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閉店後、レジ横の付箋を一枚ずつはがして、ノートに書き写す。「赤のMサイズ、入ったら連絡」「あの焼き物の小皿、次はいつ？」。入荷の箱を開けた日は、この付箋をめくりながら電話をかけたりDMを打ったりして、気づけば一時間が過ぎている。しかも、連絡したかどうかの記録はどこにもない。この記事は、そういう「入荷待ちのお客様への個別連絡」を、商品ごとのタグで受け付けて、入荷した日にまとめて知らせ、送り終わったらタグを片付けるところまで、エルメ（L Message）の公式マニュアルで確認できた機能の範囲で組み立てる手順です。
入荷のお知らせの「文面」は、別記事の入荷・再入荷のお知らせの文例7つ｜雑貨店・アパレル向けの言い回しと使いどころで扱っています。ここでは文面ではなく、「誰が何を待っているかを、どう受け付けて、どう消すか」という仕組みの側を書きます。
入荷待ちの個別連絡が、入荷のたびに破綻する理由｜LINEで解ける部分と解けない部分
個別連絡が回らなくなるのは、担当者の気合いが足りないからではありません。たいていは、次の四つのどれかが原因です。どれが自分の店に当てはまるかで、直す場所が変わります。
| 症状 | 原因 | 見分け方 | 次の一手 |
|---|---|---|---|
| 連絡し忘れる人が出る | 待っている人の記録が付箋・ノート・頭の中に分散している | 入荷日に「誰に連絡するか」を集めるのに時間がかかる | 待ち登録の入口を一つに揃える（タグで受ける） |
| 同じ商品を待つ人の一部にだけ連絡してしまう | 商品ごとに待ち人数が増減し、リストが更新されない | 「前回は何人に連絡したか」が答えられない | 商品別のタグ＋送信後の記録を決める |
| 連絡しても売り切れていてクレームになる | 待ち人数が入荷数より多いのに、全員へ同時に知らせている | 待ち人数と入荷数を並べたことがない | 入荷数を超える場合の送り方を先に決める（後述の判断表） |
| 連絡の手段がバラバラで抜ける | 電話・DM・店頭口頭が混在 | 同じ人に二重に連絡した／誰にも連絡していない日がある | 連絡の手段を「LINEのタグ指定配信」に一本化し、例外だけ1:1 |
LINEで解ける部分
- 「入荷待ちです」という申し出を、店員が書き取らずに受け付けること（自動応答・フォーム・タグ）
- 商品別に待っている人を一覧で数えること（タグ一覧で友だち数が見える）
- 入荷した日に、待っている人だけへ一度に知らせること（タグ指定の一斉配信）
LINEでは解けない部分
- 実際の在庫があるかどうか、サイズや色が揃っているかの確認（人が棚で見る）
- 待ち人数が入荷数を超えたときの、誰を優先するかの判断（店のルールで決める）
- 入荷時期の約束（仕入れ先次第のものは、約束の文面にしない）
つまり、仕組みで置き換えられるのは「受付」と「一斉の知らせ」です。「誰に売るか」の判断は残ります。ここを混ぜないほうが、あとで揉めません。
商品ごとの「入荷待ちタグ」を作る｜入口は三つ、命名は先に決める
エルメのタグは「データ管理」の「タグ管理」から作ります。公式マニュアルによると、「+タグ追加」で一度に最大20個、CSVで一括なら一度に最大200個まで作成できます（取得日2026-10-09）。入荷待ちは商品ごとにタグが増えやすいので、最初に命名ルールを決めます。
- 形式：「待_商品コード_サイズ色」（例：待_A012_M赤）。店の管理用の商品コードがなければ、商品名を短くしたものを使います
- フォルダ：タグ管理にはフォルダを作れるので、「入荷待ち」専用のフォルダを一つ作って他のタグと分けます
- 寿命：入荷待ちタグは「送ったら外す」前提のタグです。名前の頭に「待_」を付けておくと、あとで一覧から棚卸しをするときに見分けられます
タグが増えすぎて意味不明になる問題は、タグが増えすぎて何のタグか分からない問題｜エルメのタグ管理で整理する手順と命名ルールが詳しいです。入荷待ちは増えやすい分野なので、先に目を通しておくと安心です。
入口1：店頭のPOPに印刷した合言葉を、お客様に送ってもらう
キーワード自動応答では、友だちが送った文字に反応して、タグの付与や削除を行えます。一致方式は「完全一致」と「部分一致」から選べます。入荷待ちでは、商品ごとに短い合言葉（例：「待A012」）を決め、売り切れ商品の棚札やPOPに印字しておく使い方が考えられます。お客様は棚の前で合言葉を送るだけで、その商品の待ちタグが付きます。
つまずきやすいのは一致方式です。公式でも、部分一致はキーワードを含む文章すべてに反応するため想定外の反応に注意と案内されています。「待A012」を部分一致にすると、「待A0123」のように桁が増えた別の合言葉にも反応する恐れがあります。合言葉は桁数をそろえるか、完全一致にして、ほかの合言葉と前方が重ならないようにします。
入口2：フォームで商品を選んでもらう
合言葉を覚えてもらうのが難しい客層なら、フォームが向きます。公式の先着プレゼントの手順では、フォームの「メッセージ・アクション設定」でタグを選び「つける」を指定すると、回答者に自動でタグが付くと案内されています。選択式の質問を使って、商品名を選んでもらう形にします。フリープランのフォーム上限は3つ（取得日2026-10-09）なので、商品ごとにフォームを作るのではなく、「入荷待ちフォーム」を一つ作って選択肢で分ける設計にします。
入口3：店員が1:1チャットから手で付ける
対面で「入ったら教えてください」と言われたときは、店員が1:1チャットで友だちを選び、タグを付けます。公式の手順では、タグ付けの手段として1:1チャットでの個別付与のほか、友だちリストでの絞り込み後の一括付与、CSVでの取り込みが案内されています。注意点が一つあります。タグに「タグ追加時アクション」を設定している場合、1:1チャットからの手動付与でもアクションがすぐ実行される、と公式の企画の手順に書かれています。待ちタグにアクションを仕込むときは、付与する対象を確認してからにします。
入荷した日の送り方と、送ったあとのタグの片付け
入荷した日にやることは、実はそれほど多くありません。公式の「タグ付けしたユーザーへの一斉配信方法」の流れを、入荷待ち向けに書き直します。
- 「メッセージ」→「メッセージ配信」で新規作成し、管理用タイトルに「入荷_商品コード_日付」のように書く
- 配信先の「絞り込み」から「設定」を開き、条件の種類を選ぶ（一つのタグだけなら迷わない。複数商品の待ち人をまとめるなら「どれか1つ」）
- 左の列の「タグ」から、「待_A012_M赤」を選ぶ
- 「保存」を押して表示される予定配信者数を、手元の待ちリストと照らす
- 本文を作り、「メッセージの登録に進む」で配信予約を作る
- 送信後、タグ一覧でその商品のタグの友だち数をクリックし、一括解除の対象にする
最大の落とし穴は、公式も注意しているとおり、絞り込みを設定し忘れると初期設定の「全ての友達」に届くことです。入荷待ちの連絡が全員に飛ぶと、待っていない人に「売り切れ間近」の通知が届き、待っている人の優先感も薄れます。予定配信者数が想定より極端に多いときは、保存せず前の画面に戻ります。
もう一つ、タグの片付けです。送ったあとにタグを残すと、次の入荷のときに、すでに買った人へ再び連絡してしまいます。公式のタグ管理の説明では、一覧画面で友だち数をクリックして対象の友だちを確認でき、そこからタグを一括解除できます。「送る→確認→外す」を一つの作業としてまとめておきます。
待ち人数と入荷数で、送り方を決める判断表
| 状況 | 考え方 | 送り方の例 |
|---|---|---|
| 待ち人数が入荷数以下 | 全員が買える見込みがある | タグ指定の一斉配信で全員へ。文面に「数に限りがあります」を添える |
| 待ち人数が入荷数より多い | 一斉に送ると売り切れ後の連絡が増える | 待ち登録の順に分けて配信する、または店の優先ルール（登録順・来店順）を決めて、上位の人を1:1で案内する |
| 最初から枠を決めたい（取り置きは先着5名など） | タグの付与人数に上限を設ける | タグ追加時アクションの「人数制限」に上限数を入れ、超過した人には受付終了の案内を返す |
| 再入荷が未定 | 約束できない | 配信しない。問い合わせには「未定」と返す自動応答だけ用意する |
| 一点物 | 待つ人を作ること自体が合わない | 待ちタグを作らず、入荷時に新入荷としてお知らせする（別記事の文例参照） |
「人数制限」は、公式の説明では「タグを付与できる人数に上限を設けられ、上限を超えるとタグが付かず、代わりのアクションを実行できる」とされています。取り置き枠のような「待ち登録の上限」に使えます。ただし、手動で付与した人数が上限の数に含まれるか、公式ページには記載がありません。枠を厳密に管理したい場合は、テスト用の友だちで試してから使います。タグ追加時アクションの仕組みは、エルメのタグ追加時アクションで自動化する方法と、つまずきやすい点に整理しています。
そのまま使える運用ルール案と、確認が必要な点
運用ルール案（店のメモにそのまま貼れる形）
- 待ちタグの名前は「待_商品コード_サイズ色」で統一し、「入荷待ち」フォルダに入れる
- 合言葉は桁数をそろえ、他の合言葉と前方が重ならないようにする（部分一致を使う場合）
- 入荷した日は、配信を登録する前に、予定配信者数と手元の待ち人数を照らす
- 数が合わないときは配信せず、先に絞り込みの条件を見直す
- 送り終えたら、その日のうちに待ちタグを一括解除する（担当：入荷を受けた人）
- 入荷数より待ち人数が多い商品は、優先ルール（登録順など）を先に決めてから配信する
- 月に一度、待ちタグの一覧を開き、誰にも付いていない・半年以上動いていないタグを削除する
- 店員が手で付けるときは、お客様に「入荷したらLINEでお知らせします」と一言伝える
確認が必要な点（公式で確認できなかったこと）
- 複数のキーワード自動応答が同じメッセージに反応したときの優先順位は、確認したページに記載がありません
- 手動で付けたタグが、人数制限の数に含まれるかは記載がありません
- タグ管理・キーワード自動応答の対象プランは、確認したページに記載がありません。契約前に公式で確認してください
- タグの総数や1人あたりの付与数の上限は、確認したページに記載がありません
- 配信内容や頻度についてのLINEヤフー側のルールは、今回の範囲では個別に確認していません。運用前に規約を確認してください
活用例（架空の設計例）｜小さなセレクト雑貨店の「再入荷待ち」
実在の店や成果を示すものではなく、考え方を伝えるための架空の設計例です。店員は2人、取り扱いは作家ものの器と布小物。人気の小皿（商品コード：A012）が売り切れ、入荷は不定期だとします。
- 棚の空いたところに「再入荷をLINEでお知らせ｜「待A012」と送信してください」のPOPを置く（キーワード自動応答、完全一致、タグ「待_A012」を付与）
- 自動応答の返信は、「お知らせの登録をしました。入荷時期は未定です。入った日にこのトークでお伝えします。※自動返信です」と、時期を約束しない文にする
- 対面で頼まれた分は、店員が1:1チャットから「待_A012」を付ける
- 入荷した日、閉店後に配信を作る：絞り込み＝タグ「待_A012」。予定配信者数を、タグ一覧の人数と照らす
- 文面は「【商品名】が【日付】に入荷しました。数に限りがあります」。入荷が3点で待ちが7人なら、優先ルール（登録の早い順に3人へ1:1）を使い、残りには「次回の入荷時にご案内します」と返す
- 送り終えたら、買われた人から順にタグを外す。買わなかった人は、翌週まで残して再度様子を見る
LINEより電話・対面のほうがよい入荷連絡
- 高額な一点物や、特注・取り寄せの品：金額・支払い・返品の確認が必要で、文字のやり取りだけだと誤解が残ります。電話か来店での確認が確実です
- お客様の連絡手段がLINEでない場合：無理にLINE登録を求めず、いつもの連絡手段を残します
- 店頭と通販で在庫を共有していて、数分単位で在庫が変わる場合：LINEの知らせが届く頃には売り切れており、不満のもとになります
- アレルギーや安全に関わる商品の入荷・回収：連絡が確実に届くことが最優先で、タグで絞ると漏れが出ます。全員への連絡や個別の確認を優先します
私の見立て3点とまとめ
- 入荷待ちの連絡で一番効くのは、文面の工夫より「受付の入口を一つに揃えること」だと考えます。付箋・口頭・DMが混在している限り、記録は一元化されません。
- 「送ったら外す」まで一つの作業にしておくと、次の入荷での二重連絡を防げます。タグは付けるよりも、外す運用のほうが抜けやすいからです。
- 待ち人数が入荷数を超えるときの優先ルールは、機能ではなく店の判断です。LINEに任せず、先に決めて、お客様に伝わる形にしておくほうが揉めにくいと考えます。
まとめです。入荷待ちの個別連絡を、商品別タグで受け付け、入荷日にタグ指定で一斉に知らせ、送ったらタグを外す。この流れにすると、「誰に連絡するか」を集める時間と連絡し忘れを減らせます。一方で、在庫の確認や優先順位の判断は人の仕事のまま残ります。まずは売り切れている商品を一つ選んで、小さく試すところから始めるのが現実的です。
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