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面談の予約はきちんと入っているのに、当日の朝になって「あ、オンライン面談のURLを送っていない」と気づく。あるいは相手から「どこに入ればいいですか」「事前資料はありますか」とメッセージが届いて、慌てて探して貼り付ける。コンサルタント、カウンセラー、採用担当など、面談を日々こなす人なら、一度はこの冷や汗を経験しているのではないでしょうか。
この記事では「面談 当日 案内」「オンライン面談 URL 送り忘れ」「事前資料 送付」という3つの困りごとを、LINE公式アカウントとエルメ(L Message)のリマインド配信・ステップ配信でどこまで減らせるかを整理します。先に結論を書くと、「送る文面と送る時刻を決めておく」ところまではエルメで自動化できますが、「面談ごとに違うURLを正しい相手に結びつける」部分には人の手が残ります。その線引きを、公式マニュアルで確認できた範囲(取得日2026-10-09)に沿って書いていきます。
送り忘れは「うっかり」ではなく、手順の穴から起きる
送り忘れを本人の注意力の問題にしてしまうと、対策は「気をつける」で終わってしまいます。実際には、手順のどこかに穴があるから起きます。面談の送り忘れでよくある場面を、先に分解しておきましょう。
- 予約を受けた日には送る内容が決まっておらず、「あとで送ろう」と頭の中に積んでしまう
- オンライン面談の会議URLが面談ごとに発行され、発行したのが前日の夜で、送る作業が翌朝に回る
- 事前資料を添付するメールと、日程をやりとりするLINEが別になっていて、どちらで送ったか分からなくなる
- 担当者が複数いて、「誰かが送ったはず」と全員が思っている
- 予約の変更が入ったのに、古い日時のまま案内が残っている
これらを、起きる場所と対処の方向でまとめたのが次の表です。
| 送り忘れの型 | 起きる場所 | 対処の方向 |
|---|---|---|
| 送る内容が決まっていない | 予約を受けた直後 | 面談の種類ごとに案内文のひな型を1本ずつ作っておく |
| URLを用意するのが直前 | 面談の前日夜〜当日朝 | 会議URLが固定なら文面に入れる。毎回違うなら、送る担当と締切時刻を決める |
| 資料の送付経路が分かれる | LINEとメールの併用 | 資料の受け渡しを1か所に決め、案内文にその場所を書く |
| 誰が送るか決まっていない | 複数担当の運用 | 送る人を面談の種類ごとに1人に決め、記録を残す |
| 日時変更が案内に反映されない | 予約の変更・キャンセル時 | 変更を受けたら古いリマインドを止める手順を決める |
表の右端を見ると、「ひな型を作る」「担当と締切を決める」といった、ツール以前の取り決めが多いことが分かります。エルメを入れる前に、まずここを決めておくと、設定が迷わなくなります。公式アカウントを開設して間もない方は、来所前の案内（場所・持ち物・注意事項）の送り忘れをなくす方法｜案内の出し方の選択肢と、LINE公式アカウント＋エルメのステップ配信・リマインドが向く条件も合わせて読むと、来所型の面談との違いが整理しやすくなります。この記事はその続きとして、オンライン面談のURLと事前資料に絞って書いています。
LINEで解ける部分と、解けない部分を分ける
「LINEで全部解決」とは言えません。エルメの公式マニュアルを読んだ範囲で、解ける部分と人の手が残る部分を分けて表にしました。
| やりたいこと | エルメで解ける? | 補足 |
|---|---|---|
| 面談の前日の決まった時刻に案内文を送る | 解ける | リマインド配信の「リマインド終了の○日前の指定時刻に配信する」(例: 1日前の20:00)で設定できると公式に記載 |
| 面談の直前(数時間前)にURLを再送する | 解ける | 「リマインド終了の○時間○分前に配信する」で、最大23時間59分前まで指定できると記載 |
| 友だちの名前を文面に入れる | 解ける | ステップ配信のテキストに自動情報挿入(友だち名、日付、フォームURL、予約URLなど)があると記載 |
| 面談ごとに違う会議URLを、相手ごとに正しく差し込む | 公式で確認できませんでした | 今回確認した範囲では、会議URLを自動発行して差し込む機能の記載はなし。手動か、固定URLの運用になる |
| サロン予約(面談)の日時を基準にリマインドを出す | 公式で確認できませんでした | レッスン予約では、コース開始日時を基準にした事前・事後のリマインド設定があると記載。サロン予約の同等の画面は今回確認できず |
| 面談の中身の準備(資料の作成、相手の状況の把握) | 解けない | 送る作業は自動化できても、資料を用意する作業は人が行う |
特に注意したいのは、表の4行目と5行目です。面談ごとに会議URLが変わる運用だと、そのURLをエルメが自動で用意してくれるわけではありません。ここを期待して設定を始めると、途中で手が止まります。会議URLの発行方法や、面談の日時を基準にしたリマインドの可否は、契約前に公式へ問い合わせて確認してください。
設定の流れ｜予約・リマインド配信・ステップ配信をどう使い分けるか
手順1: 案内を「前日」と「直前」の2通に分ける
1通で全部を伝えようとすると、長い文面になり、大事なURLが埋もれます。前日の案内には日時・所要時間・準備するもの・事前資料の置き場所を書き、直前の案内にはURLだけを短く載せる、という分け方が読みやすくなります。直前の案内を短くすれば、相手はその1通を開けば入室できます。
手順2: リマインド配信を作る
公式の手順では、左メニューの「予約管理」から「リマインド配信」を開き、「新規作成」で管理名を入力して保存します。管理名は友だちには表示されません。次に「新規追加」で配信タイミングを選びます。選べるのは、リマインド開始直後に配信する、リマインド終了の○日前の指定時刻に配信する、リマインド終了の○時間○分前に配信する、の3種類です。前日の案内は「1日前の20:00」のような指定、直前の案内は「2時間前」のような指定が当てはまります。
つまずきやすい点が2つあります。ひとつは、メッセージ追加画面で「メッセージ2」を足しても、それは2通目ではなく、1通目と同時に送られるということ。2通目にしたいときは、あらためて「新規追加」から配信タイミングを作ります。もうひとつは、「○時間○分前」の指定が最大23時間59分前までだということ。それより前の案内は「○日前の指定時刻」を使います。
手順3: リマインドの終了日(面談日時)を設定する
リマインドは、基準となる「リマインド終了日」を決めて初めて動きます。公式では、エルメアクションの「リマインド」で、開始か停止か、対象のリマインド、配信終了日時を設定すると説明されています。イベント予約では、予約枠設定の流れの確認画面からリマインドを設定でき、イベント開催日時が終了日になります。友だち追加時やフォーム、タグなど、ほかの機能からも開始できると記載があります。
ここで、面談という使い方の難所が出てきます。イベント予約は開催日時が全員同じですが、面談は人ごとに日時が違います。人ごとの日時を基準にできるかどうかが、この運用の分かれ目です。公式の取得範囲では、サロン予約で面談日時を基準にリマインドを出す手順は確認できませんでした(前述)。予約方式の違いはエルメの予約機能3種類の違い｜サロン予約・レッスン予約・イベント予約をどう選ぶかで整理しているので、自分の面談がどのタイプに当たるか、先に確かめてください。
手順4: ステップ配信は「予約後すぐ」の案内に使う
ステップ配信は、開始アクションを設定して初めて配信されます。作っただけでは送られません。面談の予約を受けた直後に「ご予約ありがとうございます。前日にあらためてご案内します」と返す1通目(ステップ開始直後)を置き、必要なら「日時で指定」「経過時間で指定」で続きを送る使い方ができます。ただしステップ配信の日時は「開始時点から○日後」で数えるため、面談日そのものを基準にはできません。面談日基準の案内はリマインド配信、予約直後の返信はステップ配信、と役割を分けると混乱しません。
手順5: テスト配信で、自分に送ってみる
ステップ配信には、友だち登録済みの個人LINEへ送るテスト配信があり、設定どおりのタイミング、全メッセージを同時、20〜30秒ごと、の3つの送り方があると記載されています。本番の前に必ず自分で受け取り、URLをタップして入室できるかまで確かめましょう。
運用ルール案とチェックリスト
設定ができても、運用の取り決めがなければ穴は塞がりません。小さな事務所でも使える取り決めを並べます。
- 面談の種類(初回・継続・オンライン・来所)ごとに、案内文のひな型を1本ずつ持つ
- 会議URLが毎回違う場合は、「前日の17時までにURLを用意する」といった締切を決める
- 前日の案内に載せる項目を固定する(日時、所要時間、入室方法、準備するもの、連絡先)
- 日時の変更を受けたら、古いリマインドを止めてから新しい日時で設定し直す
- 送信後に、面談の管理表へ「案内済み」と記録する
- 週に一度、翌週の面談について案内が出ているかを見直す
送る前に見る確認項目は、次のとおりです。
- 面談の日付と時刻は、予約の内容と一致しているか
- URLは、その面談のものか(前の面談のURLのままになっていないか)
- 事前資料の置き場所は、相手が開ける設定になっているか
- 相手の名前の差し込みが空欄になっていないか(友だち情報が記録されていないと空欄のまま送られると、レッスン予約のマニュアルに記載あり)
- 通数の見積もり(Freeは月1,000通。有料はStandard 10,780円、Pro 33,000円、いずれも税込。2026-10-09時点の公式表記)
通数の考え方は予約確認の連絡を一件ずつ手で打っている｜予約完了メッセージとリマインドを自動で送る設定の流れでも触れています。1面談あたり案内を2通にすると、月に40件の面談で80通。数字を出しておけば、無料枠に収まるか判断できます。
活用例(架空の設計例)
以下は実在の事例ではなく、考え方を示すための架空の設計例です。成果を示す数字は含みません。
設定は、個人で採用面談とキャリア相談を受けている人が、オンライン面談を中心に運用する想定です。面談の会議URLは、面談の種類ごとに固定のURLを使うことにします。固定にすれば、「URLを相手ごとに差し込む」という公式で確認できなかった部分を避けられます。
| タイミング | 送る内容 | 使う機能 |
|---|---|---|
| 予約直後 | ご予約の御礼、前日にあらためて案内する旨 | ステップ配信(ステップ開始直後) |
| 面談の前日20:00 | 日時、所要時間、事前資料の置き場所、入室方法の概要 | リマインド配信(○日前の指定時刻) |
| 面談の2時間前 | 入室用URLのみを短く | リマインド配信(○時間○分前) |
| 面談の後 | 御礼と次回の案内の有無(人が書く) | 1:1チャット(人の手) |
面談ごとに会議URLを変えたい場合は、前日の案内からURLの記載を外し、「当日の朝にURLを個別にお送りします」と書きます。その代わり、送る人と時刻を決めて、管理表で確認する運用にします。自動化できない部分を、はっきり「人の作業」として残す設計です。
向かないケースと、私の見立て3点
LINEでの案内が向かないケース
- 緊急の変更連絡: 当日の直前に会場や時間が変わるときは、電話など確実に伝わる手段を併用する
- 機微な内容を含む面談: 診断名や契約内容など、LINE上に残したくない情報は案内文に書かない。個人情報の扱いは、各自の方針と規約を確認してください
- 相手がLINEを使っていない場合: メールや電話に切り替える
- 面談の相手が毎回数百人規模で、日時が頻繁に動く場合: 手作業の確認では回らず、別の設計が要る場合がある
私の見立て3点
- 送り忘れの原因は、ツールの不足より「いつ誰が送るか」の取り決めの不在であることが多い。エルメは取り決めを実行に移す道具として使うのが現実的です
- 面談ごとに会議URLが違う運用は、自動化の対象から外し、人の作業として締切を決めるほうが、設定の手戻りが少ないと考えます
- 最初から全面談を自動化せず、まず1種類の面談だけで前日の案内を自動にして、数週間様子を見るのが安全です
まとめ
面談の当日案内を送り忘れる悩みは、案内を「前日」と「直前」に分け、送る時刻を先に決めることで減らせます。エルメのリマインド配信なら、○日前の指定時刻や、○時間○分前の指定ができ、ステップ配信は予約直後の返信に向きます。一方で、面談ごとに違う会議URLを相手別に差し込む機能や、サロン予約の日時を基準にしたリマインドは、今回の公式確認では見つかりませんでした。契約前に、この2点は公式へ確認してください。文面づくりに迷う方は面談前のヒアリング依頼の文例7つ｜フリーランス・コンサル向けの言い回しと使いどころも参考になります。
まずは無料プランで、前日の案内を1本だけ作って、自分に送ってみるところから始めてみてください。
構築代行のご案内(30万円〜・税別)
「面談の種類が多くて、どこまで自動にするか決められない」「設定の途中で手が止まった」という場合は、構築代行をご案内しています。現状の連絡の流れを整理するところから、リマインドやステップ配信の設計、テストまでを一緒に進める内容です。費用は30万円〜(税別)で、詳細は構築代行のご案内ページをご覧ください。
