広告（アフィリエイトリンク）を含みます。エルメの機能に関する記述は、2026年10月9日に確認した公式マニュアルの範囲です。
「見積り、今週中にお願いできますか」と届いたのが火曜。金曜になっても、図面の確認がまだ終わらない。何も返していないまま三日が過ぎると、相手は「届いていないのかも」と疑い、二通目の催促が来ます。小規模な事務所や店舗では、取り寄せ品の入荷待ち、職人や担当者の都合、繁忙で手が回らない日など、返信が遅れる理由は毎週のように出てきます。この記事は、問い合わせへの最初の受付ではなく、すでに受け取っているが答えを出すのに時間がかかるときに送る「お待たせ連絡」の文例を、7つ紹介します。文例はすべて筆者が作った作例で、実在の事務所や店舗の文面ではありません。
最初の受付や営業時間外の返信はお問い合わせ受付完了（営業時間外）の返信文例7つ｜小規模な事務所・制作会社向けの言い回しと使いどころ、遅れを前提にした約束の粒度の考え方は返信が遅れる前提で設計する｜応答時間の伝え方・お詫びの一通・営業時間外の期待値管理で扱っています。この記事は、その後ろ、「受付済み、でも答えはまだ」の一通に絞ります。
お待たせ連絡を出す場面を4つに分け、先に3点を決める
お待たせ連絡は、理由によって書くべき内容が変わります。次の表のとおり、自分の窓口で起きる場面を先に分けておくと、文例の選び間違いが減ります。
| 場面 | 事務所での例 | 店舗での例 | 相手が知りたいこと |
|---|---|---|---|
| 調べ物・確認待ち | 図面や書類の確認、外部への問い合わせ | メーカーへの在庫確認、修理品の見立て | いつ答えが出るか、何を待っているのか |
| 物の到着待ち | 資料や見本の入荷 | 取り寄せ商品の入荷 | 入荷の目処、遅れたときの連絡方法 |
| 担当者の不在・手が足りない | 担当が出張、打ち合わせ続き | 店長が不在で判断できない | 誰が、いつ見るのか |
| 繁忙・立て込み | 決算期、年度替わり | 繁忙期、セール、連休前後 | 今は通常より遅いのか、いつまで続くのか |
文面を書く前に、次の三つを決めてください。
- 次に連絡する日時：「確認でき次第」ではなく、答えが出なくても連絡する日（例：金曜の17時まで）を決める
- 進捗が出なかったときの一通：期限が来たときに「まだ分かりません」と伝える文面も、先に用意しておく
- 急ぎのときの別窓口：電話などがあるなら案内する。ないなら、ないと伝える
どの方法で送る文例か：送り方の整理
エルメの1:1チャットは、個別の返信に使えます。テンプレートを呼び出して送るときは、送信前にテキストを編集でき、元のテンプレートは変更されないと公式にあります。そのため、お待たせ連絡は「テンプレートを呼び出して、その人の事情に書き換えて送る」形が合います。
| 送り方 | 向く文例 | 公式で確認できた点 | 注意 |
|---|---|---|---|
| 1:1チャット＋テンプレート送信 | 文例1〜6 | テンプレートを呼び出し、送信前にテキストを編集できる。元のテンプレートは変わらない | LINE名などの差し込み変換コードを使えるが、設定した変数が空にならないか見てから送る |
| 自動応答（キーワード反応） | 文例7 | キーワードで反応させる自動応答がある。反応時にタグや対応ステータスを付けられる（営業時間外返信の記事で確認済み） | 「まだ」「いつ」など短い語は、関係ない会話にも反応する |
| 一斉配信 | 繁忙期の全体告知 | テンプレートから「そのまま利用する」と「引用して編集」を選べ、前者は元の編集が反映される | 個別事情には使わない。全員に届く |
| ステップ配信 | 向かない | お待たせ連絡は個別事情で動くため、日数で自動送信する型とは相性が悪い | — |
お待たせ連絡の文例7つ（作例）
【】は差し替える箇所です。絵文字は使いません。すべて作例で、金額や日数は仮置きです。
文例1：図面の確認待ち、初めての相談者へ（設計・工務店の事務所）
この文面の狙い：受け取っていること、何を待っているか、次の連絡日の三つを短く伝え、催促される前に安心を渡す。
【お名前】様、【図面・資料】をお送りいただきありがとうございます。現在、【構造の確認】のため、社内で確認中です。【金曜の17時】までに、現時点の見立てをご連絡します。確認が長引く場合も、その日にいったん状況をお知らせします。
使いどころ：初めての相談で、見積り前に待たせるとき。 避けたい言い方：「すぐ確認します」「大丈夫です」など、中身のない安心の言葉。 差し替える箇所：【お名前】【図面・資料】【確認する内容】【連絡する日時】
送る前の確認：連絡日時は、本当に守れる日にちか。担当者の予定表と照らし合わせる。
文例2：書類の確認待ち、期限のある相談（小規模な事務所）
この文面の狙い：相手が期限を気にしているので、こちらの作業の段階と、相手がすることの有無を伝える。
【お名前】様、【書類名】を拝見しています。現時点では、こちらからお願いしたいことはありません。確認のうえ、【3営業日以内】に結果をお伝えします。追加の書類が必要になった場合は、その時点ですぐにご連絡します。
使いどころ：相手が書類の提出後に不安になっているとき。 避けたい言い方：「問題ありません」と中身を確認する前に断言すること。 差し替える箇所：【書類名】【日数】
送る前の確認：相手に「待つだけでよい」のか「何かしてほしい」のかが書かれているか。
文例3：取り寄せ商品の入荷待ち、常連のお客様へ（店舗）
この文面の狙い：入荷の目処と、遅れたときの連絡方法を示す。常連には、少しくだけすぎない丁寧さで。
【お名前】様、いつもありがとうございます。ご注文の【商品名】、メーカーに在庫を確認したところ、入荷は【来週の水曜】ごろの見込みとのことでした。入荷が決まり次第、このトークでお知らせします。お急ぎでしたら、お電話でも承ります。
使いどころ：取り寄せで、入荷日が確定していないとき。 避けたい言い方：「入荷します」と言い切ること。メーカーの見込みを伝える形にする。 差し替える箇所：【商品名】【入荷の見込み】【電話の案内】
送る前の確認：見込みと確定を区別して書いているか。
文例4：修理品の見立てが遅れている、急いでいるお客様へ（店舗）
この文面の狙い：急いでいる相手の不満を想定し、今の状況と、できない事情を一度に示す。
【お名前】様、ご預かり中の【品名】、お待たせしております。現在、【部品の確認】を行っており、見積りのご連絡が予定より遅れています。【明日の午前中】までに、金額とお渡しの目安をお知らせします。お急ぎのご事情がありましたら、このトークに一言いただければ、優先して確認します。
使いどころ：修理品の見積りが予定より遅れ、お客様が急いでいるとき。 避けたい言い方：「できるだけ早く」だけで日時を書かないこと。 差し替える箇所：【品名】【確認中の内容】【連絡する日時】
送る前の確認：「優先して確認します」と書いたなら、本当に優先できる体制があるか。
文例5：担当者が出張中で判断できない、既存のお客様へ（事務所・店舗）
この文面の狙い：誰が見るのか、いつ戻るのかを伝え、責任の所在をあいまいにしない。
【お名前】様、ご連絡ありがとうございます。担当の【氏名】が【出張】のため、【月曜】に確認してお返事します。それまでの間に、お客様の側で進めておくことがあればお伝えします。急ぎの用件の場合は、【電話番号】までご連絡ください。
使いどころ：担当者の不在で、判断できる人が席にいないとき。 避けたい言い方：「担当に伝えておきます」だけで終わること。いつ、が書かれていない。 差し替える箇所：【氏名】【戻りの日】【急ぎの連絡先】
送る前の確認：担当者本人が、その日に見ることを知っているか。
文例6：繁忙期で全体に返信が遅れている、不満が出ているお客様へ
この文面の狙い：遅れを認めて、理由を言い訳にせず、いつまでに返すかを書く。
【お名前】様、ご連絡が遅くなり、申し訳ありません。現在、【繁忙期】のため、お返事までに【通常より2〜3日】いただいております。いただいた内容は拝見しており、【金曜】までに必ずご連絡します。お待たせしていることを、重ねてお詫びします。
使いどころ：二通目の催促が来て、不満が出ているとき。 避けたい言い方：「繁忙のため仕方ありません」と、お客様の責任のように読める書き方。 差し替える箇所：【繁忙の理由】【遅れの幅】【連絡する日】
送る前の確認：お詫びの言葉が一度だけで、言い訳が長くなっていないか。
文例7：「まだですか」に反応する自動応答（短い一言）
この文面の狙い：催促の一言が来た人に、まず「忘れていない」と伝える。個別の事情は、人が続けて返す。
ご連絡ありがとうございます。いただいた件は、確認中です。担当より、順番にお返事しています。お急ぎの場合は、このトークに「急ぎ」とお書きください。
使いどころ：催促が複数来るほど立て込んでいる時期の、一次受け。 避けたい言い方：「ご迷惑をおかけして」と何度も重ねること。 差し替える箇所：キーワード（「まだ」「いつ」）、「急ぎ」という合言葉の扱い
送る前の確認：「急ぎ」と書かれたら誰が見るのか。担当を決めてから使う。
事務所と店舗で違う、遅れ連絡の注意点
事務所では、遅れの原因が「確認する作業」であることが多く、相手は成果物（見積り、結果）を待っています。連絡には、何を待っているのかを書く必要があります。一方、店舗では遅れの原因が「物」（在庫、部品、入荷）であることが多く、相手は店の外の事情を知りません。メーカーや仕入れ先の都合を、お客様の責任のように書かないことが大切です。
もう一つの違いは「顔が見えるか」です。店舗は常連と顔見知りで、文面が丁寧すぎると距離を感じさせます。事務所は逆に、初対面の相談者が多いため、丁寧語を崩しすぎないほうが安全です。
運用ルール案：連絡するタイミングの判断表とチェックリスト
| 状況 | 対応 | 理由 |
|---|---|---|
| 受付から半日以内で、答えが出る見込み | 連絡しない | 先に答えを返したほうが早い |
| 答えが当日中に出ない | 当日中に文例1・2・3を1通 | 催促を待たずに、次の連絡日を伝える |
| 約束の日になっても答えが出ない | 約束の日の午前中に「まだ」と1通 | 何も言わずに日を過ぎるのが最も不信を生む |
| 二通目の催促が来た | 文例6、または人が直接電話 | 不満が出ている。定型だけで済ませない |
- お待たせ連絡のテンプレートを、場面ごとにエルメのテンプレートに登録し、フォルダで分けた
- 送る前に、次の連絡日が守れるか、担当者に確認した
- 1:1チャットの対応ステータスに「連絡待ち（こちらが返す）」を作り、お待たせ連絡を送った相手に付けた
- 約束の日が来たら、答えが出ていなくても一通送ることを、スタッフ全員で共有した
- エルメは既読かどうかを確認できないため、既読を前提にした言い方（「ご覧いただいていますか」）は使わない
活用例（架空の設計例）
ここからは架空の設計例です。実在の事例ではなく、成果の数字もありません。
設定：スタッフ4人の小さな工務店の事務所。見積り依頼がLINEで届く。担当は2人で、現場に出ている日は画面を見られない。
- エルメのテンプレートに「お待たせ連絡」フォルダを作り、文例1（図面確認待ち）と文例5（不在）を登録
- 1:1チャットの対応ステータスに「見積り確認中」「連絡日あり」を作り、お待たせ連絡を送ったら「連絡日あり」に変更
- 毎朝のミーティングで、ステータスが「連絡日あり」の人の約束日をホワイトボードに書き出す
- 約束日に答えが出ていなければ、その日の午前中に「現時点の状況」だけの一通を送る
この設計のポイントは、ステータスで「約束日がある人」を一目で分けることです。逆に、ステータスを増やしすぎると、更新が追いつかなくなります。最初は二つ程度にとどめるのがおすすめです。
向かないケースと、私の見立て3点、まとめ
向かないケース。次のような場合は、LINEで済ませず、電話や対面に切り替えたほうがよいと考えます。
- クレームの度合いが強く、文面では相手の感情を悪化させそうなとき。声で謝るほうが伝わる
- 事故・けが・安全に関わる連絡。遅れのお詫びではなく、すぐに電話で状況を伝える必要がある
- 金額や契約内容が変わる話。LINEの短文ではなく、書面や対面で確認する
- 相手がLINEをほとんど見ない人。電話や郵送を使う
私の見立て3点です。
- お待たせ連絡の価値は、文面の上手さより「次の連絡日を書いたかどうか」にあります
- 答えが出ない日にも一通送る決めごとを作ると、催促が来る前に落ち着く
- 自動応答で済ませられるのは「忘れていない」の一次受けまで。中身の説明は人が書く
確認が必要な点。エルメの1:1チャットに、担当者を割り当てる専用の項目は、該当ページに記載が見当たりませんでした。通知を受け取る専用の設定の記載も見当たりませんでした。担当の割り振りや通知の運用は、契約前に公式へ確認してください。
まとめ。お待たせ連絡は、場面を分け、次の連絡日を決め、テンプレートを呼び出して一言書き換えて送る形が、小さな事務所や店舗に合います。まずは文例1か文例3から、自分の窓口に合わせて書き換えてみてください。
構築代行のご案内（30万円〜・税別）
テンプレートのフォルダ分けや、対応ステータスの設計は、最初に形を作るのが一番大変な部分です。自分で組むのが不安な方向けに、構築代行を行っています。詳しくは構築代行のご案内をご覧ください。
