 予約日程の変更直後に、新しい日程のリマインドがいつから始まるか（変更の公式説明は確認できましたが、時刻の細部は見当たりませんでした）
• リマインドをテスト送信する専用の機能があるかどうか（本文では、自分のアカウントで予約して確認する方法を挙げています）
• 無料プランでの、イベント予約の数の上限（公式トップページでは「イベント数2つまで」「決済機能なし」と書かれていました）

これらは、設定する前に公式マニュアルやサポートで確認し、実機で試すのが確実です。

私の見立て3点と、まとめ

1. 「忘れない努力」より「忘れても出る形」：送り忘れは、担当者の注意力の問題として扱うと、人が替わるたびに再発します。開催日を基準に自動で出す形に変えるのが一番効くと考えます。
2. 直前の申込者の扱いを先に決める：通常の設定は簡単でも、取りこぼしは「直前の申込者」に集中しやすい。ここだけは、公式にない挙動を推測せず、実機で確認したうえで運用を決めます。
3. LINEで届かない人の窓口を、別に持つ：自動化で楽になるのは、LINEで届く人の分だけです。それ以外の人の連絡手段を同時に決めておかないと、自動化したぶん「あの人にまだ送っていない」に気づきにくくなります。

説明会の案内の送り忘れは、「送る日」「送り先」「中身」の三つに分けて直すと整理できます。送る日はリマインド配信の相対指定に、送り先は予約状況やタグの絞り込みに、中身はテンプレートにまとめる。そのうえで、直前の申込者とLINE外の参加者だけは人の手を残す。この割り切りが、現実的な落としどころだと考えています。

構築代行のご案内（30万円〜・税別）

「説明会のたびに案内の準備に追われている」「イベント予約とリマインドの設定を、自分たちの運用に合わせて組み立てたい」という場合は、構築代行も承っています。説明会の流れの聞き取りから、予約枠・リマインド・タグ・文面のテンプレートの設計まで、一緒に整えます。費用は30万円〜（税別）です。詳しくは構築代行・業務改善のご案内ページをご覧ください。