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水曜の19時50分。授業開始の10分前に、保護者のLINEが届きます。「今日は部活が長引いて、間に合いません」。休みなのか遅刻なのかも分からず、振替の話も出てきません。教室側も、受け付けてよい時間なのか、振替の対象なのか、その場で決めきれず、返信が遅れる。こうした行き違いの多くは、連絡の文面ではなく、「連絡のルールがまだ伝わっていない」ことから起きます。
欠席連絡への「返信」の文例は、別の記事（欠席連絡への返信の文例7つ｜学習塾・習い事向けの言い回しと使いどころ）で扱いました。この記事はその手前、「欠席・振替の連絡ルールそのものを、保護者や生徒に伝える」文例に絞ります。入会時、学期のはじめ、当日の窓口、振替の期限、無断欠席の確認、中高生本人からの連絡と、受け手の状況が違う7つの場面を、作例として載せます。実在の教室の文面ではなく、この記事のために書いた例です。
ルール自体を先に決める｜伝える前に決めておく6つの論点
文例は、ルールが決まっていて初めて書けます。「できれば前日までに」のような曖昧な書き方は、受け手によって解釈が分かれ、結局その場の判断が増えます。次の表で、先に決める論点と、決め方の目安を整理しました。正解は教室ごとに違います。月謝の扱いや返金など、お金に関わることは、本記事では判断せず、各教室の規約と必要に応じた専門家への確認に委ねます。
| 論点 | 選択肢の例 | 決めるときの目安 |
|---|---|---|
| 欠席連絡の締切 | 授業開始の何時間前まで／前日の何時まで | 講師の準備が要る個別指導は前日、集団クラスは当日でも可、のように準備の重さで決める |
| 連絡の窓口 | LINEのみ／LINEと電話／当日は電話 | 授業開始直前の連絡は、読まれない可能性があるので電話窓口を別に残す |
| 振替の可否 | 全クラス可／個別指導のみ可／不可 | 集団授業は席数と進度、個人レッスンは講師の空き枠が条件になる |
| 振替の期限と回数 | 欠席日から○週間以内／学期内に○回まで | 期限を決めないと残数が際限なく増える。期限は「欠席日」と「学期末」のどちらを基準にするかを決める |
| 当日・無断欠席の扱い | 振替不可／先着で可／講師判断 | 線引きは「何分前から当日扱いか」まで書く。感染症などで出席停止になる場合の扱いは、教室の規約に沿う |
| 生徒本人からの連絡 | 保護者の確認が必要／本人でも可 | 中高生が自分で連絡する教室は、保護者へ確認を返す手順を決めておく |
場面別の文例7つ｜受け手の状況ごとに言い回しを変える
以下はすべて、この記事のための作例です。【】は差し替える箇所です。実際に使う前に、自分の教室の規約・方針と合っているか確認してください。
文例1｜入会直後の保護者へ、連絡ルールを一度に伝える（初めて）
この文面の狙い：入会したばかりで、教室の決まりを知らない保護者に、最初の1通で全体像を渡す。細かい規定はあとから個別に補う前提で、迷ったときの行き先を示す。
【保護者名】様
ご入会ありがとうございます。【教室名】です。欠席と振替の連絡について、基本のルールをお伝えします。
・欠席のご連絡は、このトークで【締切の目安】までにお願いします。理由は簡単で構いません。
・授業開始の【分数】分前を過ぎる場合は、お電話（【電話番号】）でお知らせください。
・振替は【対象クラス】で、欠席日から【期限】以内に受け付けます。ご希望のときは、欠席のご連絡と一緒にお知らせください。
ご不明な点は、このトークで遠慮なくご質問ください。
- 使いどころ：入会手続きが済んだ直後。入会案内のステップ配信の2通目や、初回授業の前日に。
- 避けたい言い方：「規約をよくお読みください」だけで済ませること。読んだつもりのまま、最初の欠席で行き違いが起きます。
- 差し替える箇所：【締切の目安】【分数】【電話番号】【対象クラス】【期限】。
- 送る前の確認：電話番号の平日・休日の受付時間を書き足したか。振替の条件が、入会時の書面の内容と食い違っていないか。
文例2｜学期のはじめに、全保護者へルールを再周知する（常連・一斉）
この文面の狙い：すでにルールを知っている保護者に、変更点と注意が必要な点だけを短く伝える。全文を繰り返さず、「前の学期から変わる点」を先に出す。
保護者の皆様
【学期名】が始まります。欠席・振替の連絡について、前学期から変わる点をお知らせします。
【変更点1行】
変わらない点：欠席のご連絡は【締切の目安】まで、振替は欠席日から【期限】以内です。
【定期テスト・行事】の前後は、振替枠が埋まりやすくなります。早めのご相談をお勧めします。
詳しくは【資料名】をご覧ください。
- 使いどころ：学期や年度の切り替え。変更がない場合は、ルールの再掲ではなく「変わりません」と一言だけ送る。
- 避けたい言い方：「改めてお願い申し上げます」を長く並べること。注意喚起が長いほど、要点が読まれません。
- 差し替える箇所：【学期名】【変更点1行】【締切の目安】【期限】【定期テスト・行事】【資料名】。
- 送る前の確認：変更点がある場合は、前学期の案内の文面と並べて、食い違いがないか。学年で内容が違う場合は、タグで絞り込んで送り分けたか。
文例3｜授業直前の連絡の窓口を案内する（急ぎ・時間外）
この文面の狙い：授業の直前や夜間など、LINEを人が見られない時間帯に届いた連絡へ、自動で返す文面。「見ていない」ことを伝え、急ぎの人を電話へ送る。
ご連絡ありがとうございます。【教室名】です。ただいまは【受付時間外】のため、このトークは担当者が確認できません。
本日の授業の欠席・遅刻のご連絡は、お電話（【電話番号】）でお願いします。
それ以外のご連絡は、【受付再開の日時】以降に、順にお返事します。
- 使いどころ：授業の直前、休校日の夜、講師が授業に入っている時間帯。
- 避けたい言い方：「後ほど確認します」だけで終えること。直前の連絡だと、読まれないまま授業が始まります。
- 差し替える箇所：【受付時間外】【電話番号】【受付再開の日時】。
- 送る前の確認：電話に出られる人が、その時間帯に実際にいるか。窓口が一人だけなら、ここでルールが破れます。
文例4｜はじめて振替を希望した保護者へ、仕組みを説明する（初めての振替）
この文面の狙い：欠席連絡に続いて「振替できますか」と聞かれたとき、可否だけでなく、候補日の出し方と期限を示して往復を減らす。
【保護者名】様
【生徒名】さんの【日付】分の振替のご希望、承りました。
振替は、【振替枠の曜日・時間帯】から、空きのある日をご案内します。ご都合の悪い曜日があれば、あわせて教えてください。
お申し込みの期限は【期限】です。期限を過ぎると、振替の対象外となります。
候補日は【案内の時期】までにお送りします。
- 使いどころ：欠席連絡の返信と一緒に、または同日中に。残数や期限の説明が要る初回のみ。
- 避けたい言い方：「空いていれば振替できます」だけを書くこと。期限や対象外の条件が後出しになり、不満が生まれます。
- 差し替える箇所：【生徒名】【日付】【振替枠の曜日・時間帯】【期限】【案内の時期】。
- 送る前の確認：欠席の理由が体調不良のとき、振替の案内より先に気づかう一文を入れたか。
振替の枠の探し方そのものは、振替レッスンの希望を受けて空き枠を探す手間が大きい｜振替の受付をレッスン予約の受付枠とフォームで見直すで詳しく扱っています。
文例5｜振替の期限が近い人にだけ送る（未消化・リマインド）
この文面の狙い：期限が近づいても申し込みのない人に、責める印象を出さず、残りの期間と行動を知らせる。
【保護者名】様
【生徒名】さんの【日付】の欠席分の振替について、お知らせです。振替のお申し込みは【期限】までです。
ご希望の場合は、このトークに「振替希望」とお送りください。候補日をご案内します。
今回は見送る場合は、そのままで構いません。
- 使いどころ：期限の1週間前、前日など。対象者が少数のとき。
- 避けたい言い方：「まだお申し込みがありません」と、できていないことを指摘する書き方。
- 差し替える箇所：【保護者名】【生徒名】【日付】【期限】。
- 送る前の確認：すでに申し込み済みの人に届いていないか。送る対象は、毎回リストで照合したか。
文例6｜連絡なしで来ていない生徒の様子を確認する（無断欠席・急ぎ）
この文面の狙い：授業開始時刻を過ぎても姿が見えないときの確認。責めるのではなく、無事かどうかの確認を最優先にする。
【保護者名】様
【教室名】です。【生徒名】さんが、本日の【クラス名】にまだお見えになっていません。お変わりないでしょうか。
ご都合が変わった場合も、お知らせいただければ大丈夫です。お手すきのときにお返事ください。
- 使いどころ：授業開始から【分数】分が過ぎても連絡がないとき。送る時間を教室内で決めておく。
- 避けたい言い方：「無断欠席は振替できません」を、この確認の中に混ぜること。まず安全を確かめます。
- 差し替える箇所：【保護者名】【生徒名】【クラス名】【分数】。
- 送る前の確認：LINEで返事がなければ、電話に切り替える基準（何分待つか）を決めたか。登下校の経路にある安全上の問題は、電話や緊急連絡先で確認する。
文例7｜中高生本人から連絡が届いたときの返し方（本人・保護者確認）
この文面の狙い：本人から届いた欠席や振替の希望を無下にせず、確認が必要な部分は保護者に確認する流れを伝える。
【生徒名】さん、ご連絡ありがとう。欠席のこと、確かに受け取りました。
振替の日程は、保護者の方にも確認をお願いしているので、【保護者名】様にもご連絡します。今日のところは、授業の【補い方】を先に伝えるね。
- 使いどころ：中高生本人がLINE友だちになっている、または家族のアカウントから本人が送ってきたとき。
- 避けたい言い方：「保護者の許可がないと受け付けません」と、本人に突き放すこと。連絡しにくくなります。
- 差し替える箇所：【生徒名】【保護者名】【補い方】。
- 送る前の確認：保護者へ伝える内容が、本人の言った内容と食い違っていないか。本人と保護者の両方に連絡する場合の取り決めは、入会時の書面や教室の方針に合わせる。
どの機能で送るか｜文例ごとの配信形態
同じ文面でも、送る方法で手間が変わります。公式マニュアル（取得日2026-10-09）で確認した範囲で、文例ごとの向きを表にしました。
| 文例 | 向く送り方 | 使う機能と注意点 |
|---|---|---|
| 1 入会直後 | ステップ配信、または1:1 | ステップ配信は、友だち追加やタグ付けなどのトリガーから開始します。作っただけでは送られません。友だちから返信があったら自動停止する設定もあります |
| 2 学期はじめ | 一斉配信（タグで絞り込み） | 学年などのタグで対象を絞れます。差し込み変数でLINE名や友だち情報を本文に入れられますが、LINE名はLINEの登録名で、システム表示名とは別です |
| 3 授業直前の窓口 | 自動応答 | 曜日・時間帯を指定して稼働できます。部分一致は想定外の文にも反応しやすいため、キーワードは具体的に選びます |
| 4 初めての振替 | 1:1チャット（テンプレート） | テンプレートを呼び出し、送る前に本文だけ直せます。元のテンプレートは変わりません。送信予約も使えます |
| 5 期限が近い人 | 1:1の送信予約、またはリマインド配信 | リマインド配信は、リマインド終了日を基準に「○日前の○時」などで送ります。個人ごとに期限が違う運用では、設定が増えるため、件数が少ないうちの方法です |
| 6 無断欠席の確認 | 1:1チャット | 送り先を間違えやすい場面です。送信前プレビューを使います |
| 7 本人からの連絡 | 1:1チャット | 対応ステータスとメモで、保護者へ確認済みかどうかを残します |
欠席連絡をLINE・電話・連絡帳にばらけさせず一本化する考え方は、習い事の欠席連絡が保護者のLINE・電話・連絡帳にばらける問題の解き方｜欠席連絡の受け方を一本化するフォーム・タグ・1:1チャットにまとめています。
学習塾と習い事で、ルールの伝え方が変わる点
- 学習塾：欠席が授業の進度やテスト範囲に響くため、振替だけでなく「欠席した回の補い方」もルールに含めます。定期テストの前後は枠が詰まるので、学期はじめの案内（文例2）に時期を入れておくと、直前の駆け込みが減ります。
- 個人レッスン（ピアノ・習字・個人指導など）：一人の講師の枠をその生徒が押さえているため、当日の欠席は枠が空いたまま残ります。当日連絡の扱いと、前日締切の理由を一言添えるほうが、納得を得やすくなります。
- グループ授業（スポーツ・ダンス・集団塾）：振替は席数が条件です。「空きがあれば」の案内になるため、期限と、振替の枠を探す方法を同時に伝えます。
- 保護者が連絡の中心になる点は共通：低学年は必ず保護者、中学生以降は本人からの連絡が混ざります。文例7のように、本人の連絡を受けたときの扱いを先に決めておきます。
活用例（架空の設計例）｜中学生中心の個別指導塾で、学期はじめにルールを揃える
以下は実例ではなく、この記事のために作った架空の設計です。成果の数字は載せません。講師数名、1コマ80分、中学生が中心の個別指導塾を想定します。
- 入会案内のステップ配信の2通目に、文例1の「基本ルール」を入れます。友だち追加をトリガーに開始し、保護者から返信があったら自動停止する設定にして、質問が来たら人が見るようにします。
- タグは「学年：中1」「学年：中2」「学年：中3」「振替残あり」の4系統から始めます。学期はじめは、タグで学年ごとに文例2を送り分け、中3にだけ受験期の振替の注意を足します。
- 授業直前の窓口は、授業のある曜日の夕方以降を自動応答の対象時間にして、文例3を返します。キーワードは「欠席」「遅れ」「間に合わ」の3つに絞り、部分一致で反応させます。
- 欠席の連絡が来たら、担当が1:1チャットで文例4を呼び出し、「振替残あり」のタグを付けます。
- 週に一度、タグ「振替残あり」の一覧を見て、期限の近い人に文例5を送信予約します。
- 授業開始から15分たっても連絡がない生徒には、文例6を送り、30分待って返事がなければ電話にします。
ポイントは、ルールの文面を「入会時」「学期はじめ」「欠席の都度」の3回に分けて、同じ内容を繰り返さないことです。そのうえで、タグで送る相手を絞り、機械的に送らない相手（無断欠席）は必ず人が書きます。
向かないケース｜LINEの文例では済ませないほうがよい場面
- 授業の直前（開始30分前など）の連絡：LINEは相手が見るまで届いたかどうか分かりません。直前は電話を窓口にするか、電話を併記します。
- 無断欠席で、安全が気になるとき：LINEの返事を待たず、電話や緊急連絡先を使います。LINEの文例は、あくまで電話がつながらないときの補助です。
- ルールの変更に保護者の同意が必要な場合：同意の取り方（書面、署名、対面）は教室の規約によります。LINEの一斉配信だけで済ませてよいかは、各自で確認してください。
- 月謝の返金や、感染症などによる出席の扱い：個別の事情が絡み、一律の文面では対応できません。文例の中でお金の判断をせず、個別に面談や電話で話します。
- お子さまが不安を感じている欠席：欠席が続く理由が、学習や人間関係にある場合は、文字より対面が適しています。
確認が必要な点
今回読んだ公式ページには、各機能の対象プランの一覧は記載がありませんでした。契約前に、公式で対象プランと、配信数の上限を確認してください。料金やプランの記述は取得日2026-10-09時点です。
まとめ｜私の見立て3点
- 文例の前に、締切・窓口・振替の期限・当日扱いの4つを決める。決まっていないルールは、どんなに丁寧に書いても伝わりません。
- ルールの伝え方は、入会時・学期はじめ・欠席の都度の3段階に分け、受け手の状況（初めて、常連、急ぎ、不安あり）で言い回しを変える。
- 自動で送るのは、時間外の案内と、条件が決まった定型だけ。無断欠席や本人からの連絡は、人が書く。
まずは無料プランで、文例3の自動応答と文例4のテンプレートの2つだけ作って試してみるのがお勧めです。
構築代行のご案内（30万円〜・税別）
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本記事の文例は、すべて筆者が作成した作例です。機能の説明は公式マニュアル（取得日2026-10-09）をもとに要約しています。
