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講座やイベントの申込が、LINEのトーク、メール、紙の申込用紙の3か所から届く。締切の翌日、それぞれを見比べながら参加者名簿を一から作り直している。そんな状況の整理をしたい主催者向けの記事です。「申込を一元化したい」「名簿の作成にかかる手間を減らしたい」「申込の集計がいつも締切後にずれ込む」という悩みを、LINE公式アカウントとエルメ（L Message）のフォーム機能で、どこまで解けるかを整理します。
先に断っておくと、紙の申込まで全部なくせるわけではありません。解ける部分と解けない部分を分けたうえで、手作業を「名簿を作り直す」から「名簿を点検する」へ変えるところまでを目標にします。エルメの仕様は2026-10-10時点で公式マニュアル（フォーム作成、Googleスプレッドシート連携、CSV管理、友だち情報管理、タグ管理）を読んで確認した範囲に限ります。
名簿を作り直すとき、手間はどこで増えているのか
「名簿の作り直し」と一言で言っても、時間を使っている場所は主催者ごとに違います。よくある場面を挙げます。
- LINEで届いた「申し込みます、山田です」というトークを、名前・連絡先・参加日の欄に打ち直している
- メールの本文から、名前と電話番号を探してコピーしている
- 紙の申込用紙の手書き文字を読み取りながら、表計算の行に入力している
- 同じ人がLINEとメールの両方から申し込み、同じ名前が2行になっている
- 「3月2日の回でお願いします」と「第2回」のように、日程の書き方が人によって違う
共通するのは、申込の「入口」ごとに情報の形がばらばらなことです。形がそろっていないものを1枚の名簿にそろえる作業が、毎回発生しています。名簿を打ち込む速さを上げても根本は変わらないので、先に「そろった形で受け取る」入口を作るのが筋です。
原因の切り分け表
見直しの前に、自分の手間がどの原因に当たるのかを分けてみてください。対処の方向が変わります。
| 原因 | 現場で起きること | 見直しの方向 |
|---|---|---|
| 入口が複数ある | トーク・メール・紙のそれぞれを確認しに行く | 入口を減らす。新しい申込は1つのフォームに寄せる |
| 書式がそろっていない | 日程や人数の書き方が人ごとに違い、読み替えが要る | 選択式の質問にして、書き方をそろえて受け取る |
| 同じ人が複数回申し込む | 名簿に重複行が出て、人数が合わない | 1人1行の名簿にして、申込の経路を列で持つ |
| 締切後にまとめて作る | 名簿の完成が直前になり、確認時間が取れない | 申込のたびに行が増える形にして、途中でも見られるようにする |
| 紙・電話など、LINEに載せられない申込 | 手入力が残る | 手入力が残る前提で、入力する場所と書式を決める |
LINEで解ける部分と、解けない部分
エルメのフォーム作成は、アンケートや申込の情報を集める機能です。公式マニュアルでは、回答が自動的にユーザー情報と紐づくとされています。また、回答内容はフォーム作成一覧から確認でき、CSVでダウンロードもできます。さらにGoogleスプレッドシートと連携すると、回答が新しい行として追加されます。これで名簿の土台が自動で育ちます。
| 手間の種類 | LINEのフォームで解けるか | 補足 |
|---|---|---|
| LINEで来る申込の打ち直し | 解ける | 質問を用意したフォームの回答として受け取れる。行が自動で増える形にできる |
| 日程・人数の書き方のばらつき | 解ける | 単一選択・複数選択などの質問項目を使う。選択肢は事前に決める |
| 回答した人・していない人の見分け | 解ける | 公式マニュアルに「未回答者」「回答者」のタグを切り替える方法がある |
| メールで来る申込 | 一部のみ | メールに返信してフォームURLを案内する運用は可能。メール本文の自動取り込みは公式で確認できませんでした |
| 紙の申込用紙 | 解けない | 手入力が残る。QRコードでフォームへ案内する紙面にする運用は可能 |
| 電話での申込 | 解けない | 聞き取りながら入力するなら、入力先の場所を決める。代理入力の扱いは公式で確認できませんでした |
近い悩みの記事として、申込管理の全体像は講座・イベントの申込管理が手作業で回らないときの整理法｜受付から連絡までの流れと、LINE公式アカウント＋エルメのフォーム・タグ・リマインドが向く条件で、フォームの回答をスプレッドシートに写す作業そのものは申込フォームの回答を手でスプレッドシートに写す作業を減らす｜フォーム転記の切り分けと、手作業が残る場面で扱っています。この記事は、その手前の「入口がばらばらで名簿を作り直している」ところに絞ります。
入口を一本に寄せる手順と、つまずきやすい点
ここからは、エルメの機能名で流れを書きます。基本の考え方は「新しい申込は1つのフォームで受ける。他の入口は、フォームへ案内する側に回す」です。
手順1：名簿の列を先に決める
フォームを作る前に、名簿に必要な列を紙に書き出します。名前、連絡先、参加希望の回、人数、経路（LINE・メール・紙）、備考くらいから始めると、質問の数が膨らみません。聞かなくても業務が回る項目は、質問に入れないでください。
手順2：フォームを作る（タイプは後から変えられない）
左メニューの「フォーム作成」から新規作成し、管理名・フォーム名・タイプを決めます。タイプは、情報収集向けのシングルタイプと、回答で次の質問を切り替える分岐タイプがあり、公式マニュアルによると作成後には変更できません。名簿づくりが目的なら、まずはシングルタイプで足ります。分岐が要るかどうかは、人数や回で質問が変わるかで決めます。
手順3：回答完了時のアクションを設定する
「メッセージ・アクション設定」の回答完了時アクションで、タグの付与やテンプレートの送信などを設定できます。たとえば「申込済み」のタグを付けて、受付した旨のメッセージを送る形です。質問と回答のコピーメッセージを自動で送る設定もあるため、本人が控えを持てます。名簿の内容に間違いがあったとき、本人が気づきやすくなります。
手順4：Googleスプレッドシートと連携する
フォーム編集画面の「未連携」のラベルからGoogleにログインし、連携済みになると、回答が新しい行として追加されます。公式のつまずきポイントは3つあります。
- シートの名前は「シート1」のままにする。シートを追加するときも、「シート1」が一番左になるようにする
- 最後の行を非表示にすると、データの更新が止まる
- フォームの質問を増減すると、シートの列も自動で更新される
3つ目は便利ですが、列の位置が変わるため、集計式や別シートからの参照が崩れる原因にもなります。そのため、連携先のシートには手で触らず、名簿は別のシートに作って参照する形が扱いやすいです。ただし、手入力の行を連携先のシートに書き足したときの動作は、公式で確認できませんでした。
手順5：他の入口を「フォームへの案内」に変える
| 入口 | 変更後の運用 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| LINEのトーク | 申込の連絡が来たら、フォームのURLを返信する。1:1チャットで対応する | フォームに回答した人に「申込済み」のタグが付いているか |
| メール | 返信に、LINEの友だち追加の案内とフォームの案内を書く | メールで申し込んだ人が友だち追加に進んだか。進まなければ手入力に回す |
| 紙の申込用紙 | 用紙に、フォームのQRコードを刷る。紙で受けた分は名簿に手入力する | 紙入力の行に「経路：紙」を入れたか |
| 電話 | 聞き取りながら、担当者が名簿に直接入力する | 電話の分だけ別の列に印を付けたか |
入口の案内先をフォームに寄せても、送られてきた分がすぐゼロになるわけではありません。移行期間は、新しい形が定着するまでの数回分、手入力が残るものと考えておくと焦りません。
名簿の運用ルール案とチェックリスト
入口を寄せたあとに崩れやすいのは、名簿のほうです。次のルールを先に決めておくと、作り直しに戻りにくくなります。
- 名簿は1人1行。同じ人が別経路で申し込んだときは、行を増やさず、参加回の列で足す
- 経路の列には「LINE」「メール」「紙」「電話」のいずれかだけを入れる（表記ゆれを防ぐ）
- 連携先のシートは触らない。名簿の加工は別シートで行う
- 締切の3日前と前日の2回、人数を点検する日を決める
- 未回答者への追いかけは、公式マニュアルにある「未回答者」「回答者」のタグの切り替えで見分ける。ただし、公式の表記は「アンケート回答者」「アンケート回答」と揺れているため、画面上の名称を確認する
- CSV管理で友だち情報を書き出せる。タグや友だち追加日で絞り込める。書き出しに時間がかかる場合があるので、締切直前に頼らない
締切前の点検チェックリスト
- フォームの回答数と名簿の行数が一致しているか
- 紙・電話の分の入力が終わっているか
- 同じ名前が2行以上ないか
- 連絡先が空の行がないか
- 申込済みのタグが付いている人数と、名簿の人数が近いか
活用例（架空の設計例）
以下は架空の設計例です。実在する団体の実例ではなく、成果の数字もありません。
設定：月1回、定員20名ほどの講座を開く個人主催者。これまで申込はLINEのトーク、メール、会場に置いた紙の3経路。毎回、締切の夜に名簿を作り直している。
見直し：申込フォームを1つ作り、質問は「お名前」「連絡先」「希望の回（単一選択）」「人数（単一選択）」「備考」の5つに絞った。回答完了時のアクションで「申込済み」のタグを付け、受付メッセージを送る。紙の申込用紙には、フォームのQRコードを刷り、会場でその場で入力してもらえる案内を添える。メールで来た申込には、返信でフォームのURLを案内する。スプレッドシートはフォームと連携し、名簿は別シートに参照して作る。電話の申込は、名簿に直接入力して「経路：電話」を入れる。
運用：締切の3日前と前日に、フォームの回答数と名簿の行数を照らし合わせる。数が合わなければ、紙・電話の入力漏れを疑う。この設計では、名簿を毎回ゼロから作る作業がなくなり、点検に時間を使う形に変わります。
向かないケースと、私の見立て
向かないケース
- 申込者のほとんどがLINEを使っていない、または使いたがらない。入口をLINEに寄せること自体が負担になる
- 申込時に個人情報を多く集める。取得項目や取り扱いは、各自の方針や規約で確認が必要で、この記事では判断しません
- 申込が年に数回しかなく、名簿づくりの手間が小さい。仕組みの準備のほうが重い
- 緊急の問い合わせや、申込内容の細かい調整が多い。電話や対面のほうが適している
私の見立て3点
- 名簿の作り直しは、ツールの不足より「入口の数」と「書式のばらつき」で増えていることが多いと見ています。
- 紙と電話は無理になくそうとせず、入力先の場所と書式を決める程度にとどめるほうが長続きすると考えます。
- フォーム連携は、導入より「触ってはいけない場所を決める」運用の側で差が出るはずです。
まとめ
申込がLINE・メール・紙に分かれていると、名簿の作り直しが毎回発生します。エルメのフォームとGoogleスプレッドシート連携で、LINEから来る分は自動で行が増える形にできますが、紙と電話は手入力が残ります。まず名簿の列を決め、フォームで受ける形に寄せ、他の入口はフォームへの案内に変える。この順番で進めると、作り直しから点検へ変えられます。無料プランでの制限や、有料プランの対象機能は、契約前に公式で確認してください。
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