今日は、仕事術のお話です^^
仕事では
やること・やらないといけないことの
「タスク」が日々生まれています。
その「タスク」を管理するためのツールは
世の中にたくさんあります^^
また、仕事をしていると発生する
たくさんの「ファイル」の整理・管理も大事です。
今日は、私が使っている
①タスク管理ツール
②ファイル整理の方法
をお伝えします^^
人によって最適なやり方は異なるので
「自分に合ったもの」を見つけるつもりで
一つの選択肢としてお聞きください^^
①タスク管理ツール
まずはタスク管理ツール。
TrelloやGoogleToDoリストなどが有名ですが
私は
Microsoft ToDo
を使っています^^
（引用：窓の杜）
Microsoft ToDoの魅力は、
なんといっても「見た目がシンプル」なこと^^
タスクを登録するには、
画面下の「タスクの追加」に入力して決定するだけ！
タスクを完了するには
タスクの左側にあるボタンをクリックするだけ！
たったこれだけなんです^^
このシンプルさが好きで、
4月に変えてからずっとこれです^^
スマホにもアプリをインストールすれば
連動するので、
PCでもスマホでも、
タスクの登録・完了ができます^^
PCで作業や打ち合わせをしながら
やらないといけないと思ったことがあったら
「タスクの追加」に入力。
その間、たった2秒です^^
「覚えおいてあとでやろう」と思うときがありますが
100回中108回は忘れて
思い出そうとしても記憶が闇の中にいき
二度と思い出せなくなってしまいます。
だから、タスクは
「思いついた時にすぐメモをできる状態」
にしておくことが大事です。
ペンでメモに書くことをしていたこともありますが
そのメモ自体をなくしたり、
見返す行動が習慣になっていないので
結果的に忘れてやっていないことが多々ありました。
それなら、もう割り切って
タスクのメモは全てスマホ・PCにしよう！
と完全に一本化しました^^
ToDoを知る前は、
学長がやっているというチャットワークに
タスクのメモをしていましたが
わたしはちょっと使いにくかったので
ToDoを今では使っています^^
色を変えたり、繰り返しをすることもできるので
カスタムも自由にできますよ^^
強いて不満を言えば
スマホ版でスクロールをしようと
画面を触ったら、
意図せずに「タスク完了」に
なってしまうことですかね😂
スマホ版は、そーっと触っています笑
＊
②ファイル整理の方法
続いて、ファイル整理の方法です^^
最近、聞かれる機会があったので
ふと考えてみました。
わたしのファイル整理の方法🤔
ズバリ、
ファイル整理はしてません！
ええっ！？
工ｴｴｪｪ(´д｀)ｪｪｴｴ工
と思うかもしれませんが事実です笑
厳密に言うと、
使うソフトとフォルダを絞っている
という方がいいのかもしれません^^
わたしは、
文書や資料を作成する際は
「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」
しか使わない、と決めています。
WordやExcelのファイルをもらったら
ドキュメントとスプレッドシートに変換をしています。
このマガジンも、毎日Googleドキュメントに下書きをしています。
また、
画像作成・プレゼン資料をする際はCanva
メモはATOK Pad
議事録はXmind
と決めています。
「それ以外のソフトは使わない」
と決めるんです。
すると、管理の手間が一気に減って
楽になります^^
また、その時に意識している、
というかルールにしているのは
ファイル名を「241111_◯◯（内容のキーワード）」とすることです^^
例えば、今日のマガジンの下書きで言うと
20241111_391タスク管理とファイル整理
となります。
これは、
（20）24年11月11日、391号のタスク管理とファイル整理
という意味です。
そのままですね^^;
こういった管理ルールを自分の中で決めて
徹底するんです^^
そうすれば、半年や1年後に
こんな場面になったときに便利です。
「あのタスク管理のマガジンっていつのでしたっけ？」と聞かれる
「去年の11月11日のマガジンって何書いたっけ？」と確認する
「タスク管理ツールで困っている人がいた時に、マガジンを渡して教えたい」と思う
そんなときに
「1111」
「タスク」
「タスク管理」
などと検索すれば
検索に引っかかってくるので
すぐに引き出すことができるんです^^
・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
・Canva
はクラウドなので検索窓から
ファイル名を検索できます。
メモアプリATOKPadは、上部に検索窓があります^^
そして、Xmindはファイルをダウンロードするので
「書類」フォルダに保存されるように
デフォルト設定をしています。
こうすれば、フォルダの検索窓で
日付やキーワードで検索をすれば
すぐに引き出すことができます^^
たくさんのファイルやデータを扱っていますが
10秒もらえれば
なんでもすぐに出せる自信はあるので
この整理方法はオススメです^^
「探す」という
生産性の低い作業で
時間を潰してしまうことがなくなりますよ^^
ルールを決めたら、他のファイルは書き換える必要はありません。
これから作るファイルを変えていけばいいんです^^
そして、気分によってファイル名を変えずに
ルールを付箋やメモに書いて、
机の前に貼っておくんです。
ファイル名のルールを徹底するんです^^
すると、3ヶ月後、半年後に、
その威力を実感することでしょう^^
だまされたと思ってやってみてくださいね^^
＊
「あれどうだったけ？」
「あれって何をするんだったけ？」
と仕事では思い出す時間もありますよね。
その時間は、ちょっとした工夫で
極力減らすことができます。
今日紹介した
①タスク管理ツール
②ファイル整理の方法
を使って
あなたの仕事を効率的に進めていきましょう^^
今日はここまでです^^
LINEを無料で初めるなら「エルメッセージ」
👇クリック👇
