雨天・荒天による中止連絡の文例7つ｜アウトドア・体験イベント向けの言い回しと使いどころ

広告（アフィリエイトリンク）を含みます。本記事の機能に関する記述は、エルメ公式マニュアルを確認した2026-10-09時点の内容です。

カヤック、キャンプ、収穫体験、トレッキング、星空観察のような屋外の体験イベントでは、天候が理由の中止・変更の連絡が避けられません。しかも、連絡が遅れる、文面が曖昧で参加者が現地に向かってしまう、同じ内容を何度も問い合わせられる、といった手間が重なりやすい場面です。この記事では、雨天・荒天による中止連絡の文例を、アウトドア・体験イベント向けに7つ紹介します。文例はすべて筆者の作例です。なお、中止するかどうかの安全面の判断には踏み込みません。それは主催者と現地の安全管理の責任で行うもので、ここでは「主催者が決めた判断基準を、どう文面に入れて伝えるか」だけを扱います。

屋外の体験イベントで、中止連絡が混乱しやすい理由

室内の教室と違い、屋外イベントは「中止か実施かが直前まで決まらない」ことが普通です。そのため、混乱は次のような形で現れます。

• 前日に「雨予報ですが実施予定です」と伝えたまま、当日朝の判断を連絡し忘れる
• 「中止の場合は連絡します」とだけ書いていて、連絡が来ないことが実施の合図なのか、連絡漏れなのか参加者が判断できない
• 集合場所へ向かう途中、あるいは現地到着後に中止が決まり、参加者がすでに移動している
• 遠方から来る参加者と、地元の参加者とで、必要な連絡の時刻が違う
• 中止のとき返金や振替がどうなるかが、申込時の案内と食い違う

どれも、文面の巧拙より「いつ、何を基準に、誰が決めて、どの手段で伝えるか」が事前に決まっていないことが根っこです。以下ではまずその基準を整理し、次に文例へ進みます。

先に決める：判断基準と連絡の約束を、申込時の案内に入れる

中止連絡の文例を使う前に、申込時の案内文に次の約束を入れておくと、当日の連絡が短くて済みます。基準の中身（どの状況で中止にするか）は、各イベントの主催者が、現場の安全管理や保険・規約に沿って決めてください。ここでは、文面に入れる項目だけを示します。

文面に入れる項目	書き方の考え方	【】の仮置き例
判断する人・時刻	「誰が」「いつまでに」判断し連絡するかを書く。時刻を決めて約束する	【主催者名】が前日【18時】と当日【集合の3時間前】に判断
中止にする状況	主催者が定めた基準を、できるだけ具体的な言葉で。数値を使う場合は主催者が根拠を確認したものだけ	【当社の実施基準に基づき、】【警報の発表時】など
実施するが内容を変える場合	コース短縮、代替会場、屋内プログラムへの切り替えなどの有無	【短縮コースに変更する場合があります】
連絡手段と届かない場合の動き	LINEの連絡が届かない場合に、どうすればよいか	【LINEが見られない場合は、集合前に【電話番号】へ】
中止時の取り扱い	返金・振替・次回優待などは、事前告知した規約に従う旨を書く	【参加費の取り扱いは申込時の規約のとおり】
「連絡がない＝実施」にしない	連絡がなければ実施、とは書かず、実施の場合も必ず連絡する運用にする	【実施の場合も、必ず「実施します」とご連絡します】

最後の行が特に重要です。「連絡がなければ実施」にすると、送信漏れや通知の見落としが、そのまま事故につながります。実施の場合も連絡する、と決めてしまうほうが、運用としては単純です。

どの配信形態で送るか：一斉配信・リマインド・自動応答・1:1の使い分け

エルメの公式マニュアルで確認できた範囲で、場面ごとの配信形態を整理します。

配信形態	確認できた公式の仕様	文例での使いどころ
一斉配信（メッセージ配信）	即時配信か配信予約を選べる。配信先は全員、またはタグの有無などで絞り込める。予定数は目安で、予約配信は配信時点で条件に合う人に届く	中止・実施の決定連絡（文例1〜5、7）
リマインド配信	イベントの開催日時などを終了日にして、その手前で配信できる。終了の○日前の○時、または23時間59分前までの時間指定ができる。イベント予約では、日程を変更すると元のリマインドが止まり、キャンセルでも停止する	前日の持ち物・集合案内（文例2の前段）
ステップ配信	開始後の日時や経過時間で自動送信。作成しただけでは動かず、アクションからの開始が必要	天候連絡には向きにくい（理由は後述）
自動応答	キーワードや時間帯で自動返信できる。夜間をまたぐ時間帯は、2つの設定に分ける必要がある	「今日は実施しますか」への定型返信、時間外の案内
1:1チャット	個別のやりとり	集合後の個別連絡、遅刻・道に迷った人への対応（文例6）

ここで注意したいのは、予約済みの参加者全員にリマインドが予約されている場合です。イベント予約機能では、個々の予約がキャンセルされたときや日程が変更されたときのリマインド停止は確認できましたが、イベント自体を中止したときに、予約者全員のリマインドを一括で止める方法は、今回確認した範囲では見つかりませんでした。中止が決まったら、予約済みのリマインドが残っていないかを必ず確認し、残るなら先に停止する、という手順をチェックリストに入れてください。予約機能の違いはエルメの予約機能3種類の違い｜サロン予約・レッスン予約・イベント予約をどう選ぶかに整理しています。

雨天・荒天による中止連絡の文例7つ（作例）

以下はすべて筆者の作例です。【】の部分は、自分のイベントの情報に差し替えてください。判断基準の中身は、主催者の責任で決めたものを入れます。

文例1　前日の中止決定（一斉配信）

使いどころ：前日の【18時】の判断で、翌日の中止を決めたとき。判断の時刻を事前に約束している場合に使います。

【イベント名】をご予約のみなさまへ

【主催者名】です。明日【日付】開催の【イベント名】は、【当社の実施基準】に基づき、中止とさせていただきます。

・集合場所への移動は不要です

・参加費の取り扱い：【申込時にご案内した規約のとおり】、【振替・返金の手続き】は【日付】までに本アカウントからご案内します

楽しみにしてくださっていたところ、申し訳ありません。

ご不明点は、このトークにご返信ください。

避けたい言い方：「天候不良のため中止です」だけで終わらせる言い方。何が基準で、参加者が何をすればよいかが分かりません。「たぶん中止です」「中止かもしれません」のような曖昧な表現も避けます。

差し替える箇所：【イベント名】【日付】【当社の実施基準】【振替・返金の手続き】【日付】

文例2　前日の「保留」連絡と、最終判断の時刻予告（一斉配信）

使いどころ：予報が分かれていて、前日の時点では決めきれないとき。決めない代わりに、次の連絡時刻を約束します。

【イベント名】【日付】開催をご予約のみなさまへ

【主催者名】です。現在、天候の見通しが定まっておりません。

実施するか中止するかは、当日【6時】に【判断者の役職】が判断し、【7時】までにこのトークでお知らせします。

それまでの準備として、

・雨具（【レインウェア】）と着替えをご用意ください

・【7時】の連絡を確認してから、ご自宅を出発してください

実施の場合も、中止の場合も、必ずご連絡します。

避けたい言い方：「当日の状況次第です」とだけ書き、連絡の時刻を言わないこと。参加者が出発のタイミングを決められません。

差し替える箇所：【イベント名】【日付】【6時】【7時】【判断者の役職】【レインウェア】

文例3　当日朝の「実施決定」連絡（一斉配信）

使いどころ：保留のあと、実施と決めたとき。「連絡がないから実施」ではなく、実施もはっきり伝えるための文例です。

【イベント名】をご予約のみなさまへ

【主催者名】です。本日【日付】の【イベント名】は、実施します。

・集合：【時刻】に【集合場所】

・当日の天候によっては、現地で内容の変更や、途中で中断することがあります

・途中で変更・中断する場合は、このトークと、現地のスタッフからお伝えします

お気をつけてお越しください。

避けたい言い方：「問題なく実施です！」のように、リスクがないと受け取れる断定。現地で内容が変わる可能性は、実施連絡にも書いておきます。

差し替える箇所：【イベント名】【日付】【時刻】【集合場所】

文例4　実施はするが、内容を変更する連絡（一斉配信）

使いどころ：コース短縮、代替会場、屋内プログラムへの切り替えなど。参加を取りやめたい人の選択肢も用意します。

【イベント名】をご予約のみなさまへ

【主催者名】です。本日の【イベント名】は、天候のため内容を変更して実施します。

変更点

・【川下りコース】から【湖畔の短縮コース】へ

・所要時間：【3時間】から【1時間30分】へ

・集合時刻と集合場所は変わりません

変更後の内容では参加が難しい場合は、【時刻】までにこのトークへご返信ください。【取り扱い】はご案内のとおりです。

避けたい言い方：変更点を一文にまとめて長くすること。変更前と後を、箇条書きで見比べられるようにします。

差し替える箇所：【イベント名】【川下りコース】【湖畔の短縮コース】【所要時間】【時刻】【取り扱い】

文例5　延期・振替日の案内（一斉配信、または絞り込み配信）

使いどころ：中止後に、振替日を案内するとき。申込者のうち、振替を希望する人にだけ送る場合は、タグで絞り込みます。

【イベント名】をご予約いただいたみなさまへ

先日は中止となり、失礼いたしました。【主催者名】です。

振替日を次のとおりご用意しました。

・【日付1】【時刻】

・【日付2】【時刻】

ご希望の日を、【フォームのURL】からお選びください。受付は【日付】までです。

振替を希望されない場合の【返金などの手続き】は、【申込時の規約のとおり】です。

避けたい言い方：「ぜひまたお越しください」だけで終わること。次の行動（どこから選ぶか、いつまでか）が分かりません。

差し替える箇所：【日付1】【日付2】【時刻】【フォームのURL】【日付】【返金などの手続き】

文例6　集合後・実施中の中断連絡（現地スタッフ＋LINE）

使いどころ：現地にいる参加者へ、天候悪化で中断するとき。LINEは補助にとどめ、現地では口頭と掲示を優先します。

【イベント名】の参加者のみなさまへ

【主催者名】です。天候の変化により、本日のプログラムを【時刻】で中断します。

スタッフの案内に従い、【避難場所】へ移動してください。

LINEでの連絡を待たずに、スタッフの指示を優先してください。

中断後の流れは、のちほど現地とこのトークでお知らせします。

避けたい言い方：長い説明文。現地では読まれない前提で、1画面で収まる短さにします。安全に関わる指示は、LINEだけに頼らず、声かけで行うのが基本です。

差し替える箇所：【イベント名】【時刻】【避難場所】

文例7　中止後のお詫びと、次回案内（一斉配信）

使いどころ：中止から数日後に、振替や返金の手続きが終わった人へ送る連絡です。販促色は控えめにします。

【イベント名】にご予約くださったみなさまへ

【主催者名】です。先日は中止となり、ご予定を調整いただいたにもかかわらず、申し訳ありませんでした。

お手続きの状況は、おかげさまで【完了】しました。

次回は【時期】を予定しています。決まり次第、このトークでお知らせします。

ご意見があれば、このトークにご返信ください。

避けたい言い方：お詫びの直後に割引や特典の話を重ねること。中止直後は、お詫びと事務連絡だけにとどめます。

差し替える箇所：【イベント名】【完了】【時期】

送る前後の手順と、漏れ防止のチェック

天候連絡の基本の流れ

1. 申込時に、判断者・判断時刻・連絡手段を案内に明記する（前節の表）
2. 開催日ごとにタグを付けておく。例：【0815カヤック】のような日付入りタグ。複数の開催日がある場合に、対象者だけに送れる
3. 決定したら、一斉配信を新規作成し、配信先をタグで絞る。条件が「すべて満たす」か「いずれかを満たす」かは、予定数を見て確認する
4. 送信前に、予定配信者数が参加予約の人数と大きくずれていないか確認する。予定数は目安であり、予約配信では配信時点の条件で変わる
5. 即時配信にするか、配信予約にするかを選ぶ。判断時刻の直後に送るなら、予約で時刻を揃える
6. 送信後、予約済みのリマインドや、自動応答の内容が古くなっていないか確認する
7. 現地スタッフにも同じ内容を共有する

漏れ防止チェックリスト

• 配信先は、その開催日の参加者だけになっているか（他日の参加者に届いていないか）
• 手動で追加した予約者のタグが抜けていないか（管理画面から手動で追加した予約は、定員などの設定を無視して登録される仕様のため、見落としやすい）
• 中止決定後に残るリマインドを止めたか
• 自動応答に「実施しますか」の定型返信を入れている場合、中止後は内容を更新したか
• LINEを使っていない参加者への連絡手段（電話など）を用意したか
• 配信文面を、もう一人が読み直したか。複数人での分担は配信文の作成・確認・予約の分担表を作る｜複数人運用で誤配信を防ぐ役割の決め方が参考になる

ステップ配信は、天候連絡には向きにくいと考えます。開始後の経過日数で自動送信する機能なので、当日の天候で内容が変わる連絡とは性質が合いません。天候連絡は、人が判断して一斉配信するのが基本です。

活用例と向かないケース

活用例（架空の設計例）

実在の事例ではなく、設計の考え方を示す架空の例です。成果の数字はありません。

【サンプル川下り体験】を想定します。申込時に「前日18時と当日6時に判断し、7時までにLINEでお知らせします。実施の場合も必ず連絡します」と明記します。参加者には開催日ごとのタグを付けます。前日18時に保留の連絡（文例2）、当日6時に判断、7時までに実施（文例3または4）か中止（文例1）を一斉配信で送ります。夜間の「実施しますか」という問い合わせには、自動応答で「最終判断は【7時】までにお知らせします」と返します。この返信文は、判断後に必ず更新します。

向かないケース

• 安全に関わる判断そのもの：判断はLINEの設定ではなく、主催者と現場の安全管理で行う
• 集合後・活動中の緊急連絡：LINEが読まれる保証はなく、現地では声かけと掲示を優先する
• LINEを使っていない人への連絡：電話やメールなど、別の手段を併用する
• 返金やキャンセル料に関する個別の交渉：個別に、記録が残る形で対応する
• 子どもだけで参加するイベントの保護者連絡：連絡先の扱いは各自の方針・規約を確認し、LINE以外の連絡手段も備える

私の見立てとまとめ

私の見立て

1. 中止連絡は、文面の上手さよりも、判断者・判断時刻・連絡手段を事前に約束していることのほうが効きます。
2. 「連絡がなければ実施」にしない運用が、いちばん事故を減らせると考えます。実施も連絡する、と決めるほうが単純です。
3. 自動化できるのは、配信の予約とタグでの絞り込みまでです。中止の決定と、現地の安全は人が持つものです。

まとめ

雨天・荒天の連絡は、判断基準を申込時に約束しておけば、当日の文面はかなり短くできます。エルメの一斉配信とタグの絞り込み、配信予約、リマインド、自動応答を組み合わせると、送り先の取り違えや連絡漏れを減らせます。一方で、イベント中止時に予約者全員のリマインドを一括停止する方法や、配信後の取消、テスト配信の詳細は、今回の公式ページでは確認できませんでした。まず無料で触り、自分のイベントの流れで試してください。

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