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ジムやスタジオの会員更新と回数券の期限は、「案内が早すぎて忘れられる」「遅すぎて期限切れ後に揉める」「一人ずつ状況が違って文面が決まらない」の三つで悩みやすい連絡です。この記事では、会員更新と回数券の期限のご案内に使える文例を7つ、ジム・スタジオ向けに作例としてまとめます。文例はすべて当ブログで作った例で、実在の施設の文面ではありません。配信の仕組みはエルメ（L Message）の公式マニュアルで確認できた範囲だけを書き、確認できなかった点は明記します。
文例の前に決める｜更新の仕組みが3種類あると、案内の趣旨が変わる
同じ「更新のご案内」でも、施設の仕組みによって伝えるべきことが逆になります。たとえば自動更新の月会員に「更新をお願いします」と送ると、「手続きしないと切れるのか」と誤解を招きます。逆に、手続きが必要な会員に「自動で更新されます」と送ると、更新漏れが起きます。まず自分の施設がどの型かを確認してください。
| 型 | 状況 | 案内の趣旨 | 特に注意すること |
|---|---|---|---|
| A. 自動更新の月会員 | 期日に自動で次月へ継続される | 「更新されること」と「変更・休会・退会の締切」を伝える | 締切日の基準（何日前の何時まで）を誤解なく書く。支払い方法の変更が必要な人は別案内 |
| B. 手続き更新の会員 | 期限までに本人の手続きが必要 | 「更新の方法と期限」を伝える。期限後の扱いも書く | 手続きの窓口（受付・フォーム・店頭）を一つに絞る。期限日を含むかを明記 |
| C. 回数券・チケット | 購入日から一定期間、または回数で消化 | 「残り回数」と「使える期限」を伝える | 残り回数の基準日。期限の延長や振替の扱いは施設のルールどおりに。個別対応は人が行う |
| D. 体験会員・短期プラン | 終了後に本入会へ切り替える | 「終了日」と「本入会の案内」を分けて伝える | 入会を急かさない。本入会の案内は終了日より前に1回で足りるか確認 |
契約や解約の取り扱いは、事業形態や契約内容によって決まりごとが異なります。法律や契約上の判断が必要な点（解約の可否、返金、ルールの表示）は、ここでは判断しません。各自の契約書・規約と、必要に応じて専門家への確認を前提にしてください。文例の「【】」は、各施設の実際の規約に合わせて差し替える箇所です。
配信形態を先に整理する｜どの文例を、どの仕組みで送るか
エルメでは、一斉配信（タグなどで絞り込み可）、ステップ配信、リマインド配信、自動応答、1:1チャットなど、送り方が複数あります。公式マニュアルで確認できた内容（取得日 2026-10-09）は次のとおりです。
| 文例 | 向く送り方 | 公式で確認できた根拠 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| ①更新の予告（約1か月前） | 一斉配信（タグで絞り込み） | メッセージ配信では、配信予約と、タグの有無による絞り込みができる | 対象月の会員だけにタグを付けておく。予定配信数を配信前に確認する |
| ②更新手続きのご案内 | 一斉配信またはステップ配信 | ステップ配信は、日数後の時刻、または経過時間で配信タイミングを指定できる（経過時間は72時間以内） | 24時間以上の間隔は日数指定を使う。ステップは作っただけでは配信されず、開始アクションが必要 |
| ③期限前日の最終案内 | リマインド配信 | リマインドは終了日時を基準に、終了の○日前○時○分などで指定できる。「○時間○分前」は最大23時間59分前まで | 個人ごとに更新日が違う場合の終了日の指定方法は、公式で確認できませんでした |
| ④回数券の残り・期限 | 1:1チャット（個別）またはタグ絞り込みの一斉配信 | 1:1チャットは個別のやりとりに使える。残り回数を自動で数える機能は、確認できませんでした | 残り回数は施設の台帳で把握し、エルメには「期限が近い人」のタグを付ける運用が現実的 |
| ⑤期限直前の最終案内 | リマインド配信または一斉配信 | ③と同じ | 延長・振替を案内する場合は、条件を一文で書く |
| ⑥期限後のお知らせ | 1:1チャット | 個別のやりとりに適する | 状況は人ごとに違う。定型で一律に送らない |
| ⑦「更新」「退会」への返信 | 自動応答＋1:1 | 自動応答はキーワードの完全一致・部分一致を選べる。「更新」と書く人の文面はさまざまなので部分一致が使いやすい | 「退会」を自動で処理しない。人が引き継ぐ案内に留める |
月の通数も確認しておきましょう。エルメの無料プランは月1,000通までです（取得日 2026-10-09）。更新の予告・案内・最終案内を会員全員に3回送ると、会員数の3倍の通数になります。会員数が多い施設は、対象月の会員だけに絞って送る設計が前提になります。LINE公式アカウント側のメッセージ数の上限は別に存在し、有料プランが必要になる場合があると公式に記載されています。配信の頻度・数え方は、LINEの一斉配信で送り間違い・誤字・宛先違いを防ぐ確認手順｜配信前チェックの作り方と、エルメの配信予約・予定配信者数の使いどころも参考にしてください。
会員更新・回数券期限のご案内の文例7つ（作例）
以下は作例です。【】の部分を、施設の実際の内容に差し替えてください。販促表現や配信頻度に関するLINE公式のガイドラインの詳細は、この記事では公式で確認できた範囲に限り、記載していません。配信前に最新のガイドラインをご確認ください。
文例1：更新の予告（期限の約1か月前）
【会員名】様
いつもご利用ありがとうございます。【施設名】です。
【M月D日】にご契約期間の満了を迎えます。
現在のご契約は【自動更新／お手続きによる更新】です。
詳細は【リンク・お手続き場所】にまとめています。
ご不明な点は、このトークでお気軽にご連絡ください。
- 使いどころ：更新の存在を知らせるだけの一通。自動更新の人には、次の更新日と締切日を併記する。
- 避けたい言い方：「更新しないと損です」のような不安をあおる表現、「お早めに」だけで期日が分からない書き方。
- 差し替える箇所：契約の型、満了日、手続き場所。型ごとに文面を分けて、別のタグ対象に送る。
文例2：更新手続きのご案内（手続き型の会員）
【会員名】様
【M月D日】までに更新のお手続きをお願いします。
お手続きは次のいずれかです。
1. 【受付カウンター】で（【営業時間】）
2. 【フォームURL】から
期限を過ぎた場合は、【新規入会の扱い／再開手続き】となります。
料金や特典はこの案内では変わりません。詳しくは【規約ページ】をご確認ください。
- 使いどころ：手続き型の会員に更新方法と期限を伝える。窓口は二つまでに絞る。
- 避けたい言い方：「いつでも大丈夫です」。期限が曖昧になる。
- 差し替える箇所：期限日、窓口、期限後の扱い（再入会手数料の有無など）。期限後の扱いは施設の規約に合わせる。
文例3：自動更新の事前通知（変更・休会・退会の締切つき）
【会員名】様
【M月D日】に、現在のご契約が【次の期間】へ自動更新されます。
プランの変更・休会・退会をご希望の場合は、【M月D日 時刻】までに【窓口】へご連絡ください。
それ以降のお申し出は、翌々月からの適用となります（【規約第○条】）。
お支払い方法の変更が必要な場合も、同じ期限までにご連絡ください。
- 使いどころ：自動更新の型で、締切を明示する一通。後からの行き違いを防ぐ。
- 避けたい言い方：「ご不明点はお問い合わせください」だけで締切を書かない。
- 差し替える箇所：締切の日時、適用開始の時期、規約の該当箇所。ここは施設の実際のルールを正確に。
文例4：回数券の残り回数と期限のお知らせ
【会員名】様
お持ちの【回数券名】は、現在【残り○回】、有効期限は【M月D日】です。
（※【基準日】時点の記録です）
ご予約は【予約リンク】から可能です。
日程の相談は、このトークでご連絡ください。
- 使いどころ：期限が近い人へ個別に送る。残り回数の基準日を必ず入れる。
- 避けたい言い方：基準日のない残り回数。予約済みのクラスがあるかで数字がずれる。
- 差し替える箇所：回数券の名称、残り回数、期限、基準日。残り回数を自動で数える機能は公式で確認できなかったため、台帳から転記する運用になります。
文例5：回数券の期限直前の最終案内（延長条件つき）
【会員名】様
【回数券名】の有効期限が【M月D日】に迫っています。
【残り○回】は期限を過ぎるとご利用いただけません。
ケガ・ご病気などでご来店が難しい場合は、期限の延長について個別にご相談を承っています（【受付期限・必要な手続き】）。
ご希望の方は、このトークでご連絡ください。
- 使いどころ：期限の直前に1回だけ送る。延長の窓口を示して、個別対応は1:1へつなぐ。
- 避けたい言い方：「ご事情は問いません」と延長を保証する書き方。
- 差し替える箇所：延長の条件・申請期限。延長の可否は施設が決める事項で、この記事では判断しません。
文例6：期限が過ぎた後のお知らせ（個別・1:1）
【会員名】様
【回数券名】の有効期限が【M月D日】に終了しました。
【残り○回】のお取り扱いについて、【施設の規約】に沿ってご案内します。
ご事情がありましたら、ぜひお聞かせください。
次のご利用をご希望でしたら、【再購入・再開の方法】をご案内します。
- 使いどころ：期限が過ぎた後の対応を、人が文面を見直して送る。定型を一斉には送らない。
- 避けたい言い方：「期限切れのため無効です」だけの通達口調。
- 差し替える箇所：規約に沿った扱い、再購入の案内。本人の事情で扱いが変わる場合は、担当者が確認してから送る。
文例7：「更新」「退会」の問い合わせへの返信（自動応答＋人への引き継ぎ）
お問い合わせありがとうございます。
更新・プラン変更・休会についてのご案内は【リンク】にまとめています。
お急ぎの場合は【営業時間内の連絡先】へお電話ください。
担当者が内容を確認し、順にご連絡します。
- 使いどころ：キーワード「更新」「休会」「期限」に反応させ、一次案内を返す。退会希望は個別に対応する。
- 避けたい言い方：自動応答だけで退会や解約の手続きが完了するように読める書き方。
- 差し替える箇所：リンク先、営業時間、折り返しの目安。部分一致の自動応答は、意図しない文面にも反応するため、テスト送信で確認する。
ジム・スタジオ特有の落とし穴と、差し替え項目の整理
次の表は、文例を使うときに施設ごとに確認する項目です。他業種の文例を転用すると見落としやすい点をまとめました。
| 確認項目 | ジム・スタジオで起きやすい状況 | 確認のしかた |
|---|---|---|
| 期限日の数え方 | 「期限日当日を含むか」「営業終了時刻まで有効か」の食い違い | 文例に「【M月D日 時刻】まで」と書き、規約と一致させる |
| クラス予約済みの回数 | 予約済みで未消化の回数を残り回数に含めるか | 残り回数に基準日を添え、予約済みの扱いを一文で書く |
| 休会・延長の個別事情 | ケガ・出産・長期出張などで通えなかった期間の扱い | 定型文では判断せず、1:1で個別に確認する旨を書く |
| 支払い方法 | カード更新や口座振替の不備が更新日に発覚する | 更新の案内に、支払い方法の確認を促す一文を入れる |
| 家族・複数名義 | 代理で来店する人と契約者が別 | 宛名は契約者。案内は契約者のLINEにのみ送り、家族宛の転送を促す |
| 体験・短期会員 | 終了と本入会の勧誘が同時期に重なる | 終了のお知らせと入会の案内を同じ文面にしすぎない |
配信の作業は、人手の確認が前提です。送信前には、対象のタグ、予定配信数、文面の日付を第三者の目で確認してください。ステップ配信は作っただけでは配信されず、開始のアクション設定が別に必要です。自動継続は意図しないループで通数を消費する恐れがあると公式が注意しているため、更新案内では自動継続を使わない設計が無難です。ステップ配信の組み方はエルメのステップ配信の組み方と、無料プランで気をつける点で整理しています。
個人名・連絡先の扱い、配信を受け取りたくない人への配慮は、各施設の方針・規約を確認してください。この記事は一般的な運用の例を示すもので、個別の契約や法令の適否を判断するものではありません。
活用例（架空の設計例）
以下は架空の設計例で、実在の施設の事例ではありません。成果の数字は載せていません。
例：月会員（自動更新）と回数券の両方がある、小さなスタジオ（想定）。月会員には、更新日の約1か月前に文例1、締切の1週間前に文例3を、対象月のタグを付けた人だけに一斉配信で送ります。回数券は、期限が近い人のリストを台帳で月初に出し、「期限接近」のタグを付けて、文例4を一斉配信します。期限の前日には文例5をリマインドとして送ります。延長や休会の相談が来た場合は、受付担当が1:1チャットで個別に対応し、結果を台帳に記録します。期限が過ぎた人には、文例6を担当者が一通ずつ確認して送ります。自動応答は文例7のみで、「更新」「休会」を拾って案内リンクを返し、退会は人に引き継ぎます。
この設計で人が残るのは、延長可否の判断、期限後の扱い、退会の相談です。この3つは、定型文では対応しきれない場面として最初から人の担当にしています。同じジム系の連絡の整え方は、パーソナルジム・スタジオのLINE連絡を整える｜体験予約・セッション前日の連絡・休会や退会の相談も合わせてご覧ください。
私の見立て
- 更新の案内は「型」を決めるのが先で、文面は後です。自動更新か手続き更新かで、伝えるべきことが逆になります。
- 回数券の期限は、残り回数と基準日をセットで伝えます。残り回数を自動で数える機能は公式で確認できなかったため、台帳との併用になります。
- 定型文で済ませる範囲と、人が見る範囲を最初に分けるのが安全です。延長・休会・退会は、人が確認してから返すほうが行き違いを防げます。
まとめ
会員更新と回数券期限のご案内は、①契約の型を確認する、②型ごとに文面と送り方を分ける、③個別事情は1:1で人が対応する、の3点で整理できます。7つの文例はあくまで作例です。規約・料金・期限のルールは、必ず施設の実際の内容に合わせて差し替えてください。
公式で確認できなかった点：個人ごとに更新日が違う場合のリマインド終了日の指定方法、残り回数の自動集計、LINE公式の販促表現・配信頻度の詳細な基準（本記事では扱いません）、各機能の対象プラン（フォーム・リマインド等の本文に記載なし）。料金・上限は取得日 2026-10-09 時点の公式表記です。契約前に公式でご確認ください。
構築代行のご案内（30万円〜・税別）
「更新・期限の案内をタグと配信で整えたい」「文例を自社の規約に合わせて組み直したい」という場合は、構築代行のご案内もあります（30万円〜・税別）。詳しくは構築代行のご案内ページをご覧ください。
