あなたは、タスク管理、どのようにしていますか？
タスク管理のツールは、
世の中にたくさんありますね^^
ツールでなくても
付箋、メモ、手帳など
文字で管理する人もいます^^
タスク管理のツールは
人によって合う合わないがあるので
最適なものを見つけてくださいね^^
ちなみに私は「ToDo」を使っています^^
（引用：Microsoft）
今日は、タスク管理のツールではなく
「優先度」の付け方の話です。
例えば、
✅メールを送る
✅設計図を書く
✅タグを作る
といったタスク。
体は一つなので、
順番に着手していく必要があります。
その時に大事になるのは
「優先度」です。
あなたは、この図を見たことはありますか？
（引用：アフィリエイター兼WordPress専門家の主婦ブログ）
「時間管理マトリクス」と言います。
有名な図なので、
一度は見たことがあると思います^^
タスクをこの4つの領域のうち
どれに当てはまるかを考えます。
A領域の「重要」かつ「緊急」なことは、最優先で取り組む。
D領域の「重要でない」かつ「緊急でない」ことは、
やらないと決める、もしくは人に頼む等して、時間を奪われないようにします。
すると、BとCの領域が残ります。
B領域の「重要でない」が「緊急」なこと
C領域の「緊急でない」が「重要」なこと
の2つ。
この2つは、どちらを優先すべきか、
悩むところですよね。
この場合、先に取り組むのは、
どちらだと思いますか？
・
・
・
・
・
・
そ
・
れ
・
は
・
・
・
・
C領域の「緊急でない」が「重要」なこと
です。
緊急度より重要度
と覚えておいてください^^
なぜ重要度を優先するのか。
重要なタスクに取り組んでいると
緊急になる前に仕事が解決していきます。
そのうち、緊急の仕事が発生しなくなり、
時間と労力を、重要度の高いタスクに集中できるからです。
重要度の高い仕事に着手していかないと
その仕事は、近いうちに「緊急」となって
あなたに降りかかってきます。
緊急度が高いと、今すぐ対応しないといけなくなります。
結果、
重要度は低いが、緊急度が高いタスク
に忙殺されて、
「忙しいけど結果が出ない人」になってしまいます😱
そんなことは、誰しも避けたいですよね。
緊急度よりも重要度
覚えておいてください^^
＊
もう少しおまけです。
タスクを管理する時に
タスクを短い文章にしてメモをしますよね。
その時に、どんな書き方をしますか？
「自分だけわかればいいやん^^」と
適当に書いていませんか？
メモは、「1時間後の自分への貴重なメッセージ」です。
「◯◯さんにメール」
だけだと、
🤔なんの内容を送るんだったけ？
🤔資料は添付するんだっけ？
🤔それまでのやりとりは、どんな流れだったっけ？
と、タスクに着手した時に
「思い出す」作業から入ることになります。
ここにタイムラグが発生して
時間のロスが生まれますよね。
ゴールはどこなのか。
現時点で全体のどの部分をやっているのか。
これらを押さえておかないと
タスクの思い出し作業という
新たなタスクが生まれてしまいます。
解決方法は、
「完全に忘れても読めばわかるメモ」にすること。
▲「◯◯さんにメール」ではなく
◎「◯◯さんに□□の件をメールする（そのために□□の件が合っているかを⚫⚫さんに確認する）」
という感じに書くことです^^
▲の例だと、
「なんの件だっけ？調べておくこと、確認することはなんだっけ？
前提として◯◯さんはこれをどこまで知っているんだっけ？」と
タスクに着手するまでの時間がかかってしまうことが
想像できると思います。
でも、
◎の例なら、メモを見て
すぐに⚫⚫さんに確認する行動に移れますよね^^
こういった小さな時間の積み重ねが
仕事のパフォーマンスに影響してくるんです^^
「後でやろう」と
未来の自分に期待しすぎないでください^^
よくも悪くも、今のあなたは
過去の行動の積み重ねで形成されています。
タスク管理が苦手、という方は
優先度の付け方、メモの方法を改善すれば
新しい「今」を積み重ねて
タスク管理が上手になっていくのではないかと思います^^
タスク管理の優先度、
「重要度」を意識していきましょう^^
今日はここまでです^^
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