宿泊の予約確認とチェックイン案内を一件ずつ送っている｜到着前の電話を減らす予約完了・前日・当日朝の三通設計

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夕方の4時を過ぎたころ、民宿の帳場の電話が立て続けに鳴る。「駅から歩いて行けますか」「着くのが19時を過ぎそうなんですが」「駐車場は何台目まで空いていますか」。どれも、予約確認のメールに書いてあるはずの内容です。けれど、メールは読まれていないか、迷惑メールに入っているか、そもそも宿の側が書き忘れているか、のどれかです。この記事では、そうした「チェックイン案内」と「予約確認」を、LINE公式アカウントとエルメ（L Message）でどこまで自動にできるかを、小規模な宿の目線で整理します。

先に断っておくと、エルメは宿泊施設専用のツールではありません。公式マニュアルにあるのは、サロン・面談予約の「予約完了メッセージ」と「リマインドメッセージ」、それに単体のリマインド配信です。この記事はそれらを宿泊に読み替えた設計案で、読み替えが効かない部分もはっきり書きます。宿全体の連絡の組み立てを先に見たい方は、小規模宿泊施設（民宿・ゲストハウス）のLINE連絡を整える｜予約前の質問・チェックイン案内・チェックアウト後の連絡もあわせてどうぞ。

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到着前の電話は、中身を三つに分けると減らし方が見える

電話の内容を一週間ぶんメモしてみると、たいてい「情報が届いていない」「情報が届いているが探せない」「その人固有の事情で個別の相談が必要」の三つに分かれます。LINEで減らせるのは、前の二つです。三つ目は、減らそうとすると宿の対応が冷たくなります。

図：この記事の流れ

電話の中身	原因の切り分け	LINEでの打ち手	数が減る見込み
道順・最寄り駅・駐車場の台数	予約確認メールに書いていない、または長文で埋もれている	前日のリマインドに地図URLと「到着の目印」を1〜2行で入れる	高い（毎回同じ答えのため）
到着が遅れる・夜になる	宿が「遅くなる場合の連絡先と締め切り時刻」を伝えていない	前日メッセージに「19時以降の到着は前日20時までにLINEで一言」と書き、返信を受ける	中（返信の受け皿は必要）
チェックインの時刻・入り方（鍵、暗証番号、無人対応）	宿泊日が近づく前に伝えると不安、当日だと遅いというタイミングのずれ	暗証番号などは当日朝の送信に分け、前日は「明日の流れ」だけにする	中〜高
アレルギーなど食事の個別事情	予約時に聞いておらず、到着直前に申告される	予約完了メッセージに質問項目（回答を友だち情報に記録）を付ける	中（聞き方の設計次第）
料金や部屋割りの変更交渉	予約内容と実際の希望が違う	LINEでは受けず、電話か1:1で確認と決める	低い（減らさない）

図：到着前の電話は、中身を三つに分けると減らし方が見える

この表で見てほしいのは、いちばん上の行です。道順と駐車場の質問は、答えが毎回同じなので、自動送信にいちばん向いています。逆に最後の行は、無理に自動化しないと決めておくだけで、現場の判断がぶれなくなります。

LINEで解ける部分、解けない部分を最初に線引きする

エルメの予約まわりの機能で、この悩みに使えるのは次のあたりです。公式マニュアル（取得日 2026-10-10）で確認できた内容を、宿の言葉に置き換えて並べます。

やりたいこと	使う機能（公式の名称）	宿での読み替え	注意点
予約が入ったら確認を自動で返す	サロン・面談予約の「予約完了メッセージ」	コース名の欄に宿泊プラン名を入れ、予約日時を宿泊日として使う	「全承認制」は予約完了後すぐ、「リクエスト制」は許可した時点で届く
予約内容を文面に差し込む	メッセージの挿入コード「予約情報」	予約日時・コース名・料金・キャンセル用URL・店舗名を差し込める	スタッフ名の欄は、宿では「担当者名」に使うか空けておく
到着予定時刻などを聞く	「お客様への質問項目」と「友だち情報に回答を記録」	到着予定時刻、同伴人数、食事の希望などを予約時に聞く	友だち情報が未記録だと、差し込み部分は空欄のまま送られる
前日・当日に案内を送る	予約設定の「予約前後に送るリマインドメッセージ」	日程指定で「1日前」「0日後（当日）」を設定	タイミングの数字は半角で入力しないと「決定」が押せない
宿泊日を終了日にして逆算で送る	リマインド配信（予約管理）の「リマインド終了○日前の○:○」	終了日を宿泊日にして「1日前の20:00」などを設定	「○時間○分前」は最大23時間59分前まで
解けない部分	—	客室の在庫管理、他の予約サイトとの二重予約の防止、決済、鍵の遠隔操作	公式で確認できた範囲では、宿泊向けの客室在庫管理機能の記載は見つかりませんでした

一番下の行が大事です。エルメで作るのは「お客様への連絡の流れ」であって、客室の空きを管理する仕組みではありません。他の予約サイトからの予約をLINEにどう取り込むかは、この記事では扱わない領域です。

設定の流れ：予約完了、前日、当日朝の三通に分ける

一通に全部を詰め込むと、読まれません。送る時点ごとに役割を分けます。

予約完了メッセージ（予約した直後）：予約内容の確認と、到着予定時刻などの質問への回答のお願い。予約設定から「予約時の設定をする」を開き、承認方式を選び、挿入コードで宿泊日・プラン名・キャンセル用URLを入れて保存します。
前日のリマインド（宿泊の1日前、夕方〜夜）：明日の流れ（到着の目安、道順、駐車場）と、遅れる場合の連絡方法。予約前後に送るリマインドメッセージで「日程で指定」し、1日前の時刻を決めます。
当日朝のリマインド（0日後）：チェックインの入り方と、困ったときの連絡先。暗証番号のような情報は、この通だけに入れます。

つまずきやすい三つの点

空欄で届く：到着予定時刻を挿入コードで差し込む設計にしたのに、お客様が質問に答えていないと、その部分が空欄で届きます。「未回答の場合は○時以降とみなします」と文面側で逃がすか、差し込みを使わず固定文にします。
友だち情報を作り直すとコードが変わる：項目を作り直すと新しいコードが発行され、既存メッセージのコードも差し替えが必要です。質問項目の名前は最初に決めきっておくのが安全です。
コースごとに文面を変えたいとき：宿泊プランごとに案内が違うなら、コース設定のコース詳細にある「予約完了・リクエスト承認時アクション」で設定します。全体共通の設定だけでは足りません。

キャンセルされた予約のリマインドは自動で止まる、と公式マニュアルに書かれています。キャンセルされた後に「明日お待ちしています」が届いてしまう事故は、この仕組みで避けられます。ただし、お客様がLINEではなく電話でキャンセルを伝えた場合は、宿の側で予約をキャンセル扱いにしないと止まりません。ここは運用ルールで補います。

運用ルール案とチェックリスト：そのまま貼って使える形

送信の仕組みができても、文面と担当の決まりが曖昧だと、結局電話が鳴ります。次をたたき台にして、宿の実情に合わせて削ってください。

前日メッセージの送信時刻は、チェックイン前日の18時台に固定する（夜遅いと見落とされ、昼だと忘れられる、というのは当ブログの設計上の考えで、効果の保証ではありません）。
1通の長さは、スマホ画面で2画面以内。道順は文章で書かず、地図URLと「目印は○○」の一行にする。
暗証番号・鍵の場所は、前日ではなく当日朝の通にだけ書く。
「遅くなる場合は前日20時までにこのトークへ返信を」と必ず書く。20時以降は、返信が来ても自動で対応しない（電話番号を併記する）。
返信を見る担当を決める。帳場に人がいない時間帯は「返信は○時以降に確認します」と書き添える。
電話でキャンセルを受けたら、その場で管理画面の予約をキャンセル扱いにする。
月初に、送信文面の内容（駐車場の台数、チェックイン時刻、地図URL）が現状と合っているかを見直す。

図：運用ルール案とチェックリスト：そのまま貼って使える形

送る前の確認用に、次の四つを毎回見てください。(1) 宿泊日・プラン名の差し込みが正しく出るか、自分のLINEでテスト予約して見る。(2) 空欄で届く箇所がないか。(3) キャンセル用URLのリンク先が生きているか。(4) 暗証番号などを前日の通に入れていないか。

活用例（架空の設計例）

これは実例ではなく、設計のイメージです。成果の数字は載せません。

設定：客室4室の民宿。素泊まりと夕食付きの2プラン。チェックインは15〜18時。到着は電車とバスで、バス停から徒歩8分かかる。駐車場は3台。

予約完了メッセージ：プラン名・宿泊日・キャンセル用URLを差し込み、質問項目で「到着予定時刻（15〜18時／18時以降）」と「夕食のアレルギー・苦手なもの」を聞く。回答は友だち情報に記録する。
前日18時のリマインド：「明日のご到着をお待ちしています。バス停○○から徒歩8分、赤い屋根の門が目印です。18時以降になる場合は、今夜20時までにこのトークへ一言お願いします」。地図URLを添える。
当日朝8時のリマインド：玄関の入り方と、到着後の流れ（荷物、部屋、夕食の時間）。駐車場は先着3台のため、車でお越しの方は枠を事前に宿へ知らせてもらう旨を書く。
遅れの連絡を受ける日：20時以降の返信は翌朝確認と書いておき、夜の連絡は電話番号に誘導する。

この設計の狙いは「毎回同じ答えの電話」を前日までにLINEで済ませ、帳場の手が空いた時間に、食事の個別対応や遅れてくる人への電話連絡に回すことです。

向かないケースと、公式で確認が必要な点

次の場合は、LINEの自動送信に頼らないほうが安全です。

高齢のお客様が中心で、LINEを使っていない：LINEの友だち追加が前提なので、予約時に電話番号の確認を先に取る必要があります。LINEを使えない人にまで案内を押しつけると、かえって混乱します。
到着が深夜になる・当日急な変更が多い：自動の文面は返事を待ちません。個別の確認は電話のほうが速く確実です。
病気・体調・アレルギーの重い申告：文面に書かれた回答だけで判断せず、電話や対面で確認する運用にしてください。個人情報の扱いは、宿の方針と規約に従ってください。
鍵・暗証番号の取り扱い：LINEのトークは転送や画面共有で他人の目に触れる可能性があります。暗証番号をどう扱うかは、各施設の防犯方針で判断してください。

公式で確認が必要な点を、ここにまとめます。

項目	状況（2026-10-10時点）
宿泊施設専用の機能・客室在庫管理	公式で確認できませんでした
他の予約サイト・宿泊管理システムとの連携	公式で確認できませんでした
予約完了・リマインドの対象プラン	マニュアルに対象プランの明記はなく、「有料プラン限定」の分類表示があるのみ。契約前に問い合わせで確認を
LINE公式アカウント側の配信通数	予約完了＋前日＋当日朝で1予約あたり3通以上を使う設計になるため、月の宿泊件数と通数の見積もりが必要

通数の見積もりは、予約確認の連絡を一件ずつ手で打っている｜予約完了メッセージとリマインドを自動で送る設定の流れの考え方も使えます。