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新しい案件の相談が来るたびに、同じことを同じ順番で聞いている。予算、納期、参考にしたいもの、素材の有無、決裁者は誰か。電話やチャットで聞き取っていると、1件に30分から1時間かかり、聞き忘れた項目は後日「あ、そういえば」と追加で連絡することになる。フリーランスや小さな制作チームでは、こうした「要件のヒアリングが毎回長い」状態が、制作そのものの時間を静かに削っていきます。
この記事では、依頼の聞き取りをLINE公式アカウント＋エルメ（L Message）のフォーム、特に「質問分岐」で前倒しする方法を、公式マニュアルで確認できた範囲でまとめます。初回ヒアリング全般の考え方は初回のヒアリングを毎回口頭で聞いている手間の減らし方｜事前に聞く項目の整え方と、LINE公式アカウント＋エルメのフォームが向く条件で扱っているため、ここでは「案件の種類によって聞くことが違う」「依頼者に素材を出してもらう」「聞き取り後の手戻りを減らす」という、制作系の依頼に絞ります。
依頼のヒアリングが毎回長くなる4つの原因と、対処の対応表
長いヒアリングは、話し好きな依頼者のせいではなく、仕組みの側に原因があることがほとんどです。切り分けると、おおよそ次の3つに分かれます。
| 原因 | 現場で起きること | 前倒しでの対処 |
|---|---|---|
| 聞く項目が毎回アドリブ | 案件ごとに聞く順番が変わり、聞き漏れが出る | 項目を固定し、事前にフォームで回答してもらう |
| 案件の種類が混ざっている | ロゴ、サイト、記事、動画など、種類で必要な情報が違うのに同じ質問を全員にしている | 最初に案件の種類を1つ選んでもらい、種類ごとの質問に分ける |
| 依頼者の頭の中が未整理 | 「いい感じに」と言われ、その場で言語化に付き合う | 選択式と短い自由記述に分け、考える時間を依頼者に渡す |
| 素材や資料が後から届く | 聞き取りの後でファイルを探す往復が発生する | フォームで参考資料の提出欄を用意する（上限などは後述） |
4つ目の行まであるのは、素材のやりとりが「ヒアリングが終わらない」原因として見落とされやすいからです。口頭で聞いた内容と、後から届いた資料が食い違うと、制作の途中で手戻りが生じます。
原因が「項目が固定されていない」「種類が混ざっている」の2つなら、フォームの分岐で改善する余地があります。一方で、依頼者自身が何を作りたいのか決まっていない場合は、フォームでは解けません。この見極めは次の節で扱います。
LINEで解ける部分と、解けない部分を先に分ける
「フォームを作れば聞き取りが短くなる」と期待しすぎると、運用が始まってから失望します。先に線引きしておきましょう。
| 項目 | LINE公式アカウント＋エルメで解きやすい | 解きにくい（人の判断が要る） |
|---|---|---|
| 事実の確認 | 種類、納期、予算の幅、素材の有無、希望の連絡手段 | 予算が相場と合わない場合の相談 |
| 好みの把握 | 選択肢から選ぶ、参考URLを貼る | 言葉にできない好みのすり合わせ |
| やり取りの記録 | 回答が友だち情報と紐づき、一覧やCSV出力、スプレッドシート連携で残せる | 口頭で出た補足の記録 |
| 受けるかどうかの判断 | 必要な情報を揃えた状態で見られる | 引き受けるか、断るか、見積の水準の判断 |
| 契約や権利の話 | 対象外 | 著作権、契約条件、支払い条件の合意（各自で確認） |
つまり、フォームが担うのは「事実の収集」であり、「相談そのもの」ではありません。事実の収集を前倒しすると、最初の打ち合わせを「確認と提案」に使えます。
フォームの回答がどこに、どの形で残るかは、公式の説明で確認できる範囲では次のとおりです。回答は友だちの情報と紐づき、フォーム一覧から回答の表示とCSV出力ができます。Googleアカウントで接続するとスプレッドシートにも反映されます。依頼者の情報を扱うため、保管と削除の方針はフリーランス(デザイナー・ライターなど)の案件窓口をLINEで整える｜依頼の受付・進行連絡・納品と請求の案内のような窓口全体の設計とあわせて決めておくと安心です。
案件の種類で質問を出し分ける：分岐フォームの作り方
エルメのフォームには、1ページで完結する「シングルタイプ」と、回答に応じて次のページを切り替える「分岐タイプ」があります。ここで最初の落とし穴があります。公式マニュアルによると、タイプは作成後に変更できません。後から分岐を足したくなっても、同じフォームの設定は変えられないため、案件の種類を分けるつもりなら最初から分岐タイプで作ります。
手順1：質問の骨組みを紙に書く
いきなり管理画面を開かず、まず「全員に聞く共通質問」と「種類別の質問」を分けて書き出します。共通質問は、名前の呼び方、希望する連絡の時間帯、希望納期、予算の幅の4つ程度に絞ると、依頼者の負担が軽くなります。種類別の質問は、サイト制作なら「現在のサイトの有無、ページ数の目安、更新を誰がするか」、ロゴなら「使う場面、色の希望、既存の名刺や看板の有無」のように、その種類にしか必要ない内容だけを置きます。
手順2：分岐タイプで作り、最初のページに「案件の種類」を置く
管理画面の左メニュー「フォーム作成」から新規作成し、タイプで分岐を選びます。スタートページに、案件の種類を尋ねる単一選択の質問を置きます。公式マニュアルでは、分岐に使えるのは単一選択の質問だけで、複数選択では分岐できないと説明されています。「ロゴとサイトの両方」という依頼が来そうな場合は、選択肢に「複数にまたがる／まだ決まっていない」を用意し、その行き先を「まず相談したい」用の短いページにしておくのが現実的です。
手順3：選択肢ごとにページを作り、紐づけて保存する
「ページ追加」で種類ごとのページを作り、ページ名を選択肢の名前と揃えます。公式でも、名前を対応させると紐づけで迷いにくいとされています。そのうえで、基準となる質問に「指定のページ（分岐を設定する）」を選び、回答ごとの遷移先を指定します。ここで必ず「保存」を押してください。保存しないと設定が反映されない可能性があると案内されています。また、すべての選択肢について遷移先ページを作ってから紐づけに進む必要があり、遷移先が未設定の質問があると保存時にエラーになるとの説明もあります。
手順4：素材の提出欄と、回答後の動きを決める
フォームには、画像やPDFなどを提出してもらうファイルアップロード項目があり、上限は10MBと説明されています。動画や大きなデザインデータはこの上限に収まらない可能性が高いため、「大きなファイルは共有リンクのURLを書いてもらう」という逃げ道を、短文回答の欄として併設しておきます。なお、分岐タイプのフォームでファイル項目がどう扱われるかは、公式で確認できませんでした。作る前にテスト用のフォームで試してください。
回答完了時には、メッセージの送信、質問と回答のコピーの送信、タグの付け外し、友だち情報の変更などを設定できます。回答後アクションの考え方はフォームの回答後アクションと条件の考え方｜回答でタグを付ける・通知する・次の案内につなぐで詳しく整理しています。依頼者に「受け付けました。2営業日以内に返信します」と返し、回答のコピーを同時に送ると、依頼者の側にも記録が残ります。
手順5：自分に気づく仕組みを入れる
通知設定では、フォーム回答などを通知項目に選べるように読めます。ただし、これは図の説明の記載で、基本機能の対象プランも公式で確認できませんでした。受け取り先はスマホアプリ、ChatWork、PCデスクトップから選べ、タイミングはリアルタイムか15分から24時間の間で設定できます。依頼を見落としたくない場合はリアルタイムを選び、毎回通知で作業が中断されるのが負担なら、まとめて確認する設定にします。
運用ルール案とチェックリスト
フォームを置いただけでは、運用は回りません。次のルールを先に決めておくと、続けやすくなります。
- 案内の入口を1つに決める：プロフィールやリッチメニューにフォームの入口を置き、「依頼は最初にこのフォームから」と明記する
- 返信の期限を決めて書く：フォーム送信後のメッセージに、返信までの目安を入れる。守れない見込みの時は、先に一言連絡する
- 質問は多くても1種類10問以内を目安にする：多すぎると途中で離脱しやすいので、足りない情報は打ち合わせで聞く（目安は自分で決めた運用上の基準です）
- 自由記述は必須にしすぎない：「特になし」で埋められる欄を必須にすると、情報の質が下がる
- 月に1回、聞き直した項目を見直す：打ち合わせで毎回聞き直している内容があれば、その質問を追加する
公開前の最終確認として、次の点を一通り試します。
| 確認すること | 見るポイント |
|---|---|
| 全選択肢の遷移 | すべての選択肢で、次のページに進んで最後まで送信できるか |
| 保存と公開 | 紐づけ後に保存したか。フォーム一覧で公開がONか |
| 回答後のメッセージ | 文面と、回答のコピーが期待どおりに届くか |
| タグと友だち情報 | 種類ごとにタグが付くか、意図しない情報が上書きされていないか |
| 通知 | 自分の端末に通知が届くか、通知が来ない時のOS設定は見たか |
| スマホでの見え方 | 質問文の長さ、選択肢の見切れ、ファイル提出欄の操作 |
無料プランで始める場合、公式サイトの料金表（2026-10-09取得）ではフォーム作成数は3つまでとされています。有料プランは制限なしと表示されています。分岐の1つの大きなフォームに集約するか、種類ごとに分けるかは、この上限も踏まえて決めます。契約内容は変わる可能性があるため、契約前に公式で確認してください。
活用例（架空の設計例）
以下は実在の事例ではなく、考え方を示すための架空の設計例です。成果の数字は示しません。
一人で受託する、デザインとWeb制作が中心のフリーランスを想定します。依頼は「ロゴ」「名刺・チラシ」「Webサイト」「その他・未定」の4種類に分けます。最初のページでは名前の呼び方、連絡のしやすい時間帯、希望の納期を聞き、次に案件の種類を単一選択で尋ねます。
| 選んだ種類 | 追加で聞く質問の例 | 付けるタグ（例） |
|---|---|---|
| ロゴ | 使う場面、好きな雰囲気、既存の名刺や看板の有無、参考にしたいものを3つまで | 依頼-ロゴ |
| 名刺・チラシ | 配る相手、掲載したい情報、印刷の予定、原稿は手元にあるか | 依頼-印刷物 |
| Webサイト | 現サイトのURL、ページ数の目安、更新する人、写真や文章の用意 | 依頼-Web |
| その他・未定 | 困っていること、いつまでに解決したいか、まず相談したいか | 依頼-相談 |
どの種類でも最後に「参考資料があれば添付またはURLを」という欄を置き、回答完了時には受付のメッセージとタグ付与を設定します。打ち合わせの前に、自分のスマホにまとまった回答を見て、足りない情報だけを15分ほどで確認する、という流れを想定した設計です。
向かないケースと、私の見立て3点
向かないケース
- 緊急の依頼やトラブル対応：フォームの順番を待たず、電話や直接の連絡が適切です
- 個人の事情や機微な内容を含む相談：フォームに書いてもらうより、1対1で丁寧に聞く方が安全です
- 依頼者がLINEを使っていない、または使いたくない場合：メールや電話を残す必要があります
- 契約、権利、支払い条件などの判断：フォームでは決めず、書面や各自が確認できる形で扱います
- 1回しか受けない単発の依頼しかない場合：フォームの作成と保守の手間が、聞き取りの短縮に見合わないことがあります
私の見立て3点
- ヒアリングが長い原因の半分は「聞く内容」より「聞く順番と場所」にあると考えています。フォームは話す時間を減らすより、聞き忘れを減らす道具として使う方が合います。
- 分岐は便利ですが、種類を増やしすぎると保守が重くなります。最初は3〜4種類に絞り、「その他」を残すのが無難です。
- フォームを置いた後も、最初の打ち合わせでは「回答を見ました」と一言目で伝えるのが大切です。依頼者が「また同じことを聞かれた」と感じると、前倒しの意味が薄れます。
まとめ
案件依頼のヒアリングが毎回長くなる悩みは、項目の固定、案件種類による出し分け、素材の事前提出の3つで軽くできる可能性があります。エルメでは、分岐タイプのフォームで種類ごとに質問を切り替えられます。ただし、分岐は単一選択のみ、タイプは作成後に変更できない、保存を忘れると反映されない、といった制約があるため、最初に骨組みを書いてから作ることをおすすめします。
一方で、予算の相談や好みのすり合わせ、契約の話はフォームでは解けません。解ける部分だけを前倒しして、打ち合わせを提案と確認に使うのが現実的です。まずは小さなフォームを1つ作って、自分のスマホから最後まで送信してみてください。
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