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教室やスポーツクラブ、塾を運営していると、「そういえば、あの人しばらく見ていないな」と気づくのが、たいてい1か月ほど経ってからになりがちです。欠席が続いている人に早めに声をかけたい。でも出欠の記録は紙の名簿や表計算、連絡はLINEや電話とバラバラで、誰が何回休んでいるのかを一覧で見る時間がない。この記事は、そんな「欠席が続く連絡の途絶え」を、エルメ（L Message）のタグと友だち情報で「声をかける合図」に変える方法を整理したものです。
先に正直に書いておくと、エルメが出欠を自動で判定してくれるわけではありません。公式のマニュアルで確認できた範囲では、友だちの来店や出席を自動で検知して「休眠」と判定する機能の記載は見つかりませんでした。ここで扱うのは、人が記録した欠席の回数を、見落としにくい形で持っておき、声かけの一通を送る相手を絞るところまでの設計です。
「欠席が続いている人」に気づくのが遅れる、現場で起きていること
欠席が続く連絡の途絶えは、本人のやる気だけが原因とは限りません。運営側の仕組みに起因する部分も多くあります。現場でよく起きるのは次のような場面です。
- 出欠は当日のスタッフが紙やノートに付けるため、担当が変わると「前回も休んでいたか」が分からなくなる
- 欠席の連絡が来た人は記録に残るが、連絡なしで来なかった人は記録に残りにくい
- 休んだ理由（体調、家庭の事情、部活や学校行事、単純に忙しい）が人によって違い、声かけの文面を一律にしにくい
- 気になってはいても、声をかけるタイミングの目安がなく、「もう少し様子を見よう」が続いてしまう
原因を切り分けると、悩みは3つに分かれます。「記録が散らばっている」「回数を数える人がいない」「声をかける基準がない」です。LINEが役立つのは、このうち「回数の持ち方」と「声をかけたい相手だけに届ける」の2つで、「基準を決める」のは人が決めるしかありません。
| 原因 | 現場での見え方 | 対処の方向 |
|---|---|---|
| 記録の散在 | 紙・表計算・LINE・口頭で欠席の情報が別々にある | 記録先を1か所に決める（この記事ではエルメの友だち情報を例にします） |
| 回数を数える人がいない | 「何回休んだか」を誰も数えていない | 欠席ごとに回数を更新する担当と曜日を決める |
| 声かけの基準がない | 気になるが、いつ連絡してよいか分からない | 「2回続けて」など自分たちで目安を決め、合図のタグに結びつける |
| 文面を毎回悩む | 一人ずつ文面を考えて後回しになる | 理由を問い詰めない短い定型を数種類用意しておく |
LINE（エルメ）で解ける部分と、解けない部分を先に分ける
エルメの公式マニュアルから、今回の悩みに関係する機能を確認しました（取得日は2026-10-09です）。タグは、友だちを判別する目印で、特定のタグを持つ友だちだけに絞って配信できると説明されています。友だち情報管理は、友だちごとに電話番号やセミナー参加日などの情報を紐づけて管理する機能で、「選択肢」「記述」「年月日」「画像」「PDF」「ポイント」の6種類の情報タイプが用意されています。1:1チャットの画面では、友だち情報やタグを確認でき、対応ステータスやメモも付けられるとされています。
| やりたいこと | LINE（エルメ）で解けるか | 補足 |
|---|---|---|
| 欠席した人の回数を友だちごとに持つ | 解ける（人が入力する前提） | 友だち情報の「選択肢」などで持てます。1:1チャット画面から直接入力できると公式にあります |
| 「要声かけ」の目印を付ける | 解ける | タグを使います。タグが付いたときに自動で動くアクションも設定できます |
| 目印の付いた人だけに声かけを送る | 解ける | タグを指定した一斉配信ができ、配信前に予定配信者数を確認できます |
| 来ていない人を自動で見つける | 公式で確認できませんでした | 出席や来店をエルメが自動判定する機能は、確認した範囲では見つかりませんでした |
| 理由を聞いて事情を汲み取る | 解けない | 文面の工夫はできても、判断と対応は人の仕事です |
| 体調や家庭事情に踏み込んだ確認 | 解けない | LINEの一斉配信に向きません。個別の対面や電話が適切です |
記録の持ち方を決める｜友だち情報とタグの設計と、つまずきやすい点
設計の考え方は単純です。「欠席の回数」は友だち情報に持ち、「声をかける合図」はタグに持ちます。回数のような変わる値と、合図のような状態を分けておくと、後から見直しやすくなります。
手順の流れ
- データ管理の「友だち情報管理」から新規作成し、管理名（友だちには表示されません）を決めます。例として「連続欠席回数」。情報タイプは、候補から選ぶ「選択肢」にして「0／1／2／3以上」のような候補を用意する方法があります
- データ管理の「タグ管理」から新規作成で、合図用のタグを作ります。例として「要声かけ」「声かけ済み」。一度に最大20個まで作成できます
- 欠席が出たら、1:1チャット画面の友だち情報欄から回数を更新します。公式には、1:1チャット画面から直接入力できる旨の記載があります
- 回数が目安に達した人に「要声かけ」タグを付けます。タグの手動付与の手順は、確認したタグのページには詳しい説明がなかったため、公式で確認できませんでした。1:1チャットのページでは、タグの確認と一括での付け外しができるとされています
- メッセージ配信の新規作成で、配信先の絞り込みにタグを指定し、予定配信者数を確認してから送ります
つまずきやすい点も、公式の記載から整理しておきます。
| 場面 | つまずき | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 友だち情報 | 稼働設定（アクション発動の条件）に使えるのは「選択肢」と「ポイント」 | 回数に応じた自動処理を考えるなら、情報タイプを最初に選ぶ |
| ポイントを使う場合 | 指定ポイントにちょうど到達したときだけアクションが動く。飛び越えると動かない | 2点のときに動かす設定で、1点から3点に一気に上げると動かない |
| タグ追加時アクション | タグを外してもアクションは元に戻らない | 表示を切り替えるアクションを付けるなら、外すときの運用も決めておく |
| タグ指定配信 | AND条件とOR条件の選び方で対象者が大きく変わる | 予定配信者数が想定より極端に多い・少ないときは、タグの付け方を疑う |
| 予約配信 | 画面の配信予定数は登録時点の数で、配信時刻に条件を満たす友だちへ届く | 予約から配信までの間にタグを付け外しすると、対象が変わる |
声かけの一通は、小さく・短く・責めない形にする
タグが付いた人にだけ送る配信は、文面でほとんど決まります。確認できる仕組みはタグ指定の一斉配信なので、一人ひとりの事情を踏まえた対応が必要な場合は、1:1チャットで個別に送るほうが向いています。
- 理由を聞き出す書き方にしない（「どうして来ないのですか」は避ける）
- 「お休みが続いていたので、様子を伺いたくて」と、気にかけていることだけを短く伝える
- 返信は任意であることを添え、返事を急かさない
- 再開しやすい次の日程を1つだけ示す
- 休会や退会の相談も受け付けている旨を、一言だけ添える
たとえば次のような作例です（仮置きは【】で示しています）。
【お名前】さん、こんにちは。【教室名】です。ここ数回お顔を見られていなかったので、少し気になってご連絡しました。ご都合が合わないときは、そのままで大丈夫です。次回は【日付・時間】に開いています。休会や時間帯の変更のご相談もお気軽にどうぞ。
なお、LINE公式アカウントの配信頻度や販促表現について、公式のガイドラインで確認できた範囲は今回ありません。個別に確認したページには、配信頻度の制限や禁止事項の記載が見つかりませんでした。LINEヤフーの規約・ポリシーやエルメのメッセージ配信マニュアルで、契約前・運用前に確認してください。
運用ルール案とチェックリスト｜誰が・いつ・何回で動くかを先に決める
道具より決めごとのほうが、継続できるかを左右します。小さく始めるなら、次の程度を紙に書いて決めておくのがおすすめです。
| 決めること | 決め方の例 | メモ |
|---|---|---|
| 記録する人 | 出欠を付けた当日の担当が、その日のうちに友だち情報を更新 | 翌週にまとめて更新すると、記録が漏れやすい |
| 声かけの目安 | 「連続2回」「1か月に3回」など教室の事情に合わせる | 自分たちで決めた目安で、公式の基準ではありません |
| 声かけ前の確認 | 事情を知っている担当に、休会・病欠の連絡がないか聞く | すでに連絡済みの人に送るのを避ける |
| 声かけ後 | 「声かけ済み」タグに切り替え、反応を1:1チャットのメモに残す | 同じ人に続けて何度も送らない |
| 見直し | 月に1回、タグの付いている人数を一覧で確認 | 予定配信者数を見ながら、目安が厳しすぎないかも点検する |
チェックリストとして、送る前に次の点を確認してください。
- 送信対象のタグが「要声かけ」だけになっているか（AND条件・OR条件の選択を含む）
- 予定配信者数が、手元の名簿の感覚と大きくずれていないか
- 休会や退会の連絡を受けている人が含まれていないか
- 文面に、理由を問い詰める言い方や、他の人と比べる言い方がないか
- 送ったあとに「声かけ済み」へ切り替える担当が決まっているか
タグが増えて管理しづらくなってきたら、タグが増えすぎて何のタグか分からない問題｜エルメのタグ管理で整理する手順と命名ルールも参考になります。欠席の連絡そのものがバラバラな場合は、先に習い事の欠席連絡が保護者のLINE・電話・連絡帳にばらける問題の解き方｜欠席連絡の受け方を一本化するフォーム・タグ・1:1チャットで窓口を整えておくと、この記事の記録がつなぎやすくなります。
活用例（架空の設計例）｜週1回のクラスがある小さな教室の場合
以下は実在の事例ではなく、考え方を示すための架空の設計例です。成果の数字は載せていません。
週1回のクラスを開いている、生徒数が30人ほどの小さな教室を想定します。担当はスタッフ2名。出欠はこれまで紙の名簿に付けていました。そこで、エルメの友だち情報に「連続欠席回数」を作り、クラスの終わりにスタッフが当日の欠席者の分だけ更新するルールにします。出席した人は0に戻す、という一行をルールに足しておきます。
回数が「2」になった人には、週の最初の事務の日に、スタッフが「要声かけ」タグを付けます。その週のうちに、事情を知っているスタッフが「連絡済みの休会者ではないか」を確認し、問題なければタグ指定の配信で短い声かけを送ります。送ったあとは「声かけ済み」に切り替え、返信があれば1:1チャットのメモに残します。返信がなかった場合は、さらに次の週に重ねて送るのではなく、電話や対面で声をかけるかを、スタッフ2名で相談して決めます。
このように、エルメは「回数の記録先」と「送る相手の絞り込み」を受け持ち、声をかけるかどうかの判断と、その後の対応は人が持ちます。判断を機械に任せないのが、この設計のポイントです。
向かないケースと、私の見立て3点
向かないケース
- 体調や家庭事情の悪化が疑われるなど、個別の配慮が要る場合は、LINEの一斉配信ではなく電話や対面が適切です
- 緊急性のある連絡（安全に関わること）は、LINEだけに頼らず、複数の手段を用意してください
- 出欠の記録を取る習慣そのものがない場合は、先に記録の取り方を決めるのが先です
- 個人情報の扱いは、各自の方針と規約を確認してください。この記事は一般論であり、法律上の判断はしていません
私の見立て3点
- この悩みは、ツールより「数える担当と基準」の有無で決まります。目安を決めずに作ると、タグだけが増えて運用が止まりやすいと考えます
- 最初は友だち情報1つ、タグ2つ程度の小さな設計から始めるのが無理がありません
- 送る一通は、情報を引き出す文面より、気にかけていることを伝える文面のほうが、相手に負担をかけにくいと考えます
まとめ
欠席が続いている人に早めに声をかけるには、回数の記録先、声をかける目安、送る相手の絞り込みの3つを、先に決めておくことが大切です。エルメでは、友だち情報で回数を持ち、タグを合図にして、タグ指定の配信か1:1チャットで声をかける流れが組めます。一方で、来ていない人の自動判定は公式で確認できませんでしたので、記録は人が付ける前提で設計してください。休眠状態の会員への再接触を考えている場合も、考え方は同じです。小さく始めて、月に一度見直してください。
エルメの料金プランや、各機能の対象プランは変更されることがあります。契約前に公式サイトで最新の情報を確認してください。
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関連して、来店の周期に合わせた声かけの設計は再来店の目安時期（例：6週間後）に合わせて声をかけたい｜来店周期別に組むステップ配信とタグの設計でも整理しています。
