面談前のヒアリング依頼の文例7つ｜フリーランス・コンサル向けの言い回しと使いどころ

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契約前の面談(無料相談や初回打ち合わせ)の前に、現状・資料・同席者・時期を聞いておきたい。けれど、聞き方を誤ると、まだ依頼するか決めていない相手に「宿題を出された」と受け取られかねません。フリーランスのコンサルタントは、相手が自分を選ぶ側にいる段階で、情報を求める立場になる、という少し難しい位置にいます。

この記事は、士業以外のフリーランス・コンサルタント(業務改善、マーケティング、IT導入、研修設計など)が、LINE公式アカウントとエルメ(L Message)で面談前のヒアリングを依頼するときの文例を7つまとめたものです。文例はすべて私が作った作例で、実在の案件のやりとりではありません。ヒアリング項目そのものの整え方は初回のヒアリングを毎回口頭で聞いている手間の減らし方｜事前に聞く項目の整え方と、LINE公式アカウント＋エルメのフォームが向く条件で扱っているので、ここでは「どう言うか」「どの形で送るか」に絞ります。機能の確認は公式マニュアルで行いました(取得日 2026-10-09)。

面談前に聞くこと・聞かないこと｜コンサル業ならではの線引き

文例に入る前に、聞く項目の線引きをしておきます。コンサルの面談前ヒアリングには、他の業種にはない特徴があります。1つは、相手の内部情報(数字、組織、取引先)に踏み込みやすいこと。もう1つは、同席者や決裁者が面談の場にいないと、2回目の面談が必要になりやすいことです。逆に、予約の取りやすさや来店の準備のような話は、ほとんど関係しません。

項目	面談前に聞く?	理由と聞き方の方針
いま困っていること(課題)	聞く(自由記述は任意に)	面談の中心だが、長文は負担になる。選択肢＋任意の自由記述にする
使っているツール・やり方	聞く	提案の前提になる。ツール名程度で足り、画面の共有は求めない
同席者・決裁に関わる人	聞く(やわらかく)	決裁者不在で2回目が必要になるのを避けたい。「権限はありますか」とは聞かない
希望時期・予算感	任意で聞く	「未定」を許す。金額の確定は面談で
売上・利益などの実数	面談で聞く	LINEでは求めない。見せられる範囲は本人が決める
従業員・取引先の個人情報	聞かない	第三者の個人情報を本人の許可なく集めることは、LINE公式のガイドラインで禁止されている
契約形態・報酬の確定	面談で相談	文面で先に決めようとしない。法律面の判断は各自で確認する

最後の「第三者の個人情報」は、LINE公式アカウントのガイドラインのページで、許可なく収集・提供することが禁止行為として挙げられていることを確認しました。一方で、アカウント運営者が自社の相手から個人情報を取得するときの同意の取り方までは、そのページには書かれていませんでした。この点は各自の方針や規約を確認してください。また、配信回数の具体的な上限も、そのページでは確認できませんでした(ツールやbotで短期間に大量送信することがスパムとして禁止されている、という記載のみ)。回数は自分でルールを決めます。この記事では、1つの面談につき「申込直後1通、未回答時1回、前日1通」を上限の目安にしています。

7つの文例を、どの配信形態で送るか

同じ文面でも、一斉配信・ステップ配信・リマインド・自動応答・1:1のどれで送るかで、手間と相手の受け取り方が変わります。面談前のヒアリングは、相手が1人ずつ別の日程になるため、一斉配信は向きません。基本は、申込をきっかけにステップ配信やリマインドを動かし、個別の確認だけを1:1で行う設計です。

文例	場面	配信形態	使う機能(公式で確認できた点)
文例1	申込直後の第一声＋アンケート依頼	ステップ配信(開始直後)	ステップ配信の「ステップ開始直後」は1通目のみ指定でき、開始アクションの実行直後に送られる。開始アクションを設定して初めて完了する
文例2	現状資料の事前共有のお願い	1:1	1:1チャットで個別に送る。機密資料を受け取るかは各自のルール次第で、公式の記載はない
文例3	同席者・決裁に関わる人の確認	フォームの質問	フォームは短文・長文・単一選択・複数選択などの質問形式があり、必須か任意かを選べる
文例4	希望時期・予算感の聞き方	フォームの質問	選択肢の回答を友だち情報に記録する設定がある
文例5	面談のゴール確認	フォームの質問、または1:1	自由記述は任意にしておく
文例6	未回答者への再依頼	ステップ配信またはリマインド	フォームの回答完了時アクションで、ステップ配信の停止を設定できる
文例7	前日の最終確認	リマインド配信	基準は「リマインド終了日」。「終了の○日前の○時○分」などで配信タイミングを指定でき、絞り込みにタグやメッセージ確認状況などが使える

自動応答は、このうちどれにも直接は使っていません。友だちが「面談」といったキーワードを送ったときに案内を返すなど、キーワード応答として使えます(完全一致か部分一致かを選べます)。ただし、部分一致は想定外の文章にも反応し、完全一致は一字違うと反応しないため、面談前の個別のやりとりには向かないと私は見ています。

文例7つ｜使いどころ・避けたい言い方・差し替える箇所つき

以下はすべて作例です。【】の部分を自分の内容に差し替えて使ってください。敬語は丁寧にしてありますが、実際に送る前に、自分の言葉づかいに合わせて直してください。

文例1　申込直後｜最初の一通は「負担の小ささ」を先に書く

【お名前】様

このたびは【面談名】にお申し込みいただき、ありがとうございます。【自分の名前】です。

当日の時間を【相談内容の整理】ではなく【具体的なお話】に使えるよう、5問ほどの事前アンケートをお願いしております(目安3分)。

▼事前アンケート

【フォームURL】

回答は【期限日】までにいただけると助かります。答えにくい項目は空欄で構いません。当日お話しします。

• 使いどころ:申込・予約が確定した直後。ステップ配信の1通目。
• 避けたい言い方:「必ずご回答ください」「未回答の場合は面談できません」。契約前の相手に義務感を与えます。
• 差し替える箇所:面談名、所要時間の目安、期限日、フォームURL。期限日は、面談の2日前以降にすると、直前の駆け込みが減ります。

文例2　現状資料の事前共有｜機密への配慮を、頼む側から先に言う

【お名前】様

もし【現状が分かる資料(例:業務の流れを書いたメモ、使っている帳票の項目名)】があれば、面談前にお見せいただけると、当日の話が具体的になります。

社外に出せない内容、数字、個人名が入っている場合は、隠したり、項目名だけにしたりして構いません。

なお、機密性の高い資料は、このLINEではなく【別の受け渡し方法】でのやりとりをお願いしています。秘密保持の取り決めが必要かどうかは、面談でご相談させてください。

• 使いどころ:資料を見たほうが提案の精度が上がる場面。1:1で個別に送る。
• 避けたい言い方:「決算書を送ってください」「資料はすべて共有してください」。面談前の信頼関係に対して重すぎます。
• 差し替える箇所:受け取りたい資料の例、別の受け渡し方法。LINEで機密資料を受けるか否かは、公式の記載がないため、自分のルールとして決めておきます。

文例3　同席者・決裁に関わる人｜役職ではなく「日程と資料」で聞く

【お名前】様

当日のご参加者について教えてください。【同席される方のお名前・ご担当】がいらっしゃれば、資料の内容を合わせられます。

また、ご検討を進めるうえで、社内で事前にご確認が必要な方がいらっしゃる場合は、その方のご都合も含めて日程を調整できます。

• 使いどころ:フォームの質問として載せる(任意)。
• 避けたい言い方:「決裁権はありますか」「上の人は来ますか」。
• 差し替える箇所:同席者の聞き方。担当者が1人の会社なら、この質問は削ります。

文例4　希望時期と予算感｜「未定」を許す

【お名前】様

ご予算は未定で構いません。おおよその時期(【いつ頃までに形にしたいか】)だけ教えていただけると、面談でお話しできる範囲を絞れます。

選択肢:【今月中/3か月以内/半年以内/未定】

金額の目安をお伝えしたほうが良い場合は、面談で相談しましょう。

• 使いどころ:フォームの単一選択。回答は友だち情報(選択肢)に記録する設計もできる。
• 避けたい言い方:「予算はおいくらですか」「予算がない場合は難しいです」。
• 差し替える箇所:時期の選択肢。予算の選択肢は、幅を持たせて必ず「未定」を入れます。

文例5　面談のゴール確認｜相手の期待をそろえる

【お名前】様

面談が終わったときに、どんな状態になっていれば良いか教えてください。例:

・進め方の選択肢を知りたい

・自社に合うかを判断したい

・社内で説明する材料がほしい

当日の最初に、その内容を一緒に確認します。

• 使いどころ:フォームの複数選択＋任意の自由記述。
• 避けたい言い方:「何を期待していますか」。漠然としていて答えにくい。
• 差し替える箇所:選択肢の3つ。自分の提供内容に合わせて作り直します。

文例6　未回答者への再依頼｜責めずに、口頭に切り替える逃げ道を置く

【お名前】様

【面談日】の面談の事前アンケートは、お済みでしょうか。

まだでしたら、【フォームURL】から、分かる項目だけでも入力いただけると助かります。

間に合わない場合は、当日の冒頭に口頭でうかがいます。入れ違いでご回答済みでしたら、失礼いたしました。

• 使いどころ:申込から【2日後】など、期限日の前。ステップ配信の2通目か、リマインド。
• 避けたい言い方:「再三のお願いですが」「まだ未回答です」。
• 差し替える箇所:日付、URL。回答したら止まるように、フォームの回答完了時アクションでステップ配信の停止を設定します。

文例7　前日の最終確認｜変更があるときだけ返信してもらう

【お名前】様

明日【日時】の【面談名】のご確認です。

・場所/URL:【場所またはURL】

・所要時間:【時間】

・お持ちいただくもの:なし(資料があればお見せください)

変更が必要な場合のみ、このトークにご返信ください。

• 使いどころ:リマインド配信。面談日時を基準に、前日の【18時】など。
• 避けたい言い方:「忘れずにお越しください」「遅刻しないようお願いします」。
• 差し替える箇所:場所/URL、所要時間。オンラインの場合は、入室の方法と、つながらないときの連絡手段を1行足します。

設定の流れとつまずき｜申込から前日まで

公式のマニュアルで確認できた範囲で、設定の順番を整理します。管理画面の細かい項目名は変わることがあるため、実際の画面で確認してください。

順番	やること	確認ポイント
1	フォームを作る(文例3〜5)	質問ごとに必須か任意かを選ぶ。「回答完了時アクション」を設定する欄がある
2	回答完了時アクションで、ステップ配信の停止やタグの付与を設定する	アクションの稼働回数を「一度のみ」「何度でも」から選ぶ
3	ステップ配信を作る(文例1と6)	作っただけでは配信されない。開始のアクションを設定して初めて完了
4	リマインド配信を作る(文例7)	基準になる「リマインド終了日」を、エルメアクションで設定する。公式ではイベント予約などが例
5	自分宛てにテスト配信して確認	ステップ配信のテスト方法が公式マニュアルにある

• つまずき1:ステップ配信の1通目に複数のメッセージを入れると、2通目ではなく同時に届きます。文例1と文例2を1通目に入れて、同時に2通が届く設計にしない。
• つまずき2:リマインドの基準日を、面談の日時としてどの機能で渡すかは、運用によって異なります。面談の予約をどの機能で受けるかは、公式で確認できませんでした。この記事では特定の機能を前提にしていません。
• つまずき3:フォームのファイルアップロードで資料を受け取れる形式はあるが、機密資料をここで受けてよいかは別の問題で、各自のルールで決める。

活用例(架空の設計例)｜業務改善の個人コンサルの場合

以下は架空の設計例です。実在の方の事例ではなく、成果の数字もありません。

小さな会社向けに、業務の流れの見直しを支援する個人コンサルタントを想定します。無料の初回面談をLINEで受け付けています。

• 申込が確定したら、ステップ配信で文例1を送り、フォーム(課題、使っているツール、同席者、希望時期、ゴール)への回答を依頼する。
• フォームの回答完了時アクションで、「状態　事前アンケート済」のタグを付け、ステップ配信を停止する。
• 申込から2日後に、まだ回答がない人にだけ文例6を送る(絞り込みの条件に、タグを使う設計)。
• 回答内容は、面談の前日までにコンサルタント本人が読み、不明点だけを1:1で聞く。資料を見たいときだけ、文例2を個別に送る。
• 面談の前日に、リマインド配信で文例7を送る。

この設計のポイントは、自動で動かすものと、人が判断するもの(資料の依頼、不明点の確認)を分けていることです。資料の依頼まで自動にすると、機密への配慮が必要な相手にも同じ文面が届いてしまいます。

向かないケースと、私の見立て3点

• 相手が電話や対面での説明を求めている場合。事前アンケートを重く感じる方には、「当日お聞きします」で十分です。
• 相手の個人情報や、機微な内容(健康、家庭の事情など)をLINEで聞く必要がある場合。取り扱いの方針を決めてからにしてください。
• 面談の直前(当日や前日)に依頼が来た場合。アンケートを送らず、1:1で必要なことだけを聞きます。
• 緊急の相談。LINEの返信を待たず、電話など別の手段を併用してください。

そのうえで、私の見立てを3点です。

1. 面談前のヒアリングは、「聞きたいこと」ではなく「相手が答えやすいこと」から並べる。
2. 自動化するのは依頼と催促まで。資料の扱いや、機密にかかわる判断は人が行う。
3. 文例は、そのまま使うより、自分の言葉に直してから送る。相手が最初に触れる文面が、自分らしさの最初の見え方になる。

まとめ

面談前のヒアリング依頼は、文面の丁寧さより、負担の小ささと逃げ道の用意で印象が決まります。申込直後は1通目で目的と所要時間を伝え、未回答のときは責めずに口頭への切り替えを示し、前日は変更時だけ返信してもらう。そのうえで、配信形態を使い分けます。リマインドの基準日を何の機能で渡すか、機密資料を受けてよいかは公式では確認できませんでしたので、運用を決めるときに公式で確認してください。

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