参加費の集金・支払い方法の案内の文例7つ｜サークル・イベント主催者向けの言い回しと使いどころ

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会場の入口の机に、受付係が持ってきた小さな缶の封筒。参加費1,500円のところに、五千円札を出す人が二人続き、釣り銭の千円札が足りない。後ろには次の人が並んでいる。サークルや地域のイベントの世話人なら、一度は経験のある場面ではないでしょうか。参加費の集金は、金額そのものより「いつ・どこで・どの方法で払うのか」が参加者に伝わっていないときに揉めます。

この記事では、サークル・イベント主催者がLINE公式アカウントとエルメ（L Message）で送る、参加費の集金と支払い方法の案内の文例を7つ用意しました。文例はすべて当ブログの作例で、実在の団体や人物の文面ではありません。【】の部分を自分の団体の内容に置き換えて使ってください。機能の記述は2026-10-09に公式マニュアル（lme.jp/manual）で確認した範囲に限っています。講座・スクールの受講料の督促は、支払い期限・入金のお願いの文例7つ｜講座・スクール向けの言い回しと使いどころで扱っています。ここでは、参加が任意で、会計も世話人が兼ねている小さな集まりの集金に絞ります。

サークル・イベントの集金で起きやすい、この場ならではの事情

会社の経費精算や店舗の会計と違い、サークルやイベントの集金には固有の事情があります。文例を借りる前に、自分の団体に当てはまるものを確認してください。当てはまらない事情の文例は、使わなくて構いません。

この場の事情	起きやすい行き違い	文面で配慮すること
世話人が個人の口座や手持ちの現金で受け取る	口座を書いてよいのか迷う。受け取った記録が曖昧になる	口座の種別・名義・振込名義の書き方まで具体的に書く。受け取ったら「受領しました」と返す
参加費が会場代の人数割で、人数が確定しないと金額が決まらない	「前の回より高い」「安い」と受け取られる	金額が確定前なら「概算」と明記し、確定後に差額をどうするか（返金か次回繰り越しか）を先に書く
現金払いの当日徴収で、釣り銭が出る	受付が混み、釣り銭が足りなくなる	「ちょうどの金額でお願いします」を、命令ではなく世話人側の事情として伝える
常連と初参加が混在している	常連は「いつもの」で通じるが、初参加は支払い先も払う時期も分からない	常連向けと初参加向けで文面を分ける。同じ長文を全員に送らない
参加は任意で、欠席時の扱いが決まっていない	前日に欠席すると会費をどうするかで揉める	欠席時の扱いは、申込の時点で書く。後出しにしない
世話人が本業と兼業で、確認に使える時間が限られる	「振り込んだ」「まだ確認できていない」が重なる	督促ではなく「確認できていません」という事実を伝え、入金済みなら連絡をもらう形にする

どの配信形態で送るか：文例と機能の対応

同じ文面でも、一斉に送るのか、個別に返すのかで書き方が変わります。公式マニュアルで確認できた範囲での機能は次のとおりです。ステップ配信は、友だち追加時の開始や、フォームに回答したときの停止が設定できると公式に書かれています。リマインドは、フォームの質問項目に「リマインド」があり、選択したイベント日程に合わせて事前にメッセージを送れると書かれています。1:1チャットには、返信を予約して自動送信する方法の解説があります。自動応答には、営業時間外の問い合わせに自動返信する方法の解説があります。

文例	配信形態	送る相手	補足
文例1：初参加向けの支払い案内	ステップ配信（申込直後）	初めて申し込んだ人	申込フォームの回答で始め、受付済みの人にだけ届く形にできる
文例2：当日現金払いの案内	リマインド（開催前）	当日払いを選んだ人	フォームの「リマインド」で開催日基準に送る
文例3：事前振込の案内	一斉配信（タグで絞る）	振込を選んだ人	タグ付けしたユーザーへの一斉配信が公式に載っている
文例4：常連向けの短い案内	一斉配信	いつもの参加者	短く。口座は前回と同じと書く
文例5：入金確認ができていない人へ	1:1チャット	個別の相手	一斉配信にしない。相手に恥をかかせないため
文例6：期限が近い未入金の人へ	予約配信またはステップ配信	未入金の人	入金を確認できた人に誤って送らないよう、送信前に対象を見直す
文例7：欠席・支払い方法変更の相談	1:1チャットまたは自動応答の一次返信	相談してきた人	規定の判断は世話人が行い、文面は定型に

支払い方法の選び分けをフォームでやる

支払い方法が「当日現金」と「事前振込」の二択なら、申込フォームの単一選択でどちらかを選んでもらい、選択肢に連携したタグ（例：「支払い_当日」「支払い_振込」）を回答完了時に付ける設計が考えられます。公式のよくある質問で、回答ごとにタグを作り、フォームの選択肢にタグを連携する方法が案内されています。そのうえで、タグ別に別の案内を送れば、当日払いの人に口座番号を、振込の人に釣り銭の話を送ってしまう取り違えを減らせます。フリープランのフォームは3つまでなので、申込・アンケート・予備、のように割り当てを先に決めておくと安心です。

参加費の集金・支払い方法の案内の文例7つ（作例）

文例1：初めて参加する人への支払い方法の案内（申込直後）

使いどころ：申込フォームに回答した直後に届くメッセージ。初めての参加者は、会費の額も払う時期も分かっていない前提で書く。

この文面の狙い：金額・支払いの時期・方法を一通で伝え、あとから問い合わせが来ない状態にする。

【氏名】様
【団体名】へのお申し込みありがとうございます。
参加費は【1,500】円です。お支払いは当日、受付で現金でお願いしています。
【集合場所】の入口付近に受付があります。釣り銭の準備が限られていますので、できるだけちょうどの金額でお持ちいただけると助かります。
ご不明な点は、このトーク画面から気軽にご連絡ください。

避けたい言い方：「払わないと参加できません」といった脅す言い方。初めての人に不安を与える

差し替える箇所：【団体名】【金額】【支払い時期】【受付の場所】

送る前の確認：金額が会場代の人数割で変わる場合は、「概算」と書き、確定する時期を添えたか。

文例2：当日現金払いの人へのリマインド（開催の前日）

使いどころ：当日払いを選んだ人へ、前日の夕方に送る。持ち物の一つとして金額を伝える。

この文面の狙い：「お金を持ってくる」ことを、他の持ち物と同じ温度で思い出してもらう。

明日は【集まりの名称】です。
【開始時刻】から【会場】で開催します。参加費【1,500】円は、受付で現金でお支払いください。
お釣りの準備が少ないため、千円札2枚と500円玉、または小銭でちょうどご用意いただけると、受付がスムーズです。
お会いできるのを楽しみにしています。

避けたい言い方：「必ず」「忘れずに」を重ねる強い言い方。任意参加の集まりでは堅くなる

差し替える箇所：【集まりの名称】【開始時刻】【会場】【金額と内訳】

送る前の確認：当日払いの人だけに届くよう、対象を絞ったか。振込の人に届くと混乱する。

文例3：事前振込の人への口座案内（個人名義の口座を使う場合）

使いどころ：振込を選んだ人へ。口座情報は一度書けば残るため、送る範囲を絞る必要がある。

この文面の狙い：振込先・金額・期限・振込名義の書き方まで、一度で伝える。

【氏名】様
参加費【1,500】円を、【銀行名・支店名】の【普通】口座【口座番号】、名義【名義】宛にお振込みください。
お手数ですが、振込名義は【申込時のお名前】でお願いします。ご家族名義などの場合は、このトークにお知らせください。
お振込の期限は【月日】です。振込手数料はお手数ですがご負担をお願いします。
お振込を確認したら、こちらから「確認しました」とお返事します。

避けたい言い方：「ご不安な方は…」といった余計な一文を添えること。口座番号は打ち直さず、コピーして貼ると入力ミスを防げます

差し替える箇所：【銀行名・支店名】【口座の種類・番号】【名義】【金額】【期限】

送る前の確認：口座情報の一斉配信は、トークに残る。個人の口座を載せてよいか、団体として決めたか。振込手数料の負担を書いたか。

文例4：常連の参加者への短い案内

使いどころ：毎回参加している人へ。何度も同じ説明を読まされるのは、常連には負担になる。

この文面の狙い：「いつもの」で通じる短さにして、変更点だけ強調する。

今月の【集まりの名称】は【月日】です。
参加費はいつもと同じ【1,500】円、お支払いは【当日現金／前回と同じ口座】です。
今回は【会場が変わるため、集合場所が違います】。詳細は下記をご覧ください。
【URL】

避けたい言い方：「前回と同じです」だけで済ませること。口座が変わっていた場合に誤送金のもとになる

差し替える箇所：【集まりの名称】【金額】【支払い方法】【変更点】

送る前の確認：前回から金額・口座・会場が変わっていないか、台帳と見比べたか。

文例5：「振り込んだ」と言われたが、入金を確認できていない人へ

使いどころ：本人が振込を済ませたと言うが、世話人の通帳に載っていないとき。個別に返す。

この文面の狙い：督促の口調にせず、「確認できていない」という事実と、確認のための情報を伝える。

【氏名】様
ご連絡ありがとうございます。
お振込いただいたとのことですが、【月日】時点でこちらの口座で確認できておりません。反映に時間がかかっている可能性もあります。
お手数ですが、お振込の日付・金額・振込名義が分かるもの（明細の画像など）を、このトークにお送りいただけますか。
確認でき次第、すぐにお返事いたします。

避けたい言い方：「本当に振り込みましたか」「お支払いがありません」といった疑う言い方

差し替える箇所：【氏名】【確認日】【依頼する情報】

送る前の確認：銀行の入金反映には時間差があることを、世話人側の確認と合わせて見たか。画像を受けてよいか、団体で決めたか。

文例6：期限が近いのに、まだ入金が確認できていない人へ

使いどころ：申込済みで期限まで数日の人へ。複数人に送るので対象の見直しが必須。

この文面の狙い：期限を再確認してもらい、振り込み済みなら連絡をもらう。

【氏名】様
【集まりの名称】の参加費について、お知らせです。
お振込の期限は【月日】です。【月日】時点で、お振込を確認できておりません。
すでにお振込いただいた場合は、行き違いですのでご容赦ください。お手数ですが、このトークにご一報いただけると助かります。
まだの場合は、お振込先は【こちら】をご確認ください。

避けたい言い方：「早くお願いします」「遅れると参加できません」の圧をかける言い方

差し替える箇所：【氏名】【期限】【振込先の案内場所】

送る前の確認：入金済みの人に誤って送らないよう、送る直前に通帳と台帳を突き合わせたか。名前を差し込む場合は、宛名の間違いがないか確認したか。

文例7：欠席が決まった人からの「会費はどうなりますか」への返信

使いどころ：前日・当日の欠席連絡に対する返信。扱いは団体のルールに従う。

この文面の狙い：ルールを淡々と伝え、気まずくさせない。

【氏名】様
ご連絡ありがとうございます。今回はお会いできず残念です。
参加費の扱いについて、【当団体では、前日までのご連絡は全額返金、当日のご連絡は会場代の都合でお返しできません】とご案内しています。
今回の場合は【返金／お返しできない／次回に充当】となります。返金の場合は、お手数ですが振込先をこのトークにお知らせください。
また次の機会にお待ちしています。

避けたい言い方：規定の根拠を問い詰めるような言い方。個別の事情で例外をつくる場合の、他の人への不公平感

差し替える箇所：【氏名】【団体のルール】【今回の扱い】

送る前の確認：団体のルールを申込の時点で案内していたか。ルールが決まっていなければ、今回を機に決めてから返信したか。

活用例（架空の設計例）：月1回の地域ボードゲーム会

以下は実在の団体ではなく、この記事のために作った架空の設計例です。成果の数字は載せていません。

• 前提：月1回、公民館の会議室で開催する、参加者が約20名の集まり。世話人は3名で、会計は1名が担当。
• 申込フォーム：参加日と、支払い方法（当日現金／事前振込）の単一選択。選択に応じて「支払い_当日」「支払い_振込」のタグが付く。
• 申込直後：支払い方法に応じた案内（文例1または文例3）を送る。
• 前日の夕方：当日現金の人に文例2を送る。リマインドの設定は、開催日を基準にする。
• 開催3日前：振込の期限を過ぎて確認できていない人だけを会計担当が一覧で見て、1人ずつ個別に連絡（文例5か文例6）。
• 開催後：欠席の連絡に文例7で返す。ルールは申込時に案内済み。

支払いの確認そのものは、通帳やネットバンクを見る人の作業として残ります。LINEが代わりにやってくれるわけではありません。個別の入金督促の手間を減らす考え方は、支払い期限の案内を個別にDMしている手間の減らし方｜振込期限の連絡を、予約配信・ステップ配信・タグでどこまで任せるかで整理しています。

向かないケースと、公式で確認できなかった点

LINEで集金の案内をしないほうがよいケース

• 団体の会計が複数人で動いており、誰がいくら受け取ったかを後から第三者が確認する必要がある場合。口座の名義・記録の方法は、団体の規約や会計担当と先に決めてください。
• 参加費が高額で、返金・領収書・分割払いの相談が多い場合。トークだけで済ませず、電話や面談、書面を併用したほうが、行き違いが減ります。
• 参加者に高齢の方が多く、LINEの画面から口座番号を写すのが負担な場合。紙の案内や、受付での当日払いのほうが適しています。
• 未成年の参加者が多く、保護者が支払う場合。LINEを見ている人と支払う人が違うので、保護者宛の連絡が別に必要です。
• 金銭に関するトラブルが発生している場合。文例では対処できません。団体の代表や、必要に応じて専門家へ相談してください。

公式で確認できなかった点

項目	確認状況	対応案
LINE公式のガイドラインで、金銭の案内に関する個別の記載	今回の確認範囲では見つけられなかった	配信内容の規約はLINE公式の最新のガイドラインで確認する
エルメの機能で、入金済みの人を自動で判別して外す仕組み	公式で確認できた範囲では記載なし	台帳（スプレッドシートなど）と照合して、人が対象を選ぶ
個別の友だちにタグを手で付けたり外したりする操作の詳細	タグ管理の公式ページでは、一覧からの一括解除までが確認できた	お使いの画面で操作を確認してから運用に入る
各機能の対象プラン	フリープランの上限（配信1,000通/月・フォーム3つ）のみ確認。取得日2026-10-09	契約前に公式の料金ページで確認

私の見立てとまとめ

私の見立て3点

• 集金の案内で難しいのは、お金の話そのものではなく「世話人が個人として受け取る」という立場です。口座や名義、振込名義の書き方まで具体的に書くほうが、後の確認が少なくなります。
• 文面は、全員に同じ長文を送るより、支払い方法ごとに短く分けるほうが、取り違えが減ります。そのためのタグ設計は、最初の30分で決めておく価値があります。
• 督促の文例は、強さを調整するより「確認できていない」という事実と「行き違いならご連絡を」の一言で組み立てるほうが、小さな集まりの関係を保ちやすいです。

まとめ

サークル・イベントの参加費の案内は、(1) 初参加と常連で文面を分ける、(2) 支払い方法ごとにタグで送り先を分ける、(3) 入金の確認は人が行い、督促は事実の伝達にとどめる、の3つが要点です。出欠の確認文例はサークル・地域イベントの出欠確認の文例7つ｜サークル・地域団体向けの言い回しと使いどころも合わせてご覧ください。まずはフリープランで、申込フォームと文例1・文例3を設定してみてください。

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