最近わたしは、いろんな場面で
会議の「ファシリテーター」を務める機会が多いです。
ファシリテートだけの依頼もあり
「キッシュさんのファシリテートは上手ですね^^」
と言われることも多いので
今日はわたしが
会議のファシリテーターとして
意識していることをお伝えします^^
そもそも、
「ファシリテート」をする
「ファシリテーター」とは
なんなのでしょうか？
ファシリテーターとは
「会議を円滑に進行する」役割があり、
進行役とも言えます。
要は、会議の「司会」「進行」をする役割で
会議中に自分の意見や主張を
述べることは少ないです。
また、会話の内容が議題から逸れていたら
本筋に戻すようにコントールしたり
発言者・意見内容の偏りをなくしたりします。
あくまでも会議のサポート役で
参加者の潤滑油とも言える存在ですね^^
そんなファシリテーションをするときに
意識していることをお伝えします^^
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①事前に議題を共有
②「そうですね」を言わない
③全体を見る
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順番に解説します^^
①事前に議題を共有
オンラインの会議は、オフラインに比べて
「じゃあ集まろう」と
なんとなく会議・ミーティングを
設定されることが多いです。
そのため、会議が始まってから
「なんの話ですっけ？」
「あの資料ありますか？」
「○○さん、お願いできますか？」（無茶振り）
と、最初の5〜15分が
準備やアイドリングに使われてしまうことが多いです。
この時間、めちゃくちゃもったいないですよね！
事前に、こんな感じで、
議題だけ叩き台として作って
共有しておけば
話す内容がわかるし
会議がスムーズに始められますよね^^
会議は、
「共通認識を確認する場」ではなく
「意思決定する場」です。
事前にできることは準備しておくことで
意思決定をする時間を増やすことができますよね^^
この時の議題のポイントは
「恐れない」ことです^^
「こんなトピックでいいのかな？」
「間違っていたら恥ずかしいな」
「怒られたらどうしよう」
なんて思う必要はありません。
事前に議題を仮でも考えて
共有している姿勢が
会議を進めようとしているんです。
そんな人を怒ったり
非難するような人は
無視して大丈夫です笑
心の中で「気に入らないならあなたがしたらどうですか？」
ぐらいは言ってもいいですね^^
大半の人が口には出さないとしても
・話す内容が事前にわかって嬉しい
・見通しがもてる
・資料の準備が時間をかけてできる
と思っています。
議題の事前共有は、理想は前日までに、
最悪でも会議1時間前にはしておきたいですね^^
どうせ仮だし
叩き台なんですから
「えいやー」の気持ちで
トピックを決めちゃいましょう^^
＊
②「そうですね」を言わない
次はこれです^^
「そうですね」って、
話を振られたら最初に口をついて
言ってしまう人が多いと思います。
でも、これって注意が必要です。
「そうですね」は、
同意の意味があるので、
場の空気によっては
特定の立場の意見に同意していると
思われてしまうんです。
常に中立な立場のファシリテーターは
会議の中で立場が偏らないようにしないといけないので、
「そうですね」はできるだけ使わないようにしています。
例えばこんな感じ。
👨：参加者 🐸：ファシリテーター
👨：やっぱりこのプロジェクトは予算を5倍にして
攻める時だと思うんです。そう思いませんか？
🐸：そうですね。そういう意見もあるかと思います。
👨：ですよね。そう思っている人もいるということで、
この意見で進めませんか？
🐸：（えっ同意してない！）そ、そうですね….
👨：では、司会のキッシュさん、
この方向で具体的な施策を話し合うように進めてもらえませんか？
🐸：そうですね…. ただ他の方の意見も聞く必要があるかと思います。
👨：え？でも、いいですねって言ってませんでした？
🐸：そうですね….
ちょっと極端ですが
「そうですね」が同意の意味になって
歪曲（わいきょく）して捉えられて
流れが変わっていることがわかりますよね。
「そうですね」や「はい」は
軽はずみに発言すると
危険な時があるんです^^;
だから私は
基本的に「そうですね」は言わないようにしています。
「なるほど」
「ご意見ありがとうございます」
「ではこの意見について….」
など、意見同士を繋ぐことを
意識して会議を進行しています^^
＊
③全体を見る
最後は、「会議全体を見る」です。
会話の流れは、往々にして
話が逸れることがあります。
特に、その場で一番偉い人が
話題が次々出てくる人は
本筋から離れやすいです。
でも、「会議は決める場」なので
本筋に戻す必要があります。
ファシリテーターが
参加者に合わせて会話の流れに
流されていては、決まるものも決まらないんです。
どうすればいいかというと
常に全体を見ておきます。
・話していない人はいないか
・怪訝な顔をしている人はいないか
・終わっていない議題はどれか
など、全体を見ながら
本筋に戻すタイミングを伺ったり
「次は○○についてですね」と
さりげなく話題を変えたりします。
「話が逸れています」
「まだこのトピックが残っています」
とストレートに注意することは簡単ですが
それでは、場の空気が固くなってしまいますよね。
和やかな雰囲気だからこそ
多様な意見が出るし
アイディアも出て建設的な流れになりやすいです。
全体を見ながら
さりげなく本筋に戻したり
話ていない人に振ったりして
常に森を「鳥の目」で見ることを意識しておきましょう^^
＊
ということで今日は
私がファシリテーターとして
意識していることを
3つお話ししました^^
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①事前に議題を共有
②「そうですね」を言わない
③全体を見る
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あなたがファシリテーターになるときの
参考になれば嬉しいです^^
今日はここまでです^^
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