※この記事は広告（アフィリエイトリンク）を含みます。
整体やリラクゼーションの予約は、1人のお客様に60分から90分ほどの枠を丸ごと充てる形が多く、キャンセルが出た枠は簡単には埋まりません。かといって、体調がすぐれない方に「キャンセル料がかかります」と書くのは気が引けます。この記事では、キャンセルを「お願いする」連絡と「受ける」連絡の文例を8つ、作例としてまとめました。実在の店舗の文面ではなく、本記事のために作った例です。効果や効能を断定する表現は含めていません。
整体・リラクゼーションでキャンセル連絡が書きにくい理由
飲食店や物販と違い、この業種ならではの事情が重なります。
- 枠の単位が大きい：直前のキャンセルは、そのまま1時間以上の空きになります。
- 体調の理由が多い：当日の体調不良や発熱による連絡が多く、責めるような文面は関係を損ねます。
- 施術可否の判断が難しい：発熱時、妊娠中、けがの直後などに施術を行うかは、お客様の状態や各院の方針で変わります。文面で医療的な判断はせず、「当店の方針」と「ご不安なら医療機関へ」という一般的な案内にとどめます。
- 回数券やコースの扱い：キャンセルした回を消化扱いにするか、振り替えるかで、お客様の受け止めが変わります。
- 担当者の指名：施術者を指名している場合、日程の振り替え先が限られます。
これらを事前にルールとして決め、文例の【】に当てはめる形にしておくと、受付の方が毎回悩まずに済みます。業種全体の連絡の切り分けは整骨院・整体院のLINE連絡を整える｜初診の問診・予約変更・次回来院のご案内の切り分けやエステ・リラクゼーションサロンのLINE連絡を整える｜初回カウンセリングの案内・次回予約・お休み期間の連絡で扱っているので、この記事ではキャンセル連絡の文面に絞ります。
どの方法で送る文例か：配信形態の整理
エルメでは、文例ごとに向く送り方が違います。取得日2026-10-09時点の公式マニュアルから確認できた内容で整理します。
| 送り方 | 向く文例 | 公式で確認できた内容 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 予約内容の自動送信（サロン・面談予約） | 文例1 | 予約日時・コース名・スタッフ名・キャンセル用URLなどを差し込める。キャンセル可否や締切日時の設定もある | 変更時の自動送信は公式で確認できませんでした |
| リマインド配信／予約のリマインド | 文例2 | 前日など、日数と時刻、または経過時間で配信タイミングを指定できる。サロン予約では、キャンセルされるとリマインドは自動停止と記載 | リマインド配信の単独ページには、キャンセル時の扱いの記載なし |
| 自動応答 | 文例3 | キーワードに自動で返信できる。公式の活用例に、キャンセル連絡への返信が挙がっている | 「キャンセル」の一語で返すため、ほかの文脈に誤反応しない設計が必要 |
| 1:1チャット | 文例4・5・7・8 | 個別の事情に合わせて手で返信する | 文面の確認と、記録を残す手間がある |
| 一斉配信（絞り込み） | 文例6 | タグの有無などで対象を絞って配信、予約配信も可能 | 個別事情が異なる連絡を一斉に送らないよう注意 |
自動応答の組み方はキーワード応答の設計｜拾うキーワードの決め方と、拾いすぎ・拾い漏れの直し方に詳しくまとめています。
キャンセルをお願いする・受ける連絡の文例8つ（作例）
【】は差し替える部分です。そのまま送らず、お店の方針に合わせて整えてください。
文例1：予約完了メッセージに添えるキャンセルのご案内
送り方：予約内容の自動送信（予約完了時）
【お名前】様
ご予約ありがとうございます。【日時】に【コース名】で承りました。
キャンセルや日時のご変更は、【締切の日時】までに、このトークでお知らせください。
それ以降のキャンセルは【キャンセル料の取り扱い】とさせていただいております。ご都合がつかなくなった際は、お早めにご連絡いただけると助かります。
- 使いどころ：初めての予約でも、あとから読み返せる形でルールを示したいとき。
- 避けたい言い方：「キャンセルは一切できません」のような断定。
- 差し替える箇所：【キャンセル締切の日時】、【キャンセル料の有無と金額】、【変更の連絡方法】
文例2：前日のリマインドに入れる「変更したいとき」の一文
送り方：リマインド配信（予約の前日）
【お名前】様
明日【時刻】のご予約のお知らせです。お待ちしております。
ご都合が変わった場合は、【ご連絡の締切】までにこのトークへお知らせください。お身体の調子がすぐれないときも、無理をなさらずご相談ください。
- 使いどころ：前日の確認と同時に、変更の窓口を思い出してもらうとき。
- 避けたい言い方：「忘れずにお越しください」のような念押しが強い言い方。
- 差し替える箇所：【日時】、【所在地の案内】、【締切の日時】
文例3：「キャンセル」と届いたときの自動返信
送り方：自動応答（キーワード「キャンセル」）
ご連絡ありがとうございます。キャンセルのご希望を受け付けました。
担当が内容を確認し、【確認する時間帯】にあらためてご返信します。
お急ぎの場合は、【電話番号】までお電話ください。
- 使いどころ：営業時間外や施術中でも、まず受け取ったことを伝えたいとき。
- 避けたい言い方：自動返信だけで完了したと伝える言い方。
- 差し替える箇所：【確認する時間帯】、【電話番号】
文例4：体調不良の連絡を受けたときの返信
送り方：1:1チャット
【お名前】様
ご連絡ありがとうございます。まずはお身体を大切になさってください。
【予約日時】のご予約は、キャンセルとして承りました。今回は【キャンセル料の取り扱い】とさせていただきます。
落ち着かれましたら、改めてご都合のよい日をお知らせください。つらい症状が続く場合は、医療機関への相談もご検討ください。
- 使いどころ：当日、体調がすぐれないというキャンセルを受けたとき。
- 避けたい言い方：「本当に体調が悪いのですか」と疑う書き方や、「施術すれば良くなります」といった断定。
- 差し替える箇所：【お名前】、【予約日時】、【キャンセル料の取り扱い】
文例5：直前キャンセルでルールを伝えるとき
送り方：1:1チャット
【お名前】様
ご連絡ありがとうございます。【予約日時】のご予約について、ご連絡を承りました。
恐れ入りますが、【締切の日時】を過ぎているため、事前にご案内している【金額または割合】のキャンセル料をお願いしております。
ご事情はお伺いしました。ご不明な点があれば、このトークでお気軽にお知らせください。
- 使いどころ：締切後の連絡で、キャンセル料のルールを丁寧に伝えたいとき。
- 避けたい言い方：「規則ですので」と突き放す言い方。
- 差し替える箇所：【締切の日時】、【金額または割合】、【お支払い方法】
文例6：施術者の都合で、枠のキャンセルをお願いするとき
送り方：1:1チャット（対象のお客様が少数のとき）、またはタグで絞った一斉配信
【お名前】様
【対象日】のご予約について、当方の都合で施術をお受けできなくなりました。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
代わりの日時として【振替の候補日時】をご用意しております。ご希望をこのトークにお知らせください。
ご都合が合わない場合は、キャンセル料なしで承ります。
- 使いどころ：施術者の体調不良や急な事情で、予約を動かしていただく必要が出たとき。
- 避けたい言い方：理由を詳しく書きすぎる、または「すみません」の連発。
- 差し替える箇所：【対象日】、【振替の候補日時】、【お詫びの内容】
文例7：無断でお見えにならなかった方へのご確認
送り方：1:1チャット
【お名前】様
【予約日時】のご予約でお待ちしておりましたが、お見えにならなかったため、念のためご連絡しました。
ご都合が悪くなられたのであれば、お気になさらないでください。今後のご予約は【次回予約の案内】からお取りいただけます。
今後、キャンセルが必要なときは、このトークでお知らせいただけると助かります。
- 使いどころ：予約時間を過ぎても来店がなかったあと、責めずに状況を確認したいとき。
- 避けたい言い方：「連絡がありませんでした」と非難する書き出し。
- 差し替える箇所：【予約日時】、【次回予約の案内】
文例8：キャンセルが出た枠のご案内（キャンセル待ちの方へ）
送り方：1:1チャット（キャンセル待ちの方にタグを付けておき、手で送る）
【お名前】様
キャンセル待ちでご登録いただいていた【日時】の枠に、空きが出ました。
ご希望の場合は、【回答の期限】までにこのトークでお知らせください。期限を過ぎた場合は、次の方にご案内する場合があります。
- 使いどころ：キャンセル待ちを受けていて、枠が空いたことを知らせたいとき。
- 避けたい言い方：「今すぐ」「先着」など、あおる表現。
- 差し替える箇所：【日時】、【回答の期限】
文例を使う前に決めておくルールとチェックリスト
- キャンセルの締切（○時間前、前日の○時など）と、それ以降の取り扱いを、店内で一つに決めた
- キャンセル料を取るかどうか、取る場合の金額・割合・請求の方法を決めた（法的な扱いは各自で確認）
- 体調不良や発熱時の施術可否の方針を決め、医療的な判断は文面に書かないと決めた
- 回数券・コースのキャンセル回の扱い（消化／振替）を決めた
- 施術者都合の場合の振替とお詫びの内容を決めた
- 予約システムのキャンセル締切の設定と、文例の【締切】の記載が一致している
- 文例は保存して、変更した日付を残した
特に締切の食い違いは起きやすい点です。サロン・面談予約には、予約後のキャンセルを不可にしたり、キャンセルの締切日時を設定したりする機能が公式にあります。システム側の設定と文面の数字がずれると、お客様が混乱します。
活用例（架空の設計例）
以下は実例ではなく、設計の一例です。成果の数字は載せていません。
想定：施術者1名の小さな整体院。電話は施術中に出られないため、キャンセルの連絡はLINEで受ける方針にしています。予約完了の自動送信に文例1を入れ、前日のリマインドに文例2を使います。「キャンセル」という言葉が届いたら文例3を自動で返し、その後は院長が確認して、事情に応じて文例4または文例5を手で返します。
キャンセル待ちの方には、あらかじめ「キャンセル待ち」のタグを付けておきます。枠が空いたら、タグで探して文例8を個別に送ります。無断キャンセルが続くお客様には、文例7を一度だけ送り、それ以降の扱いは院内のルールに従います。文例を保存しておけば、毎回書き直す手間が減ります。
避けたい書き方と、この文例が向かないケース
| 避けたい書き方 | なぜ避けるか | 言い換えの方向 |
|---|---|---|
| 「ご来院いただければ必ず楽になります」 | 効果を断定する表現になり、キャンセルを迷わせる圧力にもなる | 「ご都合がよいときに、またご相談ください」 |
| 「何度も休むと通う意味がありません」 | お客様を責める言い方で、関係を損ねる | 「日程の調整が必要でしたら、お知らせください」 |
| 「発熱があるなら診断を受けてから来てください」 | 医療的な指示と受け取られかねない | 「当店の方針として、体調がすぐれない日は施術をお控えいただいています」 |
| 「キャンセル料は法律で決まっています」 | 法的な判断を断定している | 「事前にご案内しているルールに基づき、お願いしています」 |
向かないケース
- お客様が体調急変や事故に遭ったなど、緊急性や安否が絡む連絡は、LINEの定型文ではなく電話や直接のやりとりで丁寧に対応してください。
- 返金・キャンセル料をめぐる争いになったとき：文例では解決しません。契約や規約、必要なら専門家へ相談してください。
- LINEを使わないお客様が中心の場合：電話を軸にし、LINEは補助にとどめてください。
私の見立てとまとめ
私の見立て
- キャンセル連絡の文面は、上手い言い回しより「締切」と「取り扱い」を一つに決めておくことのほうが効くと考えています。
- 整体・リラクゼーションでは、体調の理由で休む方への一通目は、ルールより先に気づかいを置くほうが、関係が続くと感じます。
- 自動化するのは文例1〜3の範囲にとどめ、事情が絡む返信は人が書くのが無理のない線引きだと思います。
まとめ
キャンセルの連絡は、予約完了の案内、前日のリマインド、受けたときの返信、お願いする連絡の4つの場面に分けると整理しやすくなります。この記事の文例はすべて作例です。キャンセル料や施術可否の方針は、お店ごとに決めて、法的な判断は各自で確認してください。機能の対象プランは公式に明記がないものが多いため（取得日2026-10-09）、契約前に公式で確認をおすすめします。リマインド配信ページにはキャンセル時の扱いが記載されていない点も、あわせて覚えておいてください。
構築代行のご案内（30万円〜・税別）
予約のキャンセル設定、自動応答、リマインド、文例のテンプレート化までまとめて整えたい場合は、構築代行をご用意しています。詳細は構築代行のご案内ページをご覧ください。
