今日は、久しぶりに先回りのお話です^^
「コミュニケーションコスト」って知っていますか？
コミュニケーションコストとは、
意思疎通や情報伝達にかかる時間や労力のことを指します。
相手に伝えたいことが
「短時間」で「円滑」に伝われば、
コミュニケーションコストは「低い」と言えます。
逆に、何度も説明したり
言い換えたりしなければ
伝わらなかった場合、
コミュニケーションコストが「高い」と言えます。
もちろんですが、
コミュニケーションコストが高い状態は
組織・チームにおいてマイナスです。
相手の作業を中断させたり、
工数を増やしたりする可能性があるからです^^
では、コミュニケーションコストが
高い状態とは、どんなときか。
具体的にご紹介します^^
【先輩が後輩に指示を出すとき】
先輩Aさんが、後輩Bさんへ指示を出すとき、
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先輩Aさん👩：
このKPIのトラッキングを徹底して、
次のキャンペーンではLTVを最大化できるように、
A/Bテストの設定をリードジェネレーションで最適化しておいて。
後輩Bさん👨：はい….
（心の声 KPI、LTV、A/Bテストって何から始めればいいんだろう…？）
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先輩Aさん👩：
今月のコンバージョンレートが下がってるから、CTAのCTRを見直してLPをリファインしてくれる？
後輩Bさん👨：はい….
（心の声 たくさんの略語で混乱…何を優先すればいいのか分からない…）
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いかがでしょう？
専門用語を多用すると
Bさんは全て正しく理解していないですよね。
この次に何が起きると思いますか？
・BさんがAさんに質問をする
・Bさんが他の上司に確認・質問をする
・Bさんが自分なりの理解で、全く違うことをして後始末に追われる
といったように
余分なコミュニケーションコストが生じます。
これがまさに、
「コミュニケーションコストが高い」という状態です。
では、Aさんはコミュニケーションコストを下げるために
どうすればよかったのでしょうか？
Bさんが理解できるように
噛み砕いて説明をすればよかったんです^^
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先輩Aさん👩：
今回の目標を達成するために、データをしっかり記録しておいてください。
そのうえで、次の広告キャンペーンでは、
お客様が長くサービスを使ってくれるように工夫したいので、
テストパターンを複数作って、どれが一番効果的かを調べて設定してください。
先輩Aさん👩：
今月は商品やサービスの申し込み数が少ないので、
サイトにあるボタンやリンクの内容を見直して、
もっと目立たせたり押したくなる工夫をしてください。
また、ホームページの全体のデザインや説明文も改善を考えてみてください。
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いかがでしょう？
指示が具体的になって
グッとわかりやすくなりましたよね^^
上記は、専門用語を多用する例ですが
コミュニケーションがスムーズにいかない場合は
全て「コミュニケーションコストが高い」と言えます。
例えば、
😱何度電話しても相手がつながらない
顧客からの重要な問い合わせについて
担当者に連絡をしようと、
3回以上時間を変えて電話をかけたが、
全て応答がない。
留守電にもメッセージを残しているけど
折り返しの連絡が来ない。
😱メールやチャットの返信が遅い（1日〜数日）
チームメンバーにプロジェクトの
進行状況について確認するメールを送ったが、
1日経っても返信がなく、次の作業に進めない。
追ってメールを送ると、
3日後に「遅れてすみません」と返信がきた。
😱文章がわかりにくくて伝わらない
自分が受け取った指示メールで、
「新商品のプロモーション、来月までにどうにかしてください」と
曖昧に書かれており、どの具体的なタスクを
優先するべきかわからない。
😱チャットの文章が長く、読むのに時間がかかる
チーム内でチャットで情報共有する際に、
1メッセージに詳細な背景説明や
関係する過去の経緯を含めた長文を書いている。
読み手は、それを理解するのに時間がかかり、
結論がどこにあるのかわかりにくい。
😱確認・質問が多く、相手依存になっている
業務を進める際に、
「これで合っていますか？」
「次はどうしたらいいですか？」と
細かく確認を求めてきて、
先回りをしていない。
😱又聞きの又聞きで、関係者同士が直接話していない
プロジェクトの進捗について、
AさんがBさんに伝えた内容を、BさんがCさんに伝えることで、
Cさんが誤解を招き、
実際に確認すべきAさんとの意思疎通ができていない。
直接のミーティングがないため、作業が進まない。
といった具合です。
＊
「そうそう、そういう人いるよねー！」
という視点で見た方、いませんか？
そうではなく
「自分はそうなっていないかな？」と
自分事として振り返ることが大事です！
他の人がコミュニケーションコストが高くても
あながたコミュニケーションコストを
低くするなら、それは目立ちます。
相対的に
「コミュニケーションがスムーズな人」と思われて
信頼がアップするんですね^^
コミュニケーションコストは
高いよりも低いほうがいいですよね^^
あなたもコミュニケーションがスムーズな人と
やりとりをしたいはずです^^
LINE構築のクライアントさんは特に
経営者さんが多いです。
少しでも時間を削らないために
短いチャットや工数になるように
工夫したいですね^^
今日はここまでです^^
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