今日は、昨日のマガジン冒頭で紹介した
こちらの本をもとにした内容を紹介します^^
「仕組み」仕事術
目的は、
仕組み化して、あなたの仕事のスピードを上げる
です^^
なにか少しでも
今日の仕事の参考になればうれしいです^^
今日紹介するトピックはズバリこちら！
＝「仕組み」仕事術のススメ＝＝＝＝＝＝＝＝
①仕事は「作業系」と「考える系」に分ける
②「めんどくさい」の感覚を大事にしよう
③一日の開始は、「作業系」のタスクを先に片付けよう！
④記憶せずに、記録する
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①仕事は「作業系」と「考える系」に分ける
まずはこれです^^
ふだん、あなたが行っている仕事は
「作業系」と「考える系」の2つに
分けることができます。
「作業系」・・・頭を使わないで処理できる仕事。手や体を動か貸すなど、行動を伴う実務作業。ルーティンワークであることが多い。
例）書類作成、帳簿作成、会議の準備、議事進行など
「考える系」・・・頭を使って考える必要がある仕事。
例）新規事業のプランニング、企画立案、原稿執筆など
「仕組み化」と聞くと、
「仕事全てを仕組み化しないと！」と思ってしまいますが
実は違います。
「作業系」の仕事は仕組み化してしまって
「考える系」の仕事にしっかりと時間を割く。
これが本当の仕組み化なんです^^
まずは、仕事を「作業系」と「考える系」の
2つに分けることを前提としましょう^^
もうここの時点で、衝撃ですよね^^
②「めんどくさい」の感覚を大事にしよう
では、次に「作業系」の仕事を
仕組み化するときに大事なことがあります。
それは、「めんどくさい」という感情です。
「めんどくさい」と思うことは、
仕組み化を考えるうえでとても重要です。
めんどくさいと感じることを
仕組み化できないか考えてみましょう。
さらに言うと、
「作業系」の「めんどくさい」は、徹底的に仕組み化して楽をする
「考える系」の「めんどくさい」は、進んで行う
ようにして、
ここでも「作業系」のことを仕組み化できないか
意識をします。
でも、ここに落とし穴があるんです。
それは、
「作業系」の仕事は、頭を使わないでラクなので
つい自分でやってしまうんです。
でも、それはあまりいい傾向ではありません。
✅あなたでなくてもできる仕事
✅マニュアルを作れば誰でもできる仕事
が作業系の仕事です。
つい自分でやってしまうことが
「作業系」に偏っているなら、
仕組み化を考えていきましょう^^
では、具体的にどのような仕組み化かというと
こんな感じです↓
✅システムを構築する（Google、AI等）
✅マニュアルを作って人に頼む
✅最小限の労力にして、取り組む時間・曜日を決める
業務の内容によるので
一概には言えませんが
作業系の仕事で、仕組み化できないことはない！
というマインドで仕組み化を進めていきましょう^^
＊
③一日の開始は、「作業系」のタスクを先に片付けよう！
とはいえ、いくら作業系の仕事を仕組み化しても
日々、新しい「作業系」の仕事は
積もり積もってくるものです。
そんなときは、
朝のうちに作業系の仕事を終わらせるようにしましょう^^
ビジネス系の書籍で
「タスクに優先順位をつけて、
重要なものから取り組もう」と
教えていることがありますが
それでは「優先順位を考える」という
「考える系」の仕事が入ることになります。
それよりも、
朝の高い集中力を使って
「作業系」の仕事を1〜2時間で片付ける方が
効率的です。
作業系の仕事は、たいてい1つのタスクは
数分で終わるものが多いはずです。
それらを一気にこなして
残った時間を「考える系」の
仕事の時間に充てるんです^^
作業系の仕事で勢いがついて
考える系の仕事に、その勢いのまま
たっぷり時間をかけて取り組めますよね^^
＊
④記憶せずに、記録する
最後はこれです^^
「後でやろう」
「明日まで覚えておこう」
これらは、脳のメモリーを消費しています。
脳のメモリーは限界があるので
時に忘れたり、重要な情報に上書きされたりします。
それなら、人間よりも記憶力の高いPCに
「記憶」を任せましょう^^
なんでもかんでもメモするんです^^
わたしは、todoというタスク管理ツールを使っていますが
「新規事業の◯◯の概要を考える」
「案件AIのLINEのテンプレートを作成する」
といった通常タスクだけでなく
「◯◯さんのメールをチェック」
「◯◯さんにLINE返信」
「[URL]この資料を読む」
「名刺を補充する」
といった、細かいタスクまでメモしています。
ポイントは、
「とことん記録」です。
「こんなことまで？」と思われるかもしれませんが
自分しか見ないタスクメモ。
人の目なんかきにする必要はありません。
それよりも
「名刺の補充」や「資料を読む」といった
小さいタスクに脳のリソースが圧迫されて
もっと大事な「新規事業のアイディア」の方に
脳のエネルギーを使えないほうがもったいないです。
自分の記憶には頼らず
PC・スマホに頼りましょう。
PC・スマホは記録
あなたの頭は、あなたにしかできない
「考える」ことに使いましょう^^
ということで、
今日は仕組み化仕事術のススメとして
①仕事は「作業系」と「考える系」に分ける
②「めんどくさい」の感覚を大事にしよう
③一日の開始は、「作業系」のタスクを先に片付けよう！
④記憶せずに、記録する
を紹介しました^^
人の能力や労働時間は5倍にはできませんが、
仕事のスピードは、必ず5倍にできます！
仕組み化を意識して、取り組んでいきましょう〜^^
今日はここまでです^^
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